Elektronisk saksbehandlingsprosjekt ved Universitetet i Bergen Stabsmøte

Administrative IT-løsninger ved UiB Økonomisystemet Oracle Financials med tilleggsmoduler –prosjektmodulen –anleggsmodulen –elektronisk fakturabehandling (Basware) –innkjøpsløsning (IBX-eHandel) System for elektronisk saksbehandling Lønns- og personalsystem

Eksterne krav til elektronisk saksbehandling Krav i bevilgningsbrev fra UFD om økt bruk av elektronisk saksbehandling Målfestet i eNorge 2009: Tiltak ”Papirløs forvaltning” med frist Henger også sammen med bruk av e-signatur i offentlig forvaltning

Hva er elektronisk saksbehandling? Vil i hovedsak si at all dokumentbehandling skjer elektronisk, fra mottak av (eksternt) brev til ferdigbehandlet sak Dokumenter skannes inn ved institusjonens postmottak (ett eller flere) og sendes så elektronisk til fordeling Postmottak og skanning Journal- føring For- deling Saks- behandling Godkjenning Ekspedering arkivering Elektronisk saksbehandling og arkiv henger sammen Journalføringen knyttes tettere opp til selve saksbehandlingen

FS OF SLP Filtjenere Arkivmedarb. Leder Saksbehandler Postmottak Registrering Fordeling Fagsystemer Sekretær Skanning Postutsendelse Innkurv leder Videre fordeling Godkjenning Ekspedering Saksbehandler Internett Intranett Arkivering Elektronisk saksbehandling Inst.leder Saksbehandler Mottak elektroniske dokumenter Elektronisk utsendelse ESB dokumentlager Saksbehandling Dokument- produksjon Vit. tilsatt på reiseSaksbehandler hjemmefra Medlem bedømmelseskomitè Eksterne brukere

Offentlige regler og rutiner Elektronisk saksbehandling og arkiv i offentlig sektor styres av to kravspesifikasjoner: –NOARK-4 standarden –Statens generelle kravspesifikasjon for elektronisk saksbehandling I tillegg må en rekke lover og forskrifter følges, de mest sentrale er: –Lov og forskrift om offentlige arkiv –Offentlighetsloven –Forvaltningsloven –Personopplysningsloven –Lov om elektronisk signatur Dette gir oss begrensninger på valg av system

Prosjektorganisering og -formål Forprosjekt startet opp 1. april 2005 Formål: - Kartlegge nå-situasjonen ved UiB - Se på mulige gevinster - Kartlegge situasjonen i sektoren ellers - Kartlegge mulige leverandører av et e-sakssystem Styresak 15. september 2005 Oppstart hovedprosjekt ultimo september 2005 Prosjektet organiseres med en prosjektgruppe og en styringsgruppe. Formål: Innføre elektronisk saksbehandling ved UiB

Elektronisk saksbehandlingssystem ved UiB E-sak og arkiv SEBRA Lønn- og personal FS OF m/ tilleggs- moduler BORA

Anvendelsesområde Elektronisk saksbehandling skal brukes i all administrativ saksbehandling ved UiB Alle ansatte med administrative funksjoner skal bruke systemet

Hva vil elektronisk saksbehandling bety for UiB? Strømlinjeforming av organisasjonen Felles rutiner for fordeling av post, journalføring og saksbehandling Felles maler Endrete kompetansekrav –arkivpersonale –kontorpersonale –saksbehandlere –ledere

Krav til organisasjonen Felles rutiner for saksbehandling og journalføring Grundig opplæring i nytt IT-system Høy kompetanse på tekstbehandling, regneark og e-post hos saksbehandlere Brukerstøtte knyttet til arkiv- og journalføring Fokus på gjeldende lover og regler for saksbehandling

Ny struktur for arkivfunksjonen Post kan mottas og skannes ”hvor som helst” Ikke hensiktsmessig å opprette postmottak og skannesentre ved hvert institutt opprettelse av dokumentsentre på fakultetsnivå og i sentraladministrasjonen: vil være mottakssentre for post til underliggende enheter Ett felles arkiv som gjenspeiler organisasjonsstrukturen

Mulige gevinster Felles rutiner for gjennomføring av arkivtjenester og saksbehandling: Sporbarhet, kvalitet, effektivitet øker Sikrer journalføring av alle institusjonsrelaterte saker, brev og e-post: flere dokumenter blir journalført, e-post blir overflødig for utveksling av saksdokumenter internt Fullført saksbehandling: dokumentdeling, sporbarhet, gjenfinning og mulighet for innsyn bedres Kvalitetssystem: store saksfelt holdes samlet og kan enkelt gjenfinnes og være tilgjengelige for alle Gjenfinning: alle dokumenter i systemet er søkbare Avlevering/ordning av arkiver: elektronisk avlevering til Statsarkivet. Mindre plassbehov til papirarkiv.

Suksessfaktorer Klart prosjektomfang Forankring og eierskap Ledelsesfokus Informasjon og opplæring Ressurstilgang Endringsevne og -vilje

Videre fremdrift MilepælStatus / planlagt oppstart Anskaffe elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem i hht NOARK-4 Ber i disse dager om tilbud fra Uninett FAS som har en rammeavtale for sektoren Første informasjon til enheteneDesember 2005 / Januar 2006 Generell saksbehandleropplæringJanuar / februar 2006 InnføringsprosjektOppstart medio februar 2006 Opplæring av arkivmedarbeidere og superbrukere April / mai 2006 Overgang til nytt arkivsystemAugust / september 2006 Start piloter elektronisk saksbehandling Høsten 2006

Informasjon til fakulteter og enheter Hva skjer i nærmeste fremtid: Fakultetsvise møter med medarbeidere ved institutter og sekretariatene i uke Presentasjon til bruk for fakultetene på aktuelle interne møter Brev der vi ber om å få oppnevnt superbrukere Tilbud om generell opplæring