Samling i Trondheim 15-16. april 2010 ASSS Eiendomsforvaltning- Presentasjon og bruk av indikatorer- Trondheim eiendom Samling i Trondheim 15-16. april 2010 Tina Williams, Controller Trondheim eiendom

Trondheim eiendom har ansvar for Forvaltning , drift og vedlikehold av kommunens bygninger  Renhold i alle kommunale bygninger Prosjektutvikling og byggherrefunksjonen for kommunen Eiendomsutvikling inkl. kjøp og salg av kommunal eiendom Disponibelt areal ca.1 000 000 m2 Hvorav innleide bygg ca. 140.000 m2 Budsjetterte driftsutgifter 628 mill. kr  Hvorav 100 mill. kr.  til vedlikehold og 120 mill. kr. til renholdstjenester (Miljøservice) 513,5 årsverk i 2010 fordelt på 572 ansatte, hvorav 310 er ansatte på renhold. Investeringsprosjekter i ulike faser for ca 1 milliarder kr.

Organisering Trondheim eiendom Direktør Administrasjonsstab (24,7 årsverk) Prosjekt og eiendoms-utvikling (21,3 årsverk) Rådgivere (3,5 årsverk) Forvaltning og vedlikehold Skoler og barnehager (12 årsverk) Forvaltning og vedlikehold Helse, kultur, idrett, adm.bygg, EB-gruppa (21,8 årsverk) Drift av bygg ekskl. bolig (100 årsverk) FDV Bolig (62,7 årsverk) Miljøservice (267,8 årsverk) Administrasjonsstab: Økonomi/regnskap: 4 årsverk, Fakturabehandling: 7 årsverk, Post/Arkiv/sentralbord: 5 årsverk, Innfordring: 5 årsverk, 1 jurist, 1 Areal Forvaltning og vedlikehold helsehus, kultur, idrett, marka, idrettsbygg: 7,8 årsverk, EB-gruppa (energi- og byggautomasjon): 10 årsverk, 4 fagingeniører FDV Bolig: Forvatning/vedlikehold: 9 årsverk, Drift 20,5 årsverk, Håndverksgruppa: 33,2 årsverk Betydelig egenproduksjon

Bruk av indikatorer som styringsverktøy Trondheim eiendom har gjennom virksomhetsplanen forsøkt å definere resultatparametre Foreløpig konkrete resultatparametre på vedlikehold Bruker nøkkeltall FDV for å vurdere om et bygg skal rehabiliteres (LCC) eller om det skal bygges nytt Vi synes det har vært vanskelig å finne relevante nøkkeltall som vi har kunnet sammenligne våre egne tall mot

Utfordringer ved bruk av indikatorer som styringsverktøy Vi har hatt utfordringer med å klassifisere egne regnskapstall i forhold til NS 3454 og KOSTRA Hvorfor? Kontoplan og økonomistyringsverktøyet ikke godt nok tilpasset eiendomsforvaltning Definisjoner av FDV i forhold til egen aktivitet Finne korrekt ressursinnsats i forhold til FDV og investering (fordeling av støttefunksjoner, beregning av timepriser og egenproduksjon) Korrekte arealtall (eide, innleide og midlertidige) Resultat Fokus på vedlikehold > begynner å se gode resultater

Areal beregning Viktig med korrekte arealer per funksjon for å få riktige nøkkeltall. Ufordringer knyttet til arealberegning: Tomme bygg og flytting av leietakere gjennom året. Bygg som skal fordeles på flere funksjoner. Skolelokaler: Interimskoler: Midlertidig plassering av skoler i paviljonger under rehabilitering/oppussing (tatt ut) Faste paviljonger pga økt elevmasse (med fra 2009) Helsestasjoner (både areal og til FDV-utgifter) er definert som 222) Idrettshaller/Gymsaler: Gymsaler er fordelt 40/60 mellom 222 og 381. Idrettshaller er definert som 381 Innleide bygg: Problemer med å få gode oversikter fordelt på riktig funksjon. Det jobbes nå med å få innleide bygg inn i Jonatan (baserer seg på tegninger) Bygg som skal fordeles på flere funksjoner: På helse- og velferdssenter er ofte flere enheter lokalisert. Eks. Øya helsehus hvor ca. halvparten sykehjem, mens resten er leid ut til undervisning (NTNU og HIST) og legesenter.

Indikatorer- Vedlikehold Utarbeider nøkkeltall for vedlikehold (samlet og fordelt pr. byggkategori) Årlig vedlikeholdsplan (1.gang 2003) 4-års syklus på vedlikehold Gjennomførte tilstandsanalyser i 2003 (utført av studenter) Nye tilstandsanalyser (teknisk og funksjonell tilstand) gjennomføres i løpet av 2009-2012 i forhold til 4-års syklusen (utføres av Multikonsult og Rambøl) De 2 siste årene er vedlikeholdet holdt skjermet for kutt i budsjettet. Prosentvis fordeling 70/30 mellom planlagt og ikke-planlagt vedlikehold Sammenligning mot Holte: I 2004 lå vi på anbefalt nivå, men etter den tid har Holte vært mye høyere spesielt på skolebygg.

