Bestiller kurs BtB-prosessen Signe Marie Bjordal Birgit Lande Kjetil Skog

Agenda for bestillerkurs (1 dag) 0900 – 0930 Bedret okonomiforvaltning ved UiB 0930 – 1100 Rammebetingelser – Eksterne og interne 1100 – 1130 Etikk 1130 – 1200 Lunsj 1200 – 1330 Bestillerens verktøykasse 1345 – 1500 Regnskap

Dette kan dere om innkjøp når dere går hjem Kjenner ansvaret til en bestiller Dere har lært hvorfor innkjøp er viktig for UiB Dere har lært hvorfor bestilleren er viktig for økonomistyringen Har nødvendig kunnskap om aktuelle lover og regler Kjenner UiBs retningslinjer Dere har lært at alle bestillinger skal være skriftlige og godkjent før de sendes til leverandøren Dere har lært at alle bestillinger gjøres i bestillingssystemet Dere har lært om rammeavtaler og at disse er obligatoriske Dere vet hvor dere finner nødvendig informasjon

Hva er innkjøp? Driftsinntekter på 3,5 milliarder kr Alt som ikke er lønn er innkjøp 61 000 faktura pr år Anskaffelser/påvirkbare kostnader 700 mill NOK Ca 1 milliard om vi tar med UniReaserch Anskaffelses- kategorier Sum pr kategori IKT 88 165 543 AKAD 112 687 573 ADM 229 032 015 FDV 272 930 539 TOT 702 930 539

Bestillerrollen – UiB sine innkjøpere Økonomiavdelingen har jobbet med ny struktur for å sikre bedre og ryddigere prosesser Rammabetingelsene har endret seg Flytte fokus fra faktura til bestilling Følge norsk lov Se rollebeskrivelser på innkjøpsportalen Se prosessbeskrivelser innkjøpsportalen

hele verdikjeden i innkjøp - fra behov til betaling… Konkurranse- gjennomføring Ordre- håndtering Faktura- håndtering I hvilken del av prosessen er det størst fokus i organisasjonen i dag? I hvilken del av prosessen er det størst potensiale for forbedring av resultatet?

Anskaffelser – Lover og regelverk Basis: Lov og Forskrift om Offentlige Anskaffelser Økonomireglementet UiB – Styrevedtak av juni 2007: Målsettinger for anskaffelser Policy for anskaffelser Etiske retningslinjer Grunnleggende regler: Alle bestillinger skal foretas i bestillingssystemet Alle anskaffelser > 100.000 NOK ex mva: SKAL skje gjennom anbudsprosess v/Ikontor for innkjøp Eneste unntak fra disse reglene: Dekket av gyldig rammeavtale Kjøp av FoU-tjenester under visse betingelser - sjekkes med Bestiller og unntaket dokumenteres ved anbudsprotokoll Styrevedtaket den 12.10.06 slo også fast at NTNU skal ta i bruk den nye BtB-prosessen, og at ALLE avtaler som vil medføre en inngående faktura SKAL registreres i bestillingssystemet. Dette gjelder både vare- og tjenestekjøp – uten unntak! Alle rammeavtaler for NTNU, som går over 100.000, skal inngås av Innkjøpsseksjonen. FOU-unntaket for tjenestekjøp kan være aktuelt i en del tilfeller. Reglene er såpass spesifikke at dette inntil videre skal avgjøres av Innkjøpsseksjonen. Hvis et slikt unntak blir benyttet, skal det dokumenteres i en anbudsprotokoll.

Lover, forskrifter og rutiner Lov om offentlige anskaffelser Lov og instruks om Riksrevisjonen Lov om statens tjenestemenn Offentleglova Spesifikke områdelover ( Lov om universiteter og høyskoler) Andre generelle lover Forskrifter/ reglement Forskrift om offentlige anskaffelser (Dep) Reglement for økonomistyring i staten - (Regjeringen) Bestemmelser om økonomistyring i staten - (Fin.dep) Instrukser fra departementene (f.eks: Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universiteter og høyskoler (KD) Regler og retningslinjer ved UiB Regler/retningslinjer ved institusjonene Policy for innkjøp (Styret) Hovedregler for økonomiforvaltningen ved UiB (Styret) Retningslinjer for innkjøpsarbeidet (Adm)

