Allmøte USIT 19. juni 2012

Nr 96! Abel på kartet!

Cristin Rapportering, første land i verden! KD: Imponerende! Best practice i Europa! HOD: Veldig fornøyd!

Agenda USIT Organisasjonsutvikling av USIT Organisasjon av SUAF (Seksjon for utvikling av fellesadministrative systemer) Organisering og standardisering av universitetets IT-virksomhet Kutt og organisasjonsutvikling i Sentraladministrasjonen NIKE - Ny integrert kalender-/e-posttjeneste Orienteringer og eventuelt

USIT 3.0 – Organisasjonsutvikling Tidsplan –Funksjonsplan 1. juli –Bemanningsplan 1. oktober –1. januar 2013, ny organisasjon Bygger på USIT 2.0 –10 kriterier Endringer –IHR, administrativ IT –Skille strategi og drift –Organisering og standardisering av universitetets IT-virksomhet

Arbeid med USIT I Startpunkt: USIT 2.0 Tre arbeidsgrupper –Drift –Virksomhet og utvikling –Stab og støtte Oppdragsvirksomheten –SUAF –Daglig ledere/1.4.4 tiltak Støttet av IML – Institutt for medskapende ledelse

Arbeid med USIT II Mange møter i arbeidsgruppene Rapport ukentlig Sak på hvert ledermøte –Status –Avklaringer –Grenseflater mot de andre gruppene Alt materiale ligger åpent for dere

Status: Arbeidsgruppe for drift Tre seksjoner –Grunnsystemer –Applikasjonsdrift –Klientdrift og klientnære applikasjoner Avgrensninger i forhold til andre seksjoner Jobber med forslag til grupper

Status: Arbeidsgruppe for virksomhet & utvikling

Status; Arbeidsgruppe for stab- & støttefunksjoner Forslag til stabsroller og stabsfunksjoner Forslag til roller til underdirektører Forslag til organisering av støtte-tjenester

Status oppdragsvirksomheten Oppdragsvirksomheten del av de fleste seksjoner og grupper SUAF, ny organisering –Utviklingsorganisasjon –Leverer til nasjonale tjenester Organisering av daglige ledere/samarbeidstiltak

Hogd i stein - I? Foreløpig er ingenting besluttet! Mye virker klart –Underdirektør drift, virksomhetsutvikling, stab & støtte –Nærmer seg oppdeling i seksjoner, må diskuteres raskt –Forslag til organisering av stab og støtte Fredag leveranser fra arbeidsgrupper

Hogd i stein - II? Foreløpig er ingenting besluttet! Uklart oppdragsvirksomheten –SUAF rapportering –Daglig ledere organisering og rapportering Konsekvenser av “Organisering og standardisering av universitetets it- virksomhet” Grupper under seksjoner Andre elementer i funksjonsplan

Mulig organisering av USIT

USIT 3.0 Mer krevende enn jeg trodde –Mer jobb etter USIT 2.0 –Rammebetingelser noe endret Veldig mye godt arbeid Forslag skal diskuteres!

Videre arbeid Møte med foreningene fredag LM tirsdag –Rapporter fra gruppene –Forslag til seksjoner, stab og støtte –Rollebeskrivelser ledere –Lederfora Møte med universitetsdirektøren

Status IHR Roller og ansvar i styret Høringer på UiO –Roller og ansvar –Studier, 2 stk –Organisering og standardisering av universitetets it-virksomhet –Bilagslønn Høringsfrist 28. september

Roller og ansvar Tre forslag til organisering av SA –Nærhetsmodellen –Dagens modell –Sentralisert modell Drift, tjenesteleveranser, forvaltning, strategi Diskutert på styremøte 19. juni 2012 –Positive, bra dokument –Går mot modell 1 –Fakultetsstruktur?

Organisering av Sentraladministrasjonen (SA) - I SA7 Sentraladministrasjonen SA5: –Forskningsadministrativ avdeling (FA) –Studieadministrativ avdeling (STA) –Kommunikasjonsavdelingen (KA) –Økonomi- og planavdelingen (ØPA) –Organisasjon- og personalavdelingen (OPA) Teknisk avdeling (TA) USIT

Organisering av Sentraladministrasjonen (SA) - II Tre organisasjonsprosjekter –SA5, mandat 26.6 –TA, mandat 26.6 –USIT 3.0 Vi har mandat til å fortsette!

Organisering og standardisering av universitetets IT-virksomhet Etablere et tydelig grunnlag for beslutninger om standardisering i IT-virksomheten Klargjøre beslutningsprosessen Vurdere tiltak når det gjelder organisering av IT på fakultetene, inkludert rolle- og stillingsbeskrivelser og kompetansekrav Etablere nettverk for bedre samhandling i IT-organisasjonen Standardisere arbeidsprosesser og praksis knyttet til blant annet prosjektarbeid i IT-organisasjonen Systematisere oversikt over gjennomført standardisering av tjenester og teknikk

Ny SUAF-organisasjon (Seksjon for utvikling av fellesadministrative systemer) Funksjons- og bemanningsplanen ble drøftet med tjenestemannsorganisasjonene 8. februar Stillingen som seksjonsleder ble besluttet lyst ut Tilsetting i seksjonslederstillingen ble vedtatt i tilsettingsrådet 30. april De ansatte i seksjonen ble bedt om å peke seg inn stillinger de kjente seg igjen i Innplassering ble drøftet med tjenestemannsorganisasjonene 3. mai

Gruppeledere To har har rettskrav på sine gruppelederstillinger og er innplassert i disse I tre av gruppene ville vi fått overtallighet dersom gruppelederstillingen skulle besettes eksternt Disse ble i drøftingsmøtet vedtatt lyst ut internt i seksjonen. Alle som omfattes av omstillingen kan søke disse stillingene I en gruppe har vi lønnsmidler til å lyse ut eksternt Tilsetting 25. juni 2012 Det ble nedsatt partssammensatt innstillingsråd på vanlig måte Målet er å ha ny organisasjon på plass til 1. juli

Kutt i Sentraladministrasjonen Vedtatt kutt på 50 mill, ca 10 mill USIT (5 mill i 2013) Hvordan skal USIT jobbe med kuttet? –Analyse av økonomi med ØPA –Finansiering av IT –Gjennomgang av drift-, investering- og lønns- budsjett –Strategi oppdragsvirksomheten – økte inntekter? Ingen skal sies opp –Kan bli kutt i stillinger

NIKE - Ny integrert kalender-/e- posttjeneste Veldig godt arbeid, takk! Skisserer to mulige veier –SOGo, open source –Exchange, Microsoft Fordeler og ulemper begge løsninger

Valg Uansett valg, Outlook vil bli en støttet klient Brukerperspektivet favoriserer totalt sett Exchange, driftsperspektivet SOGo Kreves tung Microsoft/Exchange kompetanse, vanskelig å skaffe og beholde! Exchange åpner mulighet for andre løsninger bygget på Exchange Exchange vil kreve mer ressurser enn SOGo

Anbefaling USIT starter et forprosjekt for Exchange –Kostnader/ressurser –Integrasjon –Innføringsprosjekt –Kan medføre at vi utreder SOGo nærmere Valg av Exchange betyr ikke MS på alle fronter! –Ingen linjeskift! Notat med anbefaling til strategisk koordineringsgruppe 28. august

Orienteringer og eventuelt