ESS – opplæring av sluttbrukere

Presentasjon om: "ESS – opplæring av sluttbrukere"— Utskrift av presentasjonen:

1 ESS – opplæring av sluttbrukere
© Senter for statlig økonomistyring |Selvbetjening og arbeidsflyt

2 Agenda Hva er ESS? Pålogging og avlogging Hjelp Se på lønnsslipp
Legge inn e-post adresse Persondata (bankkonto, adresse, familie/kontaktperson) Registrere fremmøte Registrere fraværssøknad Registrere reiseregning Korrigere reiseregning (i retur fra saksbehandler/leder) Selvbetjening og arbeidsflyt

3 ESS, eller elektronisk selvbetjening, gjør det mulig
Hva er ESS? ESS, eller elektronisk selvbetjening, gjør det mulig for ansatte å se og vedlikeholde egne data i SAP via en internetportal. Noen av dataene du registrerer (reiseregninger, fraværssøknader og overtid) må godkjennes av en predefinert ansatt/bruker (som oftest din leder) før det går til utbetaling eller oppdateres i systemet. Selvbetjening og arbeidsflyt

4 Hva er fordelene med ESS for deg?
Du vil få oversikt over egne reiseregninger og kunne sjekke status på dem. Du kan holde oversikt og endre egne persondata. Full oversikt over tidskvoter; ferie, avspasering, sykt barn etc. Full oversikt over tidssaldo. Satsene ligger ferdig utfylt i systemet. TOTALT SETT EN BEDRE OVERSIKT OVER EGEN ARBEIDSSITUASJON. Selvbetjening og arbeidsflyt

5 Fordelene med ESS for skolen:
ESS kan frigjøre administrasjonen til andre oppgaver og det kan virke besparende ved at en kutter et ledd: Et eksempel fra reise: Reiseprosessen Reiseprosess m/ESS Selvbetjening og arbeidsflyt

6 Bilde 1: Pålogging Klient er i produksjon ferdig utfylt.
Nytt passord kan benyttes til å endre ditt passord. Om du har glemt ditt passord, kan du legge inn din bruker og deretter klikke på Glemt passord. Du vil etter kort tid motta nytt passord i din e-post. Selvbetjening og arbeidsflyt

7 Bilde 2: Avlogging Klikk ALLTID først på det røde krysset over menyen.
For å avslutte nettleseren, klikk på det røde krysset. Selvbetjening og arbeidsflyt

8 Bilde 3: Hjelp Klikk på Hjelp for å få tilgang til online brukerdokumentasjon. NB! Hold inne CTRL samtidig dersom POPUP - blokker er på. Selvbetjening og arbeidsflyt

9 Bilde 4: Lønnsslipp Siste lønnslipp presenteres automatisk.
Selvbetjening og arbeidsflyt

10 Medarbeideroversikt:
Bilde 5: Kontor Innkurv: Meldinger: Informasjon Arbeidsflyt: Oppgaver i arbeidsflyten Utkurv: Hvilke arbeidsflytoppgaver dere har startet. Medarbeideroversikt: Oppslagsverk for å søke opp kollegers kontaktinfo. Selvbetjening og arbeidsflyt

11 Bilde 6: E-post Kontroller at du har e-post adresse registrert i ESS, hvis ikke må dette registreres under Kontor – endre egne data Dette er nødvendig for at du skal motta varsel når du har mottatt noe i ESS, samt for å kunne få tilsendt nytt passord om du har glemt dette. Selvbetjening og arbeidsflyt

12 Bilde 7: Persondata – adresse (1)
Se eller endre adresse. Selvbetjening og arbeidsflyt

13 Bilde 8: Persondata – adresse (2)
Registrere eller endre adresse. Selvbetjening og arbeidsflyt

14 Bilde 9: Persondata – bankkonto (1)
Se eller endre bankkonto. Selvbetjening og arbeidsflyt

15 Bilde 10: Persondata – bankkonto (2)
Registrere eller endre bankkonto. Selvbetjening og arbeidsflyt

16 Bilde 11: Persondata – familie (1)
Se, registrere eller endre familie/kontaktperson i nødstilfelle. Selvbetjening og arbeidsflyt

