Kostnadene bak resultatene – fra kontantregnskap til periodisert regnskap Oslo januar 2009 Atle Birkeland, Fiskeridirektoratet

SKAL SI LITT OM FØLGENDE: Fiskeridirektoratet Vårt utgangspunkt Overgangen til periodisert regnskap Bruk av periodisert regnskap i dag Erfaringer så langt, kost/nytte Noen suksesskriterier ved omleggingen

1. FISKERIDIREKTORATET ca 470 ansatte, ca 430 årsverk Hovedkontor i Bergen Sju regionkontorer Tilsyn og forvaltningsoppgaver delt i tre virksomhetsområder; Ressursforvaltning Havbruksforvaltning Konkurrerende bruk av hav og kyst Bruttobudsjettert, driftsbevilgning på i overkant av 300 mill. pr. år Agresso økonomi-, lønns- og personalsystem

2 . VÅRT UTGANGSPUNKT - STATUS FØR 2005 Regnskapsføring etter kontoplan bygd opp som en forlengelse av statskontoplan. (kap./post/u.post/u.u.post) Utarbeidet kun kontantregnskap (innbetalinger og utbetalinger). Regioner/enheter styrt etter regnskap ført etter kontantprinsippet. Til dels stor aktivitet rundt i organisasjonen knyttet til lokal betalingsplanlegging mot slutten av året. Rapporteringer gjennom året og også fra år til år kunne være påvirket av tilfeldige svingninger knyttet til betalingstidspunkt. Ingen god oversikt over eiendeler eller verdien av disse.

3 . OMLEGGING TIL PERIODISERT REGNSKAP BAKGRUNN FOR OMLEGGINGEN: Forespørsel fra fagdepartement våren 2004 om å være med i et pilotprosjekt i regi av Fin.dep./SSØ med formål å prøve ut føring av virksomhetsregnskap etter periodiseringsprinsippet. Vurderte det som interessant og spennende, stilte oss positive til å være med. KONSEKVENSER AV DELTAGELSE I PROSJEKTET: Føre regnskaper etter periodiseringsprinsippet fra 1.1.2005. Fastsette åpningsbalanse pr. 1.1.2005.

Omlegging av økonomimodell - skifte fra Statskontoplan til Norsk Standard Kontoplan. Løpende periodisere kostnader og inntekter. Balanseføre (aktivere) investeringer. Gjennomføre fortløpende avskriving av investeringer. Intern styring av regioner/avdelinger basert på budsjetter og regnskaper etter periodiseringsprinsippet.

Levere økonomirapporter etter periodiseringsprinsippet til fagdepartement og SSØ. Rapportene inneholder resultatregnskap, balanse, noter, kontantstrømsanalyse og ledelseskommentarer. Som tidligere - produsere og levere kontantrapporter (kassarapport/S-rapport) den 15. hver måned til SSØ. Fortsatt forholde oss til en kontantbevilgning (driftsbevilgning). Denne må da følges opp parallelt med regnskapsføringen etter periodiseringsprinsippet. Gjøres hos oss på aggregert nivå sentralt i virksomheten.

4. BRUK AV PERIODISERT REGNSKAP I DAG LØPENDE STYRING AV VIRKSOMHETEN Periodisert regnskap ligger nå til grunn for styring og oppfølging av regioner/enheter. Tildeles budsjett på kostnader og investeringer og følges opp med månedlige avviksrapporter. INTERN BUDSJETTFORDELING Basert på erfaringstall bl.a. i form av nøkkeltall og kostnadsdata fra periodisert regnskap. NØKKELTALL For eksempel ulike kostnadskomponenter pr. årsverk. Benyttes til interne sammenligninger; over tid og på tvers av regioner/avdelinger. DIVERSE Bruker nøkkeltall og kostnadsdata som underlag for kalkyler, beregninger, fremstillinger og forklaringer. (Eks: gebyrprising, kalkulere nye satsningsområder, overvåke eiendelsutvikling m.m.)

EKSTERN RAPPORTERING 1 Tertial- og årsrapporter etter periodiseringsprinsippet. EKSTERN RAPPORTERING 2 Tatt inn periodisert resultatregnskap + en del utvalgte nøkkeltall i økonomi og fagrapportene/Årsrapport til fagdepartement. STYRINGS/OPPFØLGINGSMØTER MED FAGDEPARTEMENT I den utstrekning økonomi er tema ligger nå både periodisert og kontant regnskapsinformasjon til grunn. FORTSATT I EN TIDLIG FASE NÅR DET GJELDER BRUK Både vi og vårt fagdepartement er i en tidlig fase i forhold til å gjøre oss nytte av periodisert regnskapsinformasjon. Jobber nå med å videreutvikle denne biten.

5. VÅRE ERFARINGER SÅ LANGT OMLEGGING AV ØKONOMIMODELL Har gått bra. KONTOPLAN I Gode erfaringer, forbedret informasjon, bl.a. klare fordeler ved avstemming av innberetning til skattemyndighetene. KONTOPLAN II Artskontobegrep som nå er konsistent med det som benyttes i andre virksomheter som benytter N.S. Kontoplan. ERFARINGSUTVEKSLING Standardisering av løsninger - letter å diskutere problemer og løsninger med andre virksomheter. KOSTNADSDATA Har nå kostnadsdata som ikke er påvirket av tilfeldige svingninger relatert til betalingstidspunkt.

BEDRET INTERN ØKONOMISTYRING RAPPORTERINGSPAKKEN God og informativ, standardisert informasjon i ”kjent” form for de fleste. Bedre egnet og lettere ”tilgjengelig” for offentligheten en tidligere kontantrapporteringer. BEDRET INTERN ØKONOMISTYRING Bedret grunnlag for budsjettfordeling og ulike beregninger/kalkyler. Mer presis budsjettstyring med fokus på relevante avvik. Unngår nå lokal ”betalingsplanlegging”. Standardiserte og allment kjente prinsipper og løsninger gir en ”pedagogisk” fordel inn mot brukerne.

ØKT INTERESSE Presentasjon av nøkkeltall og sammenligninger skaper interesse internt. ØKT KUNNSKAP Fått noe bedre kunnskap om egen kostnadsstruktur og utvikling i denne. EGEN KOMPETANSE Kan i større grad dra nytte av erfaringer som ansatte har tilegnet seg gjennom utdanning og fra annen økonomipraksis. RESSURSBRUK Noe ekstra ressursbruk i starten. Lite ekstra ressursbruk nå. KOST/NYTTE Vi opplever en klar nytte av de endringene vi har gjort og vi antar at denne også vil være stigende. Merkostnadene er små. Så for oss oppleves dette positivt.

6 . NOEN SUKSESSKRITERIER VED EN SLIK OMLEGGING RELEVANS Informasjon som utarbeides og presenteres må være relevant for virksomheten og det som skal styres. Nytten av omleggingen ligger her (forbedret styringsinformasjon). SYSTEMER Gode systemer, satse på enklest mulige systemoppsett. Lett tilgjengelig informasjon for sluttbruker. ”ETT REGNSKAP” Lederne og de ulike enhetene forholder seg kun til periodisert regnskap. Kontantregnskapsoppfølging handteres av noen få personer sentralt på økonomiavdelingen. KOMPETANSE At det finnes/etableres tilstrekkelig relevant kompetanse både på periodiseringsprinsippet og kontantregnskapet i virksomheten.