Lov og forskrift om offentlige anskaffelser LOA § 1 Formål …Loven og tilhørende forskrift skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på foretningsmessighet og likebehandling….. § 6 Livssykluskostnader, universell utforming og miljø § 7 Søksmål § 7 b Overtredelsesgebyr § 10 Erstatning

Lov og forskrift om offentlige anskaffelser FOA Forskriften er delt i 3 deler. Anvendelsesområdet styres av terskelverdier § 1-1 Formål …Forskriften skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på foretningsmessighet og likebehandling….. § 2-2 Terskelverdier (se prosesstøtte) § 3-1 Grunnleggende krav for alle anskaffelser Konkurranse – likebehandling – etterprøvbart (skriftlig dok) – god anbuds og foretningsskikk § 3-11 Bruk av kontraktsstandarder og spesielle kontraktsvilkår § 4-2 Prosedyrer (prosesstøtte)

Statens økonomireglement 5.3.8 Store anskaffelser Enkelte anskaffelser er store både ved de samlede utgiftene og den tiden det tar fra bestilling til ferdig leveranse (prosjekter), slik at det kreves egne rutiner og metoder for å sikre kontroll med fremdrift, kvalitet og utgifter. Ved store anskaffelser der kostnadene påløper over tid, skal det utarbeides et eget regnskap (prosjektregnskap). Det skal jevnlig utarbeides oppstillinger som viser forventede resterende utgifter til ferdigstillelse mot budsjett og bevilgning. Ved store anskaffelser eller omfattende spesialproduksjoner med lang tilvirkningstid, skal det være en fortløpende kvalitetssikring av delleveransene eller enkeltelementene for å sikre at det endelige produktet har tilfredsstillende kvalitet. Kvalitetssikringen må tilpasses risikoen forbundet med leveransen eller spesialproduksjonen. Det skal foretas en ekstern kvalitetssikring av kostnadsoverslag og styringsopplegg for alle statlige investeringer over 500 mill. kroner i samlet kostnadsoverslag før prosjektene fremmes for Stortinget. Finansdepartementet har inngått rammeavtale med leverandører av slike tjenester som er obligatorisk å benytte. Det er ansvarlig fagdepartement og Finansdepartementet som i fellesskap foretar avrop på rammeavtalen.

BtB – Fra bestilling til betaling Reglement og bestemmelser for økonomistyring i staten Budsjettdisponering og bestilling Bestilling av varer og tjenester skal bekreftes av tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før bestilling gjennomføres, skal den som har budsjettdisponeringsmyndighet: a) påse at det er hjemmel for anskaffelsen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler b) påse at det er budsjettmessig dekning for anskaffelsen c) påse at anskaffelsen er økonomisk forsvarlig

BtB Reglement og bestemmelser for økonomistyring i staten Det skal dokumenteres hvem som har utøvet budsjettdisponeringsmyndighet for en transaksjon Varemottak Virksomheten skal ha rutiner for kontroll av at mottatte varer er i henhold til bestilling Fakturabehandling Virksomheten skal ha rutiner som sikrer oversikt over og enhetlig behandling av fakturaer

BtB Styrevedtak av 2007 – alle bestillinger skal rutes gjennom UiBs elektroniske bestillingssystem Sikrer dokumentasjon på forhåndsgodkjente bestillinger i henhold til ”Reglement for økonomistyring i staten” Sikrer bedre økonomistyring for UiBs ledere. Sikrer gode rutiner mht avrop på rammeavtaler Sikrer at kun UiB-bestillere oppretter bestillinger på vegne av UiB. Entydig merking av faktura – korrekt fakturaadresse

Regler og retningslinjer ved UiB Policy for anskaffelsesområdet ved Universitetet i Bergen for perioden 2007 – 2010 (se innkjøpsportal)

Regler og retningslinjer ved UiB Rammeavtaler: For kjøp av varer og tjenester hvor det er etablert rammeavtaler, er bruk av rammeavtalene obligatorisk Innkjop.uib.no ● Anskaffelser med samlet verdi mellom NOK 100.000 - 500 000 (ekskl. mva) hvor det ikke foreligger rammeavtaler. - Anskaffelsen skal gjennomføres i samarbeid med Kontor for innkjøp. - Det kan benyttes forenklede prosedyrer. Valg av prosedyre avklares sammen med KFI. - Det stilles krav til reell konkurranse og dokumentasjon.