17 Bilde 12: Persondata – familie (2)
Registrere eller endre familie/kontaktperson i nødstilfelle. Selvbetjening og arbeidsflyt

18 Bilde 13: Registrer arbeidstid
Registrere positiv tid (fremmøte). Registrert overtid vil gå til leder for godkjenning. Poster for en måned kan endres til og med den 14 den påfølgende måned. Selvbetjening og arbeidsflyt

19 Bilde 14: Opprett fraværsmelding
Registrere fraværssøknad. Selvbetjening og arbeidsflyt

20 Bilde 15: Fraværsmeldinger - oversikt
Oversikt over fraværssøknader. Selvbetjening og arbeidsflyt

21 Bilde 16: Arbeidstidskontoer
Oversikt over arbeidstidskontoer. Hva har en i ferie, velferdspermisjoner osv. Selvbetjening og arbeidsflyt

22 Bilde 17: Vis tidsinformasjon
Oversikt over fravær og fremmøte. Selvbetjening og arbeidsflyt

23 Bilde 18: Reiseregning - oversikt
ANSATT Reise registrert og lagret elektronisk SAKSBEHANDLER 1. godkjenner Kontrollerer at reisedata er konsistente Returner reise for korrigering LEDER/ ANVISER 2. godkjenner Godkjenn reise eller Avvis reise LØNNSKONTOR Reisekjøring/ utbetaling Papir kvitteringer, sendes fysisk Felles arkiv for reiseregninger Papir kvitteringer, sendes fysisk til arkiv lønnskontoret Elektronisk Fysisk bilag Selvbetjening og arbeidsflyt

24 Bilde 19: Reiseadministrasjon
Her kan man blant annet opprette nye reiseregninger, endre reiseregninger eller se på tidligere utbetalte reiseregninger. Selvbetjening og arbeidsflyt

25 Bilde 20: Opprett ny reiseregning
Etter at man har klikket på Oppretting av reiseregning og spesifisert reiseskjema presenteres reiseregningen. Skjermbildet består av 3 hoveddeler. Selvbetjening og arbeidsflyt

26 Bilde 21: Rammedata Selvbetjening og arbeidsflyt

27 Bilde 22: Kommentarer Land, og ulike regioner (som oftest byer) innen et land, kan ha ulike satser for tilbakebetaling. København har for eksempel andre satser enn resten av Danmark. For innenlandsreiser er det ikke nødvendig å registrere noe i Andre reisemål. Det er KUN om man har oppgaver på reisen som skal utføres andre steder enn første reisemål OG disse stedene har ulikt regulativ at man må inkludere dette under Andre reisemål. For hvert nytt reisemål som har et annet regulativ enn det forrige klikker man på knappen Oppr. Annet reisemål og legger reisemålet inn i linjen som presenteres. NB! Husk ALLTID at man må velge regulativ når man legger inn en ny linje under Andre reisemål. Utbetalt forskudd på reisen, OG som ikke er registrert under Forskudd, må registreres der. Selvbetjening og arbeidsflyt

28 Bilde 23: Refusjon etter faste satser
Selvbetjening og arbeidsflyt

29 Bilde 24: Kommentarer Refusjon etter faste satser inkluderer to hoveddeler; 1) Skyssgodtgjørelse 2) Kostgodtgjørelse og nattillegg. Under Skyssgodtgjørelse legger man inn når man har benyttet privat skyssmiddel på reiser og skal ha refusjon for dette. Under Kostgodtgjørelse og nattillegg indikerer man først om man skal ha refusjon for dette under reisen, og deretter trekker man fra det man eventuelt har fått dekket under Fradrag. Selvbetjening og arbeidsflyt