Indikatorer- Vedlikehold KS-undersøkelsen høsten 2008 Anbefalt nivå 170 kr/m2 under forutsetning av 60 års levetid. 30 års levetid gir en reduksjon i normtallet til 100 kr/m2. Trondheim kommune beregner 40 års levetid på sine bygg. I 2008 og 2009 var normtallet for vedlikehold på administrasjons- og formålsbygg i overkant av 100 kr/m2.

FDV-kostnader

Forvaltningskostnader (F 121) Alle kostnader knyttet til forvaltning av kommunens bygg og eiendom inkl. bolig. Lønnskostnader utgjør ca. 55%, og omfatter lønn til Administrasjonsstaben og stabsfunksjoner på Miljøservice Vedlikeholdsplanleggere på alle byggkategorier Kundebehandlere på alle byggkategorier 2 ansatte som jobber med arealmodellen vår (Jonatan) Eiendomsutviklere og ingeniører som jobber med enøk-tiltak. Kjøpte tjenester utgjør 45% og omfatter Eiendomsavgifter (faste avgifter) på alle byggkategorier inkl. bolig Premieforsikring på alle byggkategorier inkl. bolig Husleie – Samlokaliseringen (Husleiekostnadene er fordelt ut fra %fordeling av lønnskostnadene) Trondheim har den høyeste forvaltningskostnaden av alle ASSS-kommuner på 121 kr./m2, mens snittet er på 40 kr pr. m2. Det er noen kommuner som ikke har oppgitt kostnader til forvaltning.

Driftskostnader (Def. NS 3454) Kostnader som inngår i driftskostnader er: Løpende drift: Lønnskostnader for driftsoperatører og renholdere, samt arbeidsledere Materiell som verktøy, arbeidsklær /sko, filter, lysrør, diverse forbruksmateriell Justering og regulering av ventilasjonsanlegg og kjøleanlegg Brannvern, brannsikring(daglig drift og oppfølging) Kostnader til serviceavtaler (heis, adgangskontroll, sprinkler, o.l) Ikke planlagte arbeider som må utføres for å rette opp uforutsette skader eller mangler som følge av hærverk, innbrudd, akutte skader o.l) Energi Vann og avløp (forbruksavhengige kostnader) Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs (sommer- og vinterdrift) Utgifter til driftsaktiviteter 2009: Trondheim har ca. 477 kr. pr. m2 mens snittet av alle ASSS-kommuner er på 394 kr pr. m2. Det er 3 kommuner som har høyere kostnader enn Trondheim (Kristiansand, Tromsø og Fredrikstad)

Vedlikeholdskostnader (definisjon NS 3454.) Alle kostnader knyttet til vedlikehold av kommunens bygg og eiendom føres på aktuell funksjon og artene 070, 230,250. Kostnader som inngår i vedlikeholdskostnader er: Planlagt vedlikehold: Arbeider som utføres for å forhindre forfall som følge av jevn og normal slitasje. Utskiftinger: Utskiftinger av bygningsdeler og tekniske installasjoner som har kortere levetid enn selve byggverket. Utendørs Planlagt vedlikehold/utskifting av overflater på veier, plasser, parkeringsareal og andre installasjoner ute Trondheim hadde i 2009 ca. 116 kr. pr. m2 i vedlikeholdsutgifter korrigert, mens snittet av alle ASSS-kommuner var på 168 kr pr. m2. Tidligere (før år 2008) ble uforutsett vedlikehold (Ikke planlagte arbeider som må utføres for å rette opp uforutsette skader eller mangler som følge av hærverk, innbrudd, akutte skader o.l) også definert som vedlikehold.

Vedlikeholdskostnader (forts.) Vedlikeholdsplan: Trondheim eiendom har siden 2002 utarbeidet en årlig vedlikeholdsplan for den kommunale bygningsmassen, basert på tilstandsanalyser for de enkelte bygg. Den lages for å gi politikere, enhetsledere og mange brukere av kommunale bygg en oversikt over planer for vedlikeholdet. Tiltaksplanen for vedlikehold rulleres i fireårsperioder på samme måte som kommunens økonomiplan, og inneholder tabeller som viser hvilket år en hovedrevisjon for vedlikehold på den enkelte enheten er planlagt. Rammer vedlikehold: Vedlikeholdsrammene over driftsbudsjettet har økt betydelig sammenlignet med noen år tilbake, men fortsatt er ressursene til vedlikehold lavere enn det dokumenterte behovet. I følge normtall for vedlikehold fra for eksempel KS- rapporten og Holte prosjekt burde det årlige vedlikeholdsbudsjettet til Trondheim eiendom vært styrket med henholdsvis 25-30 millioner kroner og 70-80 millioner kroner. Normtallene for vedlikehold fra Holte har siden 2004/2005 steget betydelig og avviker noe fra andres normtall. Det er et overordnet mål at mest mulig av vedlikeholdsinnsatsen skal styres mot planlagt verdibevarende vedlikehold, og ikke går til uforutsett vedlikehold, havari og hærverk. For formåls- og administrasjonsbygg utgjorde ’’ikke planlagt’’ vedlikehold (akutte vedlikeholdstiltak, havari og hærverk) 28 prosent i 2009. (mens målet var maksimum 30% av det totale vedlikeholdet)