Informasjon til brukere av Sikret sone i P360

Innlogging sikret sone Åpne P360 Sikret sone: Alternativ lenke: https://citrix.oppland.org Trykk Yes: Logg inn med vanlig brukernavn og passord: Klikk på Desktops:

Hva skal i Sikret sone i P360? Dokumenter med sensitive personopplysninger (SPO), jf personopplysningsloven § 2 pkt 8; a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling c) helseforhold d) seksuelle forhold e) medlemskap i fagforeninger

Utdyping av pkt. b og c Pkt. b, Mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling Disiplinærstraff mot en elev som har forbrutt seg mot skolens regler, defineres ikke som sensitiv personopplysning og omfattes ikke Pkt. c, Helseforhold Særskilt inntak, alle typer dokumenter Årsaker til elevers fravær, ulykkestilfelle med skade på person Skoleskyss ved spesielle behov Vurdering tannbehandling Personaldokumenter med helseopplysninger

Riktig bruk Det er kun dokumenter med sensitive personopplysninger som skal i Sikret sone Velg riktig tilgangsgruppe Alle andre dokumenter skal i Intern sone Du har ikke tilgang til dokumenter på tvers av soner Du ser alle dokumenter i Sikret sone, men kan ikke åpne eller redigere de som tilhører Intern sone I Intern sone ser du kun de dokumentene som er registrert i Intern sone

Riktig bruk forts. Vi anbefaler likevel at når det inngående dokumentet er registrert i Sikret sone i P360 besvares dokumentet i Sikret sone selv om svaret ikke er sensitivt Saksbehandler må gi beskjed til Arkivet snarest dersom dokumenter er registrert i feil sone

Hvem skal ha tilgang til Sikret sone i P360 Det er tjenstlige behov som styrer hvem som skal ha tilgang til Sikret sone Produksjon av dokumenter Behov for tilgang til dokumenter Nærmeste leder gir beskjed til Grethe Stenberg, Arkivet eller Mona Ring Nyheim, IKT om hvem som trenger tilgang Tilgangen styres av tilgangsgrupper (SPO-xxx)

Til fordeling Til fordeling i Sikret sone i P360 vises også for saksbehandlere, men må ikke benyttes av saksbehandlere, det er kun leder evt. stedfortreder som skal fordele dokumenter

Hvordan ser du at du er i Sikret sone?

Logge på Sikret sone Du må logge på Sikret sone i P360 hver dag for å sjekke om du har ubesvarte dokumenter eller andre oppgaver Du ser ikke dine ubesvarte dokumenter eller andre oppgaver som er registrert i Sikret sone i Intern sone

Funksjonalitet som i Intern sone Opprette dokument Kontaktregisteret er felles for både Sikret og Intern sone – OBS! viktig å søke om kontakten finnes allerede Fordele dokumenter (kun leder/evt. stedfortreder) Søke Sende på arbeidsflyt – godkjenning eller gjennomgang Ekspedere dokument Utskrift - kun Follow-me print

Funksjonalitet forts. Saker Dokumenter Felles saker for Intern sone og Sikret sone i P360 En arkivsak kan ha dokumenter både i Intern sone og Sikret sone På saksnivå er hovedregelen tilgangsgruppe Public Dokumenter Alle dokumenter må ha SPO-tilgangsgruppe Public er ikke tilgjengelig i Sikret sone på dokumentnivå Kontaktregisteret Felles for både Intern sone og Sikret sone

Felles arkivsak for både Intern sone og Sikret sone Grønt er Intern sone Rødt er Sikret sone

Arbeidsflyt Arbeidsflyt Lik funksjonalitet som i Intern sone De som mottar dokument til gjennomgang eller godkjenning må godkjenne eller avslå i Sikret sone i P360 Dersom du skal inn i dokumentet for å endre, gjøres det i Sikret sone i P360

E-post E-post Det er ikke tilgang til e-post i Sikret sone i P360 Ikke mulig å sende et dokument fra Sikret sone på e-post Ikke mulig å lagre innkommen e-post i Sikret sone Dersom det skulle komme et sensitivt dokument på e-post, må det skrives ut og leveres arkivet for journalføring og skanning i Sikret sone

Flytte/kopiere dokumenter Det er mulig å kopiere og flytte dokumenter i Sikret sone i P360, det er ikke mulig å flytte eller kopiere dokumenter mellom Intern sone og Sikret sone

Utskrift Det er ikke tillatt å skrive ut dokumenter uten Follow-me-print funksjonalitet på skrivere Dette på grunn av sikkerhetsmessige krav, ref. Datatilsynet

Journalføring og skanning av inngående dokumenter Inngående dokumenter journalføres på skole/karrieresenter/Fylkesarkivet og Fylkesbiblioteket Dokumentet sendes i posten til Arkivet i Sentraladministrasjonen for skanning av sikkerhetsmessige grunner, ref. Datatilsynet Dokumenter med sensitive personopplysninger skal skannes på egen godkjent skanner – det finnes i dag kun i Sentraladministrasjonen Løsningen tillater ikke å skanne på kopimaskin eller vanlige skannere

Oppsummering Journalføring av dokumenter Skanning Kontrolloppgaver Utføres på samme måte som i Intern sone Skanning Dokumentene skannes på egen godkjent skanner Skanning skal kun skje i Sentraladministrasjonen Kontrolloppgaver Dokumenter i Sikret sone, må kontrolleres i Sikret sone