30 Bilde 25: Utgiftskvitteringer
Selvbetjening og arbeidsflyt

31 Bilde 26: Kommentarer Utgiftskvitteringer består av 3 deler.
1. Velg kvittering i feltet Utg.kvitt. og legg inn detaljer for kvittering i feltet over knappene. 2. Benytter Overfør når du har registrert ferdig utgiftskvittering. 3. Kvittering overføres til liste over kvitteringer som allerede er registrert og lagret. Du kan endre en kvittering i listen ved å markere den, gjøre endringer i feltet over knappene og deretter klikke Overfør. Man kan også slette kvitteringer ved å markere den og klikke på Slett. Selvbetjening og arbeidsflyt

32 Bilde 27: Ferdig med registrering
Simuler resultat av reiseregningen ved å trykke på knappen Simuler resultat. Når du har kikket på reiseslippen, klikker du på Tilbake for å komme tilbake til reiseregning. Selvbetjening og arbeidsflyt

33 Bilde 28: Lagre reiseregning
Klikk på Lagre for å sende reisen til godkjenning eller gjøre ferdig senere. Om du ønsker å gjøre reisen ferdig senere, må den hentes opp under Mine åpne reiser. Selvbetjening og arbeidsflyt

34 Bilde 29: Lagre reiseregning
Reiseregningen får nå et reisenummer. Kvitteringer tilhørende reisen merkes med dette nummeret (+ ansattnr). Selvbetjening og arbeidsflyt

35 Bilde 30: Status på reiser
Selvbetjening og arbeidsflyt

36 Bilde 31: Statusmeldingene (1)
Reiseregningen er hos godkj. 1 eller 2. Meldingen endres til Endring av godkj. reiseregn. når reisen er endelig godkjent. Reise fullf/Skal avr. – Reiseregningen er Lagret og sendt til godkjenning. Befinner seg hos Godkj.1 el. 2. Reise fullf/Åpen når en velger Lagre og gjøre ferdig senere. Reise godkjent/Skal avr. – når reiseregningen er godkjent av Godkjenner 2. Selvbetjening og arbeidsflyt

37 Bilde 32: Statusmeldingene (2)
Reisen er avregnet. Reisen er kontert (regnskapsført). Den kan ikke lenger endres. Lønnsberegningen er kjørt og lønns- og trekkoppgaven er oppdatert. Selvbetjening og arbeidsflyt

38 Bilde 33: Korrigering av reiseregning
Om noe er feil i reisen kan du få den returnert for korrigering. Klikk på Vedlegg for å sjekke hva som er feil med reisen og deretter Utfør for å endre (iht vedlegg). Deretter gjelder det samme som ved registrering. Selvbetjening og arbeidsflyt

39 Første gang inne på egen ESS:
Logg på og lag eget passord. Husk kriteriene. 8 tegn, min. et siffer og et spesialtegn Sjekk at epostadressen din ligger inne korrekt Sjekk at bankkontonummeret ditt ligger inne korrekt Sjekk at bostedsadressen din stemmer Legg inn familie/ kontaktperson Se på egen lønnslipp Reiseregning. Ved bruk av lab under kurs kan SSØ hjelpe med registrering av reell reiseregning Tillegg for godkjennere: Sett opp stedfortredere Selvbetjening og arbeidsflyt

40 ESS – opplæring av godkjennere
© Senter for statlig økonomistyring |Selvbetjening og arbeidsflyt

41 Agenda Begrepsavklaring Aktører i Arbeidsflyt (WF) Praktisk i ESS
Godkjenne og korrigere reise Godkjenne fraværssøknad Godkjenne overtid Stedfortredere og videresending Purring og eskalering Selvbetjening og arbeidsflyt

42 Begrepsavklaring Arbeidsflyt – en prosess som er organisert i ulike oppgaver som må utføres av spesifikke personer i en predefinert rekkefølge Arbeidsflytoppgaver (Work items) - kan behandles av ledere eller saksbehandlere Arbeidsflyt startes av den ansatte fra ulike menypunkter i ESS (Employee Self Service – Selvbetjening ansatt) Selvbetjening og arbeidsflyt

43 Hvem er aktører i arbeidsflyt (WF)?
Hvilke deler av elektronisk arbeidsflyt benyttes? Hvem skal godkjenne hva for hvem? Hvem skal være stedfortredere for aktørene i arbeidsflyt? Selvbetjening og arbeidsflyt

