Reiseregninger i HR-portalen Kari Stageberg – Lønningsseksjonen Jon Arne Sneve - USIT

Innledende informasjon Bruk «For ansatt» sidene. Gå til «Ansettelsesforhold» og «Reiser» Tjenestereiser skal gjøres opp innen én måned etter reiseslutt Reiseregninger utbetales to ganger i måneden, unntatt i juli Du registrerer reisen din i etterkant av reisen, og leder vil godkjenne(anvise) dette, det vil si etter at økonomi/reisebehandler ved enheten har attestert reisen Skal leveres originalkvitteringer Før du setter i gang å fylle ut reiseregningen, må du samle alt av kvitteringer relatert til reisen. (Offentlig kommunikasjon slik som tog, buss, T-bane o.l trenger du  ikke levere kvitteringer på ). Må ha kvitteringer på hotell, fly, TAXI o.l Mister dere en kvittering, vennligst forklar dette i merknadsfeltet. UiO kredittkort – info om dette på ansatt sidene. Husk at navn/adresse på overnattingssted alltid skal oppgis i merknadsfeltet. Selv om det er andre som har betalt for dette. Har du mottatt et forskudd for reisen leverer du reiseregning på papir

Logg deg på portalen Når du er på "Oversikt" finner du "Reise- og utgiftsrefusjoner" som et valg. Du velger så "Registrere reise- og utgifts refusjon". Du må velge ett av følgende tre valg. Når det er gjort så trykk på "start" Tjenestereise innland Tjenestereise utland Dagreise innland Før du starter å registrere: Helt øverst i bildet ser du at applikasjonen har 3 ledd du skal igjennom. 1.Generell data", 2.Registrer utgiftsbilag" og 3.Kontroller og send Husk å lagre underveis!

1. Generell data Pkt Regulativ og årsak: Ved valget "Regulativ" må du være bevisst ditt valg. Alternativ A (default) er valget hvis du har bodd på hotell. Hvis du bor privat må du endre regulativet til H (hybel/Priv m/kok) eller J (hybel/Priv. m/kok trekkfri). Kombinerer du tjenestereisen med ferie/privat opphold er valget P i tillegg. Husk at du da må velge "Registrer flere reisemål". Husk at hvis du avslutter reisen med ferie, endrer du regulativet inne i «Registrer flere reisemål» Marker linjen med annet reisemål. Sett inn dato/kl. slett og reisemål, husk å endre regulativ. Andre valg: D/K/L: Diverse reise typer med mer enn > 28 døgn E/I: Type reise der du bor på pensjonat eller lignende (uten kokemulighet)

1. Generell data Kostnadsfordeling. Valget som kommer opp vil være det kostnadsstedet du tilhører. Hvis det er andre enheter på UiO som skal finansiere reisen, må dette endres/redigeres. Sjekk med den som har godkjent tjenestereisen hvilket sted og tiltak denne skal belastes. (evt prosjekt). Det er leder(BDM) som anviser på dette, som har det endelige ansvar for at dette blir riktig. Hvis dette ikke er riktig må anviser sende dette tilbake til attestant for retting. Valget "Grensekryssing" skal unntaksvis benyttes. Det skal KUN brukes ved oppdrag/overnatting i Norge før eller etter tjenestereise utland.

1. Generell data Satser for kostgodtgjørelse og overnatting: Kostgodtgjørelse: Marker i boks for dette. Husk at du må trekke fra hvis måltider er inkludert i hotellregningen, eventuelt at andre har betalt for dette. Du justerer dette i valget "Registrer fradrag for kostgodtgjørelse" "Nattillegg" er ikke et valg ved utenlandsreiser. Du skal heller ikke markere i « Nattillegg" ved innenlandsreiser når du skal registrere hotell regningen som et bilag(de fleste skal det). Dersom du har vært i utlandet, har du mulighet for kompensasjonstillegg . Dette tillegget er pr. 1.04.2013 på NOK 455,- pr. døgn. Kompensasjonstillegg skal registreres under "registrer utgifts bilag". Dersom du har kombinert tjenestereisen med privat opphold, må du huske på å justere antall døgn med kompensasjonstillegg. Det gjør du ved å endre antall døgn. Utgangspunktet er at det vil komme opp med hele perioden.

1. Generell data Bruk av egen bil. Velg "strekningsdetaljer". Skriv inn antall km den strekningen du har kjørt, og startsted og sluttsted. Du må opprette 2 poster hvis du kjører til/fra. obs1 Hvis du ikke har hatt noen passasjerer så må du velge "ingen passasjerer" for å komme videre i skjemaet. obs2 Husk å skriv inn navn på den leder(kommentarfeltet) som har gitt deg dispensasjon for bruk av bil, hvis du har registrert tur/retur må det gjøres 2 ganger. (hvis dette ikke blir gjort, så får du reiseregningen i retur) 

2. Registrer utgiftsbilag I valget "Registrer utgiftsbilag" registrerer du alle postene for utgifter som du måtte ha. (eks reisekostnader, overnatting på hotell, kompensasjonstillegg, konferanseavgift o.l). Velg «Nytt bilag», deretter «Utgiftstype» og finn hva du ønsket dekket. Sett inn summen som skal dekkes på «Bilagsbeløp». Hvis annen valuta, finnes denne under «Bilagsvaluta» «Beskrivelse» og «Kommentar» feltet fylles ut ved behov. Husk å velge kompensasjonstillegg ved utenlandsreiser Dersom det er enheten som har lagt ut for overnatting. Sett kr 0 som beløp, og husk hotellets navn og adresse i feltet for kommentar. Representasjon-regning (middager/lunsj): Husk å oppgi navn på deltagere. Benytt valget «Tilgjengelige kredittkortbilag» hvis du har skaffet deg UiO kredittkort, og benyttet dette på turen. Belastningen vil automatisk komme opp i portalen for deg.

3. Kontroller og send (Signering/attestering/anvisning/utbetaling) Når du har fylt ut hele reiseregningen (husk lagre utkast). Du må ta en utskrift av reisen, signere og legge ved kvitteringer. Dette skal sendes til økonomi/reisebehandler i enhet. Til sist må du huske på å sende dette videre i portalen for attestering og anvisning. Da er det viktig at du velger "Send til godkjenning" Økonomi/reisebehandler vil når signert reiseregning med kvitteringer er ankommet, attestere reisen i portal, og sjekke at den er riktig utfylt. Når det er gjort vil reisen bli videresendt til leder (BDM) for anvisning i portal. Leder ser at reisen er blitt avviklet i henhold til plan, og sjekker at sted og tiltak er riktig. Utbetaling vil skje når lønn har fått papirutgaven med kvitteringer, og leder har anvist dette i portalen. Når leder har godkjent vil du motta en e-post som kvittering. Du har mulighet å sjekke status på reiser ved å gå på "Oversikt": "Reise- og utgiftsrefusjoner":  "Mine reiser og utgifter" . Husk å trykk på oppdater før det sjekker.

Takk for at du deltok på Lynkursdagene! For å bli bedre, må vi ha tilbakemeldinger, så fyll ut evalueringsskjemaet som enten ligger på plassen din eller ved døra. Skjemaet kan leveres på standen i første etasje, hvor det også er belønning å få, eller du kan la det ligge igjen i rommet, så blir det samlet inn.