Basware Purchase Management UiBs elektroniske bestillingssystem

Hva er Basware PM? Basware PM er UiBs verktøy for å registrere og forhåndsgodkjenne alle bestillinger i henhold til statens økonomireglement Ved hjelp av et unikt ordrenummer, et såkalt ”PM-nummer”, får vi en entydig kobling mellom faktura og bestilling

Hvilke oppgaver håndteres i bestillingssystemet? Man oppretter bestillinger enten ved å plukke produkter fra en katalog / ekstern katalog eller ved å selv definere hva man skal ha Man angir hvem som skal betale det som bestilles (kontering) Man sender bestillingen til godkjenning og deretter videre til leverandør Når varene / tjenestene man har bestilt er mottatt registreres dette i systemet

Fakturabehandling i forbindelse med BaswarePM Fakturaer merket med PM-nummer blir automatisk knyttet opp mot tilhørende bestilling i BaswarePM. Dersom man har registrert at den bestilte varen eller tjenesten er mottatt, og bruttobeløp på faktura stemmer overens med bruttobeløp i bestilling, vil fakturaen legges automatisk til betaling ved forfall. Fakturaen finnes da ikke i bestillers arkiv i BaswareIP (fakturabehandligssystem). Ved mismatch mellom fakturabeløp og bestillingsbeløp, eller ved manglende registrering av vare- / tjenestemottak, vil fakturaen sendes ut på sirkulasjon til bestiller i BaswareIP (fakturabehandligssystem).

Velkomstsiden Man logger seg inn i BaswarePM via Feide: https://ehandel.pm.posten.no/pmclient_uib

Introduksjon Navn på bruker Navn på fakultet / avdeling (i dette tilfellet ”Testgruppe”) Menylinjer Ventende oppgaver

Bytte organisasjon / fakultet / avdeling For å bytte org / avd / fak trykker man på avdelingsnavnet (i dette tilfellet ”Testgruppe”). Dialogboksen som åpnes viser de avd / org man har tilgang til. (De fleste bestillere har kun tilgang til én avd / fak / org)

Ny anmodning Bestillinger opprettes ved å velge ”Ny anmodning” Bestillinger kan opprettes ved å plukke produkter fra en katalog, en mal med katalogprodukt, en ekstern katalog, eller som fritekst. Se egne manualer for oppretting av bestillinger. Se menypunktet ”Ehandel” under http://innkjop.uib.no

Mine oppgaver ”Mine oppgaver” viser ventende arbeidsoppgaver i BaswarePM. Det samme gjør de 5 gule boksene på velkomstsiden.

Mine anmodninger - arkiv ”Mine anmodninger” er ditt arkiv. Her kan alle bestillinger du har opprettet, kontrollert / godkjent eller mottatt en kopi av søkes frem.

Mine anmodninger - arkiv Ved å søke på ”Alle mine anmodninger” vil alle bestillinger som du selv har opprettet listes opp. (Feltet ”Startdato” må settes langt nok tilbake i tid dersom du vil søke frem de eldste bestillingene.) Ved å søke på ”Anmodninger med mine handlinger” vil bestillinger som du ikke har laget selv, men som du har hatt en rolle i listes opp (kontroll, godkjenning, kopi).

Innkjøpsverktøy ”Innkjøpsverktøy” kan benyttes til å søke frem bestillinger, enten ved hjelp av søkekriterier eller ved å legge et bestemt bestillingsnummer inn i feltet ”Gå til bestillingsnummer”.

Rapporter Man kan ta ut rapporter av alle bestillinger i BaswarePM og eksportere søkeresultatet ut i en CSV-fil. Søkekriterier kan lagres i en mal som vil legge seg inn under ”Lagrede rapporter”.

Brukerinnstillinger På samme måte som i BaswareIP (fakturabehandlingssystem) kan man selv definere hvem som skal være stedfortreder ved lengre fravær / ferie. Dersom du er godkjenner må den personen som skal være din stedfortreder ha samme rettigheter (anvisningsmyndighet) som deg.

Brukerinnstillinger Når stedfortreder er definert og aktivert vil alle bestillinger som sendes til deg videresendes direkte til din stedfortreder. NB! Husk å hake av ”Aktivert” etter at du har valgt stedfortreder og tidsrom.

Hjelp ”Kontakt administrator” viser en e-postadresse som kan benyttes for henvendelser til administrator. ”Hjelp” fører deg til Basware sin egen brukermanual. ”Innkjøpsrutiner” viser diverse informasjon relatert til BaswarePM.

Brukermanualer Viser til egne maler for følgende prosesser: Oppretting av bestillinger Kontrollere bestillinger Godkjenne bestillinger Registrere at bestilte varer / tjenester er mottatt Alle manualer skal være tilgjengelig under menypunktet ”E-handel” på ”Innkjøpsportalen”: http://innkjop.uib.no