Økonomiseminar Investeringer / anlegg / poolaktivering Anna Magnussen avd for Økonomi

Anleggsmodul - forpliktelsesmodellen –Utgangspunktet for aktivering står i SRS17 (Statlig regnskapsstandard 17 anleggsmidler) –For aktivering av et anleggsmiddel må to hovedregler være oppfylt: –A)Anskaffelseskost over NOK –B)Investeringen har en forventet levetid på mer enn 3 år –Alternativt må summen i en portefølje (pool) overstige NOK. 2

Anleggsmodulen – forpliktelsesmodellen. –Bokføring tilgang –All tilgang skal balanseføres i kontoklasse 1. (1040 – Lisenser, 1200 Maskiner og anlegg, 1202 Forsknings- og lab utstyr, 1230 – Biler, 1250 – Inventar/innredning 1280 – Kontormaskiner og øvrig kontorutstyr, 1282 – IT–utstyr og 1286 AV-utstyr, 1299 Kunst). Ved HIOA gjøres dette sentralt på regnskap etter en omfordeling fra 6598 til 1298, og deretter til 12* konti. –Resultatet vil bli belastet med total investeringssum, men belastningen vil automatisk (via triggere i Agresso) bli ført på (debet) inntektskonto 3910 ”Utsatt inntektsføring investering”. Motkonto for denne føringen er balansekonto 2150 ”Forpliktelse anleggsmidler” i balansen. Årsaken til dette er at vi følger den såkalte forpliktelsesmodell som skal være resultatnøytral. –Forpliktelsesmodellen betyr at det for hver aktivering av eiendeler/driftsmidler i balansen oppstår en tilsvarende forpliktelse på gjeldssiden i balansen. 3

Investeringer og anleggsgrupper –Investeringer med verdi over kr og med forventet levetid over 3 år,- skal aktiveres. Alle anleggsmidler er tilknyttet en anleggsgruppe. Anleggsgruppen bestemmer kontooppsettet for bl.a.aktivering og avskrivninger. HIOAS anleggsgrupper er: Dersom en går inn på Anleggsgruppen ser en levetid i måneder på de forskjellige Anleggsgruppene. 4

Investeringer og anleggsgrupper –Når anlegget opprettes er det viktig å knytte det opp mot den riktige anleggsgruppen og påføre riktig budenhet ellers vil det ikke bli avskrevet, eller bli avskrevet feil.(for anlegg i 202 gruppen og de som dere oppretter skal budenhet for investeringer brukes). –For dere er det mest aktuelt å opprette anlegg i 202 gruppen eller evt 299 gruppen. (Kunst over kr skal aktiveres men blir utgiftsført direkte, ikke avskrevet. Det blir omfordelt til 1299 men har ingen avskrivningskonto). Inventar/PC/AV utstyr dekkes av pool-anlegg som opprettes sentralt på regnskap ved begynnelsen av hvert år. –Når anlegget er opprettet i Agresso blir anleggsnr overført til Basware, og investeringen konteres der. 5

Investeringer –Det skal ALLTID brukes konto 6598 (Aktivering investeringer) i Basware. Bruk aktuell budenhet som kostnaden skal belastes, samt anleggsnr og evt prosjekt. –Føringen i Basware blir overført til Agresso, og betalingen utføres derfra. –Regnskap foretar en omfordeling i Agresso, slik at kostnaden omposteres til konto 1298 (Løpende investeringer). Konto 6598 og 1298 skal alltid gå i 0. –6598 krediteres og 1298 debiteres. –Regnskap går inn i Anleggsmodulen og knytter føringen opp mot riktig anleggsnr. –Til slutt bestiller regnskap en rapport i Anleggsmodulen som overfører føringen til riktig anleggskonto. –Deretter kan anlegget avskrives. Det gjøres en gang i måneden. 6