44 Reiseregning: Arbeidsflyt
ANSATT Reise registrert og lagret elektronisk SAKSBEHANDLER 1. godkjenner Kontrollerer at reisedata er konsistente Returner reise for korrigering LEDER/ ANVISER 2. godkjenner Godkjenn reise eller Avvis reise LØNNSKONTOR Reisekjøring/ utbetaling Papir kvitteringer, sendes fysisk Felles arkiv for reiseregninger Papir kvitteringer, sendes fysisk til arkiv lønnskontoret Elektronisk Fysisk bilag Selvbetjening og arbeidsflyt

45 Reiseregning: Mottatt
Selvbetjening og arbeidsflyt

46 Reiseregning: Kontroll (1)
Kontroll av reiseregning gjøres av saksbehandler. Reiser som skal kontrolleres ligger i saksbehandleren sin innkurv, som kan nås gjennom Kontor og deretter Innkurv. Klikk på reise du skal kontrollere og deretter Utfør. Selvbetjening og arbeidsflyt

47 Reiseregning: Kontroll og endring
Godkjenner1 skal kontrollere detaljene i reiseregningen. Den eneste endringen godkjenner 1 og 2 kan gjøre er å endre kostnadsfordelingen. Andre endringer må gjøres av den ansatte selv. Selvbetjening og arbeidsflyt

48 Reiseregning: Kontroll (2)
Klikk ALLTID på Simuler resultat for å sjekke beløp og kontering, og deretter Tilbake når du har sjekket. Klikk på Fortsett for å fortsette godkjenningen. Selvbetjening og arbeidsflyt

49 Reiseregning: Godkjenning (1.godkj)
Mulige valg for arbeidsoppgave presenteres. Om du skal sende reiseregning tilbake til den ansatte for korrigering skal du alltid skrive hva som må rettes i et vedlegg til reiseregningen. Klikk på Opprett vedlegg, skriv inn melding og klikk på Tilbake. Selvbetjening og arbeidsflyt

50 Reiseregning: Godkjenning (2.godkj)
Identisk prosess som 1.godkjenners kontroll av reiseregning. NB! Leder som utfører denne oppgaven kan i tillegg avvise refusjon av reiseregning. Selvbetjening og arbeidsflyt

51 Reiseregning: Godkjenning (2.godkj)
Klikk på Godkjenn reise. Da vil reiseregningen gå til utbetaling på neste reisekjøring. Det sendes ikke noen melding tilbake til den ansatte Selvbetjening og arbeidsflyt

52 Reiseregning: Returner reise
Dersom 1. eller 2.godkjenner finner feil på reiseregningen, kan de trykke på Returner reise for korrigering. Selvbetjening og arbeidsflyt

53 Reiseregning: Opprett vedlegg (1)
Systemet sier ifra at det må sendes med ett vedlegg. Denne meldingen kommer opp. Klikk deretter på Opprett vedlegg Selvbetjening og arbeidsflyt

54 Reiseregning: Opprett vedlegg (2)
Skriv inn en forklarende tekst, slik at mottaker forstår hva som mangler på reiseregningen. Klikk deretter på Tilbake Denne meldingen kommer opp Klikk - Ja for lagring. Deretter: Returner reise for korrigering Selvbetjening og arbeidsflyt

55 Fravær: Arbeidsflyt Selvbetjening og arbeidsflyt Ansatt
Avvis fraværsmelding (ansatt korrigerer eller annullerer) Fravær registrert og lagret Melding om godkjent fravær til ansatt Leder Godkjenn fravær Selvbetjening og arbeidsflyt

56 Fravær: Godkjenning Godkjennere mottar fraværssøknader sin innkurv.
De kan godkjenne eller avvise fraværssøknaden. Selvbetjening og arbeidsflyt

