ByggSøk – fra papirmølle til tastetrykk Byggesak på internett Tilbud til kommuner og næring fra 9. juli 2003

ByggSøk – fra papirmølle til tastetrykk Må ses sammen med andre tiltak for bedre plan- og byggesak - 1. juli endringene • Statlig tilbud for å hjelpe kommunene til å klare forventingene • Tilbud for næringen • Samarbeid stat - kommune - næring

ByggSøk Ett av flere effektiviseringstiltak som gir raskere byggesak og raskere gjennomføring - slik at flere kommer i arbeid - slik at byggekostnader holdes nede 3,5 milliarder kroner kan spares med raskere plan- og byggesak (Kan-Energi)

ByggSøk Prosjektvarighet 3 år Kostnad 11 millioner kroner Budsjettoverskridelse 0 kroner Deltakere: Kommuner, Boligprodusentene, Statens bygningstekniske etat, Kartverket, Miljøverndepartementet og Kommunaldepartementet Årlig gevinst i 2005 ved å realisere ByggSøk (Ementor): Redusert kommunal ressursbruk 30 millioner kroner Redusert ressursbruk i BA-næringen 95 millioner kroner Kapital realiseres tidligere pga redusert behandlingstid 43 millioner kroner Gevinst 2005 168 millioner kroner

ByggSøk – effektivisering av plan- og byggesak Gjenbruk av data Hente eksisterende informasjon fra offentlige register Benytte datafangst fra kundeoppfølgingssystemer Enklere tilgjengelighet av nødvendig informasjon 24-timers informasjon og veiledning i søkerprosessen Sende søknader elektronisk Oversendelser skjer elektronisk

Hva kan dette medføre i praksis? Standardisering av søknad og vedlegg Felles forståelse Bedre forutsigbarhet Mer komplette søknader Felles elektroniske løsninger på tvers av kommunegrensene Åpner for tverrgående samarbeid mellom kommunene Kommuner kan dele på saksbehandlere Effektivisering hos utbygger og kommune Benytte datafangst fra første registrering hos utbygger Overføre data direkte inn i kommunens saksbehandlingssystem

Hva er ByggSøk ? All nødvendig informasjon på ett sted Veiledning om saksprosess Reguleringsbestemmelser Informasjon om lover og regler Fyll ut søknader via internett Får hjelp direkte i søknadsprosessen Søknaden kan sendes enkelte kommuner direkte, eller printes ut og sendes via post Får tilbakemeldinger om mangler direkte Kommunikasjon direkte med offentlige registre

Hvem kan bruke ByggSøk, og hva koster det for brukeren? Alle med tilgang til internett kan bruke systemet Kan brukes på alle maskiner og av alle Det er kostnadsfritt å benytte systemet. Gebyr for saksbehandlingen betales i den aktuelle kommunen, som tidligere. Det er ikke behov for innkjøp av spesiell programvare Vedlegg sendes foreløpig i pdf eller tif-format 1. Profesjonelle deltagere i byggeprosessen benytter forskjellige systemer - ikke bare Windows, men også Mac-systemer. Mange lager internettløsninger som ikke kommuniserer på tvers av systemene. Vi har satt dette som krav, slik at ingen utelukkes fra å benytte byggSøk. Vedleggene: tegninger og kart sendes over i pdf eller tif. (Man må da ha programvare for å lage pdf. Denne må kjøpes, men for å lese pdf kan programvaren hentes gratis fra nettet). Andre vedlegg kan sendes som dokumenter.

Kommunen og ByggSøk Legge ut lokal informasjon på infotjeneren Kostnadsfritt å koble seg opp - man får mye igjen bare ved å publisere veiledere og generell informasjon Kommunen selv velger hvilken informasjon de vil publisere Tilrettelegge for mottak av elektroniske søknader Kjøpe tilleggsmoduler til saksbehandlingsverktøyet Overgang til elektronisk arkiv Endre arbeidsprosesser og organisasjon hva og hvordan? - systemer – teknologi brukt på nye måter – møte mellom regelverk og teknikk ByggSøks informasjonstjener har i dag over 200 kommuner knyttet opp mot byggesak.com. Kommunene har publisert informasjon på forskjellig nivå. Det er alt fra kommuner som kun har publisert en eller to veiledere til kommuner som har laget egen hjemmeside og lagt ut hele sin kvalitetshåndbok - som Oslo kommune. Verdien for publikum øker jo mer informasjon som ligger her. Kommuner som ikke engang har laget egen hjemmeside, med informasjon om åpningstider, adresse telefonnr osv, har en side med svært liten verdi for publikum. Vi oppfordrer kommunene til å legge litt arbeid i dette, det gir mye tilbake da mange gjerne henter informasjon fra nettet i dag. Man sparer mange henvendelser og sparer tid både for publikum og saksbehandler. Basisinformasjonen i informasjonstjeneren er basert på rutiner, retningslinjer og veiledere rundt regelverket. Det er opp til kommunen å publisere og legge til/trekke fra informasjon som er relevant eller ikke for deres kommune. Reguleringsinformasjon er nødvendig for utbygger å få fatt i for en effektiv planleggingsprosess. Dette koster endel å få publisert, men flere og flere kommuner legger ut reguleringsinformasjon på nett i en eller annen form. Noen kommuner velger å legge dette fritt tilgjengelig for brukerne, mens andre legger til rette for bestilling av informasjonen via nett. Mottak av elektroniske søknader har vist gjennom testperioden at man sparer mye tid ved direkteoverføring av data inn i søknadssystemet. Registrering av søknadsdata manuelt, tar ofte 10 - 15% av saksbehandlingstiden. Når man mottar elektroniske søknader, vil man i tillegg ha saken tilgjengelig på pc. Man slipper da å lete etter saken, men kan svare raskt på spørsmål - økt grad av service.

