Status, verdistrømmer, kartlegging 29.04.2011 IHR – Studier Status, verdistrømmer, kartlegging 29.04.2011

IHR-studier: Organisering og ressursbruk Admin. ledere Monica Bakken, STA (leder) Bård Kjos, UV Gudleik Grimstad, SV Knut Heidar, SV Andreas Lund, UV Frederik Helland (student UV) Espen Wilberg (Student SV) Siri Høgseth (tjenestemannsorg) Ca 1 time annenhver måned (+ evt forberedelse) Admin ledergruppe: ca 1 time annenhver uke (+ evt forberedelse) Koordinerings-gruppe Plangruppe Beslutter Forbereder og anbefaler Jenny Nornes, SV (leder) Anne Marthe Gibbons, STA Line Sletten, UV Camilla Thorkildsen, SV Kristin Fossum Stene, STA Karianne Myrholen, UV Ca 1 time per uke (+ evt forberedelse) Jenny: 50% Anne M: 40% Ledergruppen følger tett med i arbeidet til plangruppen og er mer involvert i detaljer og prosessene frem til anbefaling er utarbeidet. Dette sikrer meget god kontakt mellom operativ gruppe og linjeledelse samt mulighet for kjappe avklaringer og retningskorrigeringer. Referansegruppen er et allerede etablert nettverk – IHR-studier bruker ca 15-20 minutter på 3 av deres møter. Temaer er orientering om status + avklaring og diskusjon om ting vi ønsker å anbefale videre. Dette er spesielt viktig siden bare 2 av UiOs fakultet er representert i IHR-studier. Referansegruppe: Nettverket for administrative studieledere

Oppgaver i fase 1 Gå opp verdistrømmer innenfor studier Kartlegge nok til å gi et prioriteringsgrunnlag: Lage en overordnet vurdering av hvor det er potensiale for gevinster basert på både kvalitative vurderinger og hypoteser og kvantitativ kartlegging av dagens ressursbruk Lage en vurdering av områder for “quick wins” Korte overordnede vurderinger/hypoteser om: kvalitet av leveransene for hovedprosessene organisasjonsmessige utfordringer større endringsbehov brukerperspektivet Anbefaling om hvilke verdistrømmer innen studieadministrasjon som bør prioriteres i IHR Frist: 1. mai Status Lage en hypotese om organisasjonsmessige utfordringer Organisasjonskultur Utfordringer knyttet til antallet administrative nivåer innenfor plangruppenes fokusområde Lage en hypotese om større endringsbehov Innenfor fokusområdet På grenseflaten mot andre fokusområder Vurdere brukerperspektivet Leverer vi de riktige tjenestene Har vi riktig kvalitet på de tjenestene vi leverer

Kartlegging Innhenting av data har foregått på følgende måter: Plangruppeseminar (+komplementær kompe- tanse) med noe metodeopplæring, definering av verdistrømmer og kvalitativ kartlegging Resultat presentert for referansegruppen. Innhenting av årsverksfordeling av studieadministrative stillinger fordelt på de 20 definerte verdistrømmene. Utarbeidet nettskjema Administrative ledere ved UV, SV og STA bedt om å kartlegge ressursbruk per verdistrøm på sin enhet Uthenting av DBH-data for å kartlegge studiepoengsproduksjon. Resultater sammenstilt og foreløpig anbefaling utarbeidet i plangruppen: Presentert for og godkjent av koordineringsgruppen. Presentert for referansegruppen 15. april. Seminar 27. april med gjennomgang av rapporteringsmal Nå til innspill hos koordineringsgruppe Konsulenthjelp Lean-metodikk Konsulenthjelp Lean-metodikk

Verdistrømmer og verdistrømskategorier Kategorinavn Verdistrøm Eksamen og kvalifikasjon Planlegge/gjennomføre eksamen Dokumentere kvalifikasjon Opptak Opptak gjennom NOM (samordna opptak) Lokalopptak Studentmobilitet Studentinformasjon og -oppfølging Studie-/studentinformasjon på web Muntlig studie-/studentinformasjon/veiledning Rekruttere studenter Saksbehandling som en del av oppfølging av studenter Faglig-sosial oppfølging av studenter Undervisningsstøtte og -admin Administrere undervisning Håndtere praksis Kvalitetssikring og forvaltning av studier Kvalitetssikre studier Drive forvaltning innenfor studier Forvalte emner Forvalte studieprogram Forvalte og følge opp regelverk Rapportere Styre ressurser Eksterne relasjoner Følge opp/betjene eksterne relasjoner

Årsverk per verdistrømskategori

%-vis nivådelt med årsverkstall Vi har tilgjengelig egne foiler der vi har trukket ut verdistrømmer med høyt og lavt volum på minst to nivåer, men vi viser dem ikke frem.