57 Overtid: Godkjenning Overtid som skal godkjennes blir overført til godkjenneres innkurv natt til den 15 hver måned. De kan godkjenne, avvise eller videresende enkeltposter. Oppgaven vil ligge i innkurven til alle poster er behandlet. Selvbetjening og arbeidsflyt

58 Stedfortredere (1) Som godkjenner av arbeidsflytoppgaver skal du alltid ha opprettet en stedfortreder (passiv stedfortreder) for deg, dette i tilfelle ikke-planlagt fravær. En passiv stedfortreder må hente opp din innkurv når han/hun eventuelt skal behandle dine arbeidsflytoppgaver. Om du skal være lenger borte skal du også avtale at noen overtar arbeidsoppgavene dine for den aktuelle perioden (aktiv stedfortreder). En aktiv stedfortreder vil automatisk se dine arbeidsflytoppgaver i sin innkurv. Både oppsett av stedfortredere og å overta andre sin arbeidsflyt gjøres via knappen Arbeidsflyt-stedfortreder i din innkurv. Selvbetjening og arbeidsflyt

59 Stedfortredere (2) Saksbehandlere og ledere kan gi andre brukere – stedfortredere - fullmakt til å utføre sine arbeidsflytoppgaver. Aktiv stedfortreder – arbeidsflytoppgaver overføres automatisk både til leder/saksbehandlers og til stedfortreders innkurv. Passiv stedfortreder – må hente arbeidsflytoppgaver fra saksbehandler/leders innkurv – Overta arbeidsflyt Stedfortreder – Opprett stedfortreder – Saksbehandler/ledere legger inn de brukerne som skal være stedfortredere. Her må det søkes på personens etternavn (eller skrive inn brukernavnet direkte). Deretter - Lagre. Selvbetjening og arbeidsflyt

60 Stedfortredere: Oppsett (1)
Stedfortreder opprettes under menypunktet Kontor og velg Innkurv. Klikk deretter pkt 1-2 1 2 Selvbetjening og arbeidsflyt

61 Stedfortredere: Oppsett (2)
Klikk deretter på Opprett stedfortr. Selvbetjening og arbeidsflyt

62 Stedfortredere: Oppsett (3)
Skriv inn brukernavnet til stedfortreder (pkt.1). Klikk deretter pkt 2 og 3 2 3 1 Selvbetjening og arbeidsflyt

63 Stedfortredere: Overta arbeidsflyt
1 2 4 3 Selvbetjening og arbeidsflyt

64 Videresending (1) Om du som godkjenner har fått en arbeidsflytoppgave som du mener noen andre skal behandle, kan du videresende denne. Dette gjør du ved å klikke på arbeidsoppgaven i din innkurv, og deretter klikker på knappen Videresend. Legg inn hvem du ønsker å videresende til og klikk på Videresend. Selvbetjening og arbeidsflyt

65 Videresending (2) Selvbetjening og arbeidsflyt

66 Videresending (3) Alle oppgaver og informasjon kan videresendes for behandling av andre saksbehandlere/ledere. Du kan her søke på etternavn eller skrive inn brukernavn. Selvbetjening og arbeidsflyt

67 Purring og eskalering Alle oppgaver som ikke er behandlet etter 5 dager blir purret. Alle oppgaver som ikke er behandlet etter 10 dager blir eskalert til nærmeste leder. Det er viktig å merke seg at det fortsatt er den samme personen som skal utføre oppgaven. Selvbetjening og arbeidsflyt

68 Oppsummering for godkjennere
Opprett alltid en passiv stedfortreder for å sikre back-up ved ikke planlagt fravær Sett opp en eller flere aktive stedfortredere ved lengre planlagt fravær Sjekk om det finnes vedlegg til arbeidsoppgaven Sjekk alltid feltet kommentarer i reiseregningen. Simuler resultatet av reiseregning for lett å kunne se at refusjonsbeløp og kontering er korrekt. Husk at godkjennere kun kan endre kostnadsfordeling, alt annet må ansatt selv endre Om du sender noe tilbake til ansatt for korrigering, legg alltid ved et vedlegg som forklarer hva som skal korrigeres. Selvbetjening og arbeidsflyt