Regler og retningslinjer ved UiB ● Anskaffelse med samlet verdi mellom NOK 500.000 - 1 600 000 (40 500 000) (ekskl. mva) hvor det ikke foreligger rammeavtaler. - Krever offentlig nasjonal kunngjøring som ivaretas av KFI. - Fagmiljøet spesifiserer kravspesifikasjon til funksjonalitet og ytelse som må være nøytral i forhold til spesifikt produkt- og leverandørvalg. - KFI innarbeider denne i tilbudsgrunnlaget og foreslår anskaffelsesprosedyre. - Evaluering blant tilbyderne skjer i et samarbeid mellom fagmiljøet og KFI. - Kontrakt signeres av ansatt med budsjettdisponeringsfullmakt, samt representant fra KFI. ● Anskaffelse over NOK 1 600 000 (40 500 000) (ekskl. mva) (hvor det ikke foreligger rammeavtaler) - Krever kunngjøring i EU/EØS-området som utføres av KFI. - Kontrakt signeres av ansatt med budsjettdisponeringsfullmakt og UiBs innkjøpssjef. - For øvrig som under foregående prosedyre

Organisering – anskaffelser Sentralt: Kontor for innkjøp Anbudsprosesser Rammeavtaler Rådgiving BtB-tjenester Prosessleder for BtB (Bestilling-til-Betaling) Bestillernettverk Felles fakturamottak Lokalt: Bestillere Lokal innkjøper Forespørsler/rådgiving Bestillinger Registrering av varemottak / attestasjon Behandling av inngående faktura

Bestillingsprosess Alle bestillinger skal registreres gjennom bestillingssystemet Gjelder både vare- og tjenestekjøp!! Bestillere - ca. 250 totalt Forespørsler/rådgiving Bestillinger Registrering av varemottak/attestasjon Behandling av inngående faktura BDM-godkjenning av forpliktelser - i forkant Kun Bestillere har attestasjons-fullmakt Alle bestillinger skal registreres gjennom innkjøpssystemet dette blir den eneste måten for å bokføre inngående faktura bestillingene blir kontert og godkjent i før den sendes ut Redusere antall bestillere til ca. 80 totalt ved NTNU Bestillerne gis generell bestillingsfullmakt på inntil 5.000kr. ved behov kan denne fullmakten reduseres til 0,- Alle andre skal rekvirere kjøp til bestiller e-post, telefon, muntlig, gjennom innkjøpssystemet, papirrekvisisjon Attestasjon skjer ved registrering av varemottak i systemet kun Bestillerne som har tilgang til registrering av varemottaket Faktura vil bli automatisk matchet mot godkjent varemottak evt. avvik behandles i fakturasystemet Forenkle rutiner for kjøp og fakturering fra SIT Bestiller-rollen vil få ansvar for regnskapsrapportering for inngående faktura

Anskaffelser - lederansvar Krav til ledere - oppsummert: Sørge for at retningslinjene blir kommunisert i sine enheter Legge til rette for bruk av Bestillere ved alle anskaffelser Rapportere avvik Følge opp avvik fra rutinene Være positive endringsagenter !! rutinene har ennå ikke ”satt seg”...

Revisjon - kontrollrutiner Internrevisjon Avdekket flere brudd på Lov om offentlige anskaffelser Riksrevisjonen Ber om tilbakemelding på hvilke tiltak som blir satt i gang for å unngå slike brudd Avventer endelig reaksjon fra RR Riksrevisjonen og Kunnskapsdepartementet vil for 2009 følge opp effekten av våre tiltak nøye Internkontroll: - Måleindikatorer – direktørrapport – avviksrapport Kontroll av alle faktura over gjeldende terskelverdier Sjekkes mot regelverksbrudd Sjekkes mot brudd på anskaffelsesrutinene Se R 17

Hvorfor følge rutinene? Unngå negativt omdømme ”Ulovlige direkteanskaffelser” Anmerkning / Ikke godkjent regnskap fra Riksrevisjonen Beskyldninger om korrupsjon Betydelige økonomiske konsekvenser Oppnå positive effekter, som: Frigitte midler gjennom forbedrede avtaler Bedre kontroll og oversikt over forpliktelser Raskere oppdatering av regnskaper Redusert ressursbruk – frigitt til primærvirksomheten Økt profesjonalitet på anskaffelsesområdet