Anleggs- og avskrivningskonti v/ HIOA –1040Lisenser –1041Akkumulert avskrivning lisenser –1200Maskiner og anlegg –1201Akkumulert avskrivning maskiner og anlegg –1202Forsknings- og lab utstyr –1203Akkumulert avskrivning forskning- og lab.utstyr –1230Biler –1231Akkumulert avskrivning biler –1250Inventar/innredning –1251Akkumulert avskrivning inventar/innredning –1260Fast bygningsinventar med annen avskr.tid enn –1261Akkumulert avskrivning fast bygningsinv. med annen –1270Verktøy –1271Akkumulert avskrivning verktøy –1280Kontormaskiner og øvrig kontorutstyr –1281Akkumulert avskrivning kontormaskiner og øvrig kon –1282IT-utstyr –1283Akkumulert avskrivning IT utstyr –1286AV - utstyr –1287Akkumulert avskrivning AV - utstyr –1290Andre driftsmidler –1291Akkumulert avskrivning andre driftsmidler –1292Undervisningsutstyr –1293Akkumulert avskrivning Undervisningsutstyr –1297Interimskonto anlegg –1298Løpende investeringer –1299Kunst 7

Pool - aktivering –Varige driftsmidler som enkeltvis har en verdi under kr kan klassifiseres samlet i balansen hvis det er snakk om mange og ensartede eiendeler, og hvor verdien til sammen er vesentlig (poolaktivering). Hos oss vil dette primært gjelde følgende driftsmidler: –IT-utstyr: Aktiveres. Separat anleggsnummer på hver enhet. Type anlegg –AV-utstyr: Aktiveres. Separat anleggsnummer på hver enhet. Type anlegg. –Inventar: Aktiveres. Det opprettes et anleggsnummer pr. år pr adresse. 8

Pool - aktivering –Det blir opprettet nye pool-anlegg hvert år. Det er viktig at de fra det nye året brukes. De fra foregående år er åpne til de er ferdig avskrevet, men skal ikke benyttes når det er et nytt år. De som bestiller varer og konterer i Basware PM må være klar over dette, vi ser ofte feilføringer på gamle anleggsnr og da må regnskap korrigere disse. –Føringen på pool-anlegg i Basware blir tilsvarende som beskrevet under punktet investeringer. De blir omfordelt og føres i Agresso på felles budenhet for pool-anlegg. –Inventar – budenhet 19181(aktivering inventar) –PC – budenhet 19182(aktivering PC) –AV – budenhet (aktivering AV) 9

Pool - aktivering –Når et pool-anlegg er ferdig avskrevet, blir det «nullstilt» i regnskapet og anleggsnr. blir sperret. PC, Inventar og AV-utstyr innen poolen kan fortsatt være i bruk, selv om det regnskapsteknisk er nullstilt. 10

Pool - aktivering anleggsnr –Inventar: –AnleggAnleggsgruppeBeskrivelse – Pool Inventar 15 Falbesgate 5 – Pool Inventar 15 Stensbergsgata – Pool Inventar15 Fyrhuset – Pool Inventar 15 Pilestredet 50 – Pool Inventar 15 Pilestredet 40 – Pool Inventar 15 Stensbergsgata 29 – Pool Inventar 15 Pilestredet 48 – Pool Inventar 15 Pilestredet 46 – Pool Inventar 15 Pilestredet 44 – Pool Inventar 15 Pilestredet 52 – Pool Inventar 15 Pilestredet Park 33 – Pool Inventar 15 Pilestredet Park 35 – Pool Inventar 15 Pilestredet 35 – Pool Inventar 15 Wergelandsveien 27 – Pool Inventar 15 St.Olavs gt. 32 – Pool Inventar 15 Kjeller – Pool Inventar 15 Pilestredet 32 – Pool Inventar 15 Stensberggata

Pool - aktivering anleggsnr –IT: –AnleggAnleggsgruppeBeskrivelse – Pool PC 15 Stasjonær PC – Pool PC 15 Bærbar PC – Pool PC 15 Infrastruktur – Pool PC 15 MPF – Pool PC 15 Smartphone / Nettbrett – Pool PC 15 IKT diverse 12

Pool - aktivering anleggsnr –AV: –AnleggAnleggsgruppeBeskrivelse – Pool AV 15 Lydopptak – Pool AV 15 Bildeopptak – Pool AV 15 Lydfremvisning – Pool AV 15 Bildefremvisning – Pool AV 15 Styringsutstyr – Pool AV 15 Signalbehandling 13

Spørsmål ? 14