Gevinst ved bruk av ByggSøk Trinn 1: Kommunal informasjon på nett Program for utfylling av blanketter på Søknad pr post Trinn 2: Søknad sendes elektronisk Vedlegg pr post Trinn 3: Søknad med vedlegg sendes Statiske vedlegg Noe oppdatering av nasjonale registre Trinn 4: Data oversendes elektronisk og benyttes direkte i kommunale systemer Automatisk tillatelse i enkle saker Automatisk oppdatering av nasjonale registre Åpner mot trinn 3 nå Kompleksitet / Gevinstpotensiale Brukerorientering / service Gevinsten ved bruk av ByggSøk øker med økende bruk av teknologien. Jo mer som går automatisk av rutinejobbing - jo mer tid får man til den reelle saksbehandlingen. Det har vært stilt spørsmål fra saksbehandlerne om ikke kravene til tidsfrister og effektivisering ikke vil gå på bekostning av kvaliteten i byggeprosessen. Det vi legger opp til med ByggSøk er at man kan effektivisere rutinearbeid, henting av informasjon og punching av verdier gjennom gjenbruk av data og presentasjon av informasjon på ett sted. Man får da frigjort tid til å gjennomføre arbeid som krever saksbehandling og som medfører økt kvalitet. I dag ligger de kommunene som tester ut elektroniske søknader på ett sted mellom trinn to og tre. De får oversendt søknad og vedlegg elektronisk, men får ikke oppdatert nasjonale registre.

Muligheter framover - utfordringer Knytte planprosessen til dagens system Standardisering av kart og tegning i henhold til internasjonale standarder Direkteoppdatering av offentlige register Ansvarsrettsregisteret GAB-registeret Kommunens kartverk Enkelte søknader ”over natten” Kommunene må delta i hele prosessen Trinn 4 - få til denne flyten av informasjon 100% Plandelen av byggSøk er underveis, og prosjektperioden her vil bli noe forlenget. Det jobbes mot en integrering mot det som presenteres i dag, slik at man kan få hele prosessen under ett - fra plan til ferdig bygg. Når det gjelder kart og tegning, jobbes det i dag med internasjonale standarder på dette. Utfordringen her ligger i å få kommunene til å ta disse i bruk, slik at man får en felles forståelse på dette, og kan automatisere dette også. Dersom man får standardiser kart og tegning, vil man ha muligheter til kontroll av materialet i forhold til komplett/ikke komplette søknader. Man vil også kunne jobbe mot å få informasjonen direkteoverført til kommunens kartbase, slik at oppdatering av kartverket kan skje raskere og med mindre sannsynlighet for feilregistreringer. GAB-registeret er i dag ofte mangelfullt og med endel feil. Denne registreringen skjer ofte sent i kommunene. Ved kontroller mot flyfoto, ser man også at registeret inneholder endel feil mht koordinater osv. Direkteoverføring av data her, vil gjøre oppdateringene raskere og man sparer en ”tasterunde” ekstra. Sannsynligheten for feiltasting blir da også mindre. Søknader over natten kan gjøres f.eks for innvendige ombyggingsarbeider i trå med reguleringen og der man benytter sentralt godkjente aktører. Her er det strengt tatt ikke nødvendig med saksbehandling i kommunen. Kommunen kan bare få beskjed om at her utføres det et arbeid. Andre søknader som kan behandles på denne måten er muligens igangsetting, brukstillatelse og ferdigattest. Ingen av disse søknadene trenger annen behandling enn å sjekke at de er komplett og at all nødvendig dokumentasjon er dekket i forhold til den egentlige søknaden. Utfordringene ligger i å få kommunen med på å jobbe mot elektronisk søknadsbehandling. De må se nytten av det for å gjøre nødvendige investeringer i penger og arbeidstid. Nytten kommer fram gjennom de testene som er gjort gjennom byggSøk-prosjektet, og vil også komme mer fram etter hvert som kommunene nå tar systemene i bruk. Nabokommuner vil kunne påvirke hverandre, men også byggebransjen vil kunne bidra med å etterspørre tilbudet.