Etikk 25

Etiske retningslinjer - innkjøp ved UiB (1) Tjenestemannsloven sier: § 20. Forbud mot gaver i tjenesten m.v. Ingen embets- eller tjenestemann må for seg eller andre motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller av giveren er ment, å påvirke hans tjenestelige handlinger, eller som det ved reglement er forbudt å motta. Overtredelse kan medføre ordensstraff eller avskjed. Dette betyr: Bruk av stilling Tilsatte skal ikke bruke sin stilling til personlig gevinst, men ved sine handlemåter opprettholde og heve respekten for sin stilling og dermed gi et godt inntrykk av UiB. Inhabilitet UiBs ansatte skal ikke søke å oppnå fordeler for seg selv eller nærstående personer som gjør at det kan stilles spørsmål ved deres integritet. UiBs ansatte skal heller ikke i en forberedende fase beskrive et anskaffelsesbehov som kan bli oppfattet av andre som en interessekonflikt. Det gjelder både for direkte personlig interesser, eller interesser for nærstående personer. Hvis innkjøp planlegges gjort fra firma hvor innkjøper kjenner til at UiB-ansatte har interesser, skal innkjøpet begrunnes skriftlig og godkjennes av nærmeste overordnede. Hvis personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak som en har faglig ansvar for, eller at andre med rimelig grunn kan anse dette som sannsynlig, skal saken fremlegges for nærmeste leder for å få avgjort spørsmålet om inhabilitet. 26

Etiske retningslinjer - innkjøp ved UiB (2) § 1. Hovedregler for mottak av gaver og andre fordeler Ansatte ved UiB må ikke motta gaver og andre fordeler, verken for seg selv eller andre, som er egnet til, eller som av giveren er ment å påvirke deres tjenestelige handlinger, eller som ellers strider mot lov, forskrifter, etiske retningslinjer eller andre regler som gjelder for ansatte ved UiB. Med gaver og andre fordeler menes for eksempel varer, tjenester, provisjon, billetter til arrangementer, reiser, hotellopphold, bevertning eller utgiftsdekning. Penger eller verdier som kan sidestilles med penger, som for eksempel lån og rabatter mv, må aldri mottas. Det må vises særskilt aktsomhet ved gaver og andre fordeler som tilbys i tilknytning til forhandlinger, inngåelse eller gjennomføring av avtaler mv. Dersom noen mottar tilbud som kan oppfattes som utilbørlig påvirkning eller forsøk på dette, skal tilbudet avvises og meldes fra om til nærmeste overordnede. 27

Etiske retningslinjer - innkjøp ved UiB (3) § 2. Handlingsregler for mottakere av gaver og andre fordeler Ansatte ved UiB har anledning til å ta imot gaver eller andre fordeler som har en verdi inntil kr 300, dersom det ikke strider mot hovedreglene i § 1. Dersom noen har mottatt gave eller fordel med verdi over kr 300, skal mottakeren forelegge gaven for sin nærmeste overordnende. Slik fremleggelse skal også skje ved tvil om størrelsen av gavens eller fordelens verdi. § 3. Overordnede leders behandling av fremlagte gaver og andre fordeler Den overordnede leder kan tillate at gaver og andre fordeler som har en verdi inntil kr 1.000, kan beholdes av mottakeren dersom dette må anses ubetenkelig i forhold til tjenestemannens utførelse av arbeidet, eller ikke vil kunne skade UiBs interesser. I andre tilfeller skal gaven returneres til giver med henvisning til UiBs regelverk på dette området. Gaver som er mottatt i forbindelse med representasjon for UiB, skal overlates til Universitetsdirektøren, dersom verdien er over kr 3.000. Ellers kan gaven beholdes ved avdelingen til den som har representert UiB og mottatt gaven. Dersom en tilbudt eller mottatt gave eller fordel strider mot hovedreglene i § 1, skal det gis melding til Universitetsdirektøren. Det mottatte skal returneres til giveren, med henvisning til UiBs regelverk på dette området. 28

Etiske retningslinjer - innkjøp ved UiB (4) § 4. Invitasjoner til middager, sosiale arrangementer mv Forretningsmessig omgang i form av middager, sosiale arrangementer mv betalt av leverandører eller andre samarbeidspartnere kan skje i begrenset omfang og må i hyppighet, grad og verdi stå i rimelig forhold til det tjenestelige behov. Slik forretningsmessig omgang må i alle tilfeller ikke være egnet til å påvirke beslutningsprosesser eller skade UiBs interesser. Invitasjoner til slike sosiale arrangementer skal forelegges nærmeste overordnede, som avgjør om deltakelse kan tillates. § 5. Reiser mv i tjenesten Når leverandører eller andre samarbeidspartnere tilbyr reiser for besøk i bedrifter, kurs, konferanser og lignende, skal UiB som hovedregel selv dekke utgiftene til reise, opphold og diett. Skal den ansatte i forbindelse med reisen yte faglig bidrag eller lignende, kan dekning av reiseutgifter mv, skje i henhold til de kutymer som gjelder på området. Reiser skal alltid godkjennes av overordnet leder. 29