Sammenstilling av kartleggingene Kvantitativt: Sett spesielt på verdistrømmer med høyt og lavt volum på minst to nivåer. Høyt volum (særlig på instituttnivå) betyr at endringer vil få stor påvirkning i organisasjonen Lavt volum må vurderes spesielt ift hensiktsmessighet med organisering på flere nivåer Kvalitativt: Foretatt vurderinger og utarbeidet hypoteser om forbedringspotensial basert på kartlegging av verdistrømmer. Eksempler: identifisering av kompliserte arbeidsprosesser lange ventetider overproduksjon av f.eks notater og fremlegg uhensiktsmessig arbeidsdeling gevinstpotensiale og vurdering av gjennomførings- kompleksitet Kriterier for foreløpig prioritering: Kvalitative og kvantitative prioriteringer må sees i sammenheng Høy score på både foretatt kvalitativ og kvantitativ kartlegging. I tillegg igangsetter noen områder der vi mener vi kan gjøre betydningsfulle forbedringer med små og enkle midler raskt Bruk av IS-systemer skilles ikke ut som egen verdistrøm, men kartlegges ifm hver enkelt verdistrøm * Ift IS-systemer: Når vi kartlegger de prioriterte verdistrømmene i detalj vil vi synliggjøre bruken av IS-systemer; både hvilke systemer som brukes og hvor lang tid som brukes i ulike systemer. I tillegg vil vi markere hvilke utfordringer som skyldes mangler i IS-systemer og hvilke forbedringsforslag som innebærer systemutvikling. Hvordan data flyter i en verdistrøm (arbeidsprosess) vil også analyseres: et eksempel er f.eks data som registreres på flere steder fordi ulike systemer eller deler av et system ikke kommuniserer. I denne forbindelse vild et også være viktig å gjøre noen undersøkelser og vurderinger ift til hvilke mangler som skyldes systemet selv , og hvilke som skyldes mangler ift brukerkompetanse. *ift kvalitativ kartlegging: verdistrømmene er ikke kartlagt i detalj med involvering av alle medarbeidere. Dette kommer senere. Kartleggingen er gjort på et nivå, og med et representativt utvalg ansatte, med den hensikt å gi grunnlag for prioritering.

Prioritering: Verdistrømmer iht Prioritering: Verdistrømmer iht. effekt (bruker/ressurs) og krevende gjennomføring Faglig-sosial oppfølging Eksterne relasjoner Lav Forvaltning Kvalitets-sikring Forvalte emner Rapportere Rekruttering Dok kvalifikasjon Håndtere praksis Krevende i gjennomføring Saksbeh som oppfølging Regelverk Forvalte program Student-mobilitet Styre ressurser Info på web Eksamen Muntlig info Admin undervisning Høy Opptak NOM Lokalopptak Lav Høy Effekt

Sammenligning av prioriteringer Verdistrøm Kvalitativ prioritering (seminar] Vurdering gevinster og gjennom-føring Kvantitativ prioritering – minst 2 nivåer med høyt volum Kvantitativ prioritering - Fak Kvantitativ prioritering - inst Kommentar planlegge/gjennomføre eksamen X 3 2 Studentmobilitet (inkl godkjenning/innpassing) 4 Lokalopptak 0,1 (lokal opptak) 3,88 (lokal opptak) Informere (gjennomgående) Kvalitetssikre Forvaltning Muntlig studieinformasjon/-veiledning 1 Administrere undervisning Håndtere praksis Saksbehandling som studentoppfølging Styre ressurser

Rangering av verdistrømmer - kriterier Vente litt med de prioriterte verdistrømmene som har tung involvering av vitenskapelig ansatte Prøve å se flere (to) verdistrømmer i sammenheng Studentmobilitet og lokalopptak har noe sammenfall i kompetanse Ta hensyn til arbeidsbelastning (årshjul på feltet) ift tidspunkt/rekkefølge

Anbefaling fra IHR-studier Verdistrømmer som skal prioriteres i rangert rekkefølge: Lokalopptak (Foreløpige mål = senke frustrasjonsnivået, Skille på saksflyt i tunge og enkle saker, sikre riktig kompetanse på de tunge sakene) Studentmobilitet (inkl godkjenning/innpassing) (Gjøre større, mer gjennomgripende forbedringer for å: korte ned svartid, skille på saksflyt i tunge og enkle saker, se på hensiktsmessig arbeidsdeling mellom ulike nivåer) Planlegge/gjennomføre eksamen (Foreløpige mål = hensiktmessig arbeidsdeling mellom nivåer, identifisere saker som krever lokal kompetanse ift spesialisering/standardisering, Foreta avveining mellom bruk av admin. ressurser og riktig servicenivå) Administrere undervisning (Foreløpige mål = foreta avveining mellom bruk av admin. ressurser og riktig servicenivå, identifisere potensial i tilgjengelige IS-systemer, forenkling og standardisering av aktiviteter – eks pensumbestilling, flerfaglighet) Anbefaler ikke å prioritere muntlig studieinformasjon/-veiledning nå pga viktig for brukergruppen, området holder høy kvalitet, allerede igangsatte tiltak og det foretas jevnlig kvalitetsvurdering/-forbedring.

Quick-wins: Mindre prosesser/forbedringer vi igangsetter: (i form av kort gjennomføringstid, enkle grep med god effekt): Små, enkle grep innen godkjennings- og innpassingsprosesser (Tilrettelegge for arbeidsstuer, samarbeid på tvers. Mål = korte ned ventetid for studenter, dele kompetanse på tvers av enheter) Studiekvalitetsrapporten (Mål i første omgang: forenkle prosessen, redusere gjennomløpstiden, fokusere på det som gir relevant styringsinformasjon) Planlagte mindre tiltak: SFB-opptak (mål: forenkling, bruke mindre admin. ressurser), Rombooking utenom FinnRom (mål: redusere feil, hensiktsmessig arbeidsdeling), Etter- og videreutdanning (Mål: kartlegge ressursbruk i ulike org. modeller) I tillegg synliggjøre pågående utviklings- og forbedringsprosesser, spesielt innen muntlig og skriftlig studieinformasjon I tillegg: Identifisere noen utvalgte tiltak som vil gi mer direkte effekt for studenter og vitenskapelig ansatte. Dette vil gjøres i tett dialog med disse brukergruppene.