Etiske retningslinjer - innkjøp ved UiB (5) § 6. Privat bruk av rammeavtaler Rammeavtaler inngått med UiBs leverandører om levering av varer og tjenester, skal ikke anvendes til privat bruk av UiBs ansatte for seg selv eller sine nærstående, med mindre rammeavtalen uttrykkelig inneholder generelle rabattordninger mv for alle ansatte ved UiB. § 7. Tilbud om gaver og andre fordeler fra UiB Ansatte ved UiB skal ikke gi eller tilby gaver eller andre fordeler som er egnet til, eller ment å påvirke mottakerens tjenestelige eller forretningsmessige handlinger mv. § 8. Overtredelse av reglene Overtredelse av reglene kan medføre tjenestelige reaksjoner som ordensstraff eller avskjed, og kan danne grunnlag for straffeforfølgning. 30

Etiske utfordringer som Bestiller? Eksempler ? Gaver Reiser / messebesøk Bespisning Fotballkamp…… Informasjon om andre tilbydere andre tilbud for å ”presse pris”…. ”overdrive” hva andre har tilbudt videreformidle ideer, produktideer etc. 31

Verktøy for bestillere Innkjøpsportalen – http://innkjop.uib.no Informasjonsportal for innkjøp – håndboken for alle bestillere Nyheter Rammeavtaler Kontraktsbase Prosesstøtte Leverandøroversikter Policy og rutinebeskrivelser

Behov/konkurranse/oppfølging Systemstøtte ved UiB Behov/konkurranse/oppfølging KGV og tilsvarende Kontrakts- systemer Innkjøpsbehov Konkurranse- grunnlag Kunn- gjøring Doffin Publisering konkurranse- grunnlag Innsending og mottak av tilbud Evaluering og tildeling Kontrakt klar for bestilling Opp- følging Søk i katalog/ Fritekst Godkjent bestilling Meldings- utveksling Vare- mottak og kontroll Faktura- mottak Faktura- god- kjenning Integrasjon med økonomi- system BtB-prosessen Bestillings- system Fakturasystem

Systemoversikt BtB: Basware Papirfaktura Fakturasystem IP: E-faktura Papirfaktura Basware Bestillingssystem PM Varesøk Bestilling Varemottak Fakturasystem IP: Automatisk matching Avviksbehandling Faktura-arkiv Økonomisystem Oracle OF Leverandørreskontro Hovedbok Rapportering

BtB - suksess eller fiasko? Vi er fortsatt langt fra målet Stor variasjon mellom avdelingene i bruk – lederfokus TTT

Hvorfor nådde vi ikke målet i 2009? Prosjektet skiller seg klart fra for eksempel ”Fakturaprosjektet” Den enkelte bruker tvinges til å benytte systemet – finnes ingen alternativer For bestillinger finnes mange alternativer – alternativene oppleves ofte som mer behagelig Det hadde ingen konsekvenser dersom du ikke fulgte styrevedtaket Hvor lenge varer lederforankring etter styrevedtak?

På rett vei? 250 bestillere Fakturamatch – ca 50 % Totalbeløp bestilt i PM pr mnd 250 bestillere Fakturamatch – ca 50 % 28 kataloger (5 eksternkataloger) Fritekst leverandører ca 200 Efaktura 5 % Andel faktura fra registrerte lev – 25 % Kjemikalier – 80% Eiendomsavdelingen – eget implementeringsprosjekt 2010 Ehandel 2009: Ca 50 mill 7400 bestillinger

Bestiller-rollen oppsummering Omfang: Bestiller – min 50% av stilling Fagbestiller – min 20% av stilling Forventninger: Bestiller som ”innkjøps-ekspert” Regelverk / rutiner Leverandørkunnskap / -oppfølging Profesjonalitet Bestiller som viktig støtte Yte service Bidra med kunnskap Oppdatert og korrekt regnskap Bestiller som ansikt utad mot leverandørene Bestiller som positiv pådriver