Velkommen til PL1

Hovedoversikt BIK 6500 Navn: BIK 6500 Prosjektledelse 1 (PL 1) 5 hele kursdager eller 36 kurstimer Eksamen: Prosjektoppgave Pensum: AGH: Andersen, Grude, Haug: Målrettet prosjektstyring SAJ: Jessen: Prosjektledelse trinn for trinn Studiepoeng: 6

BIK 6500 - Dagsplan Dag 1: Prosjektbegrepet, prosjektet skapes, mål og rammebetingelser Dag 2: Prosjektorganisering Dag 3: Prosjektplanlegging Dag 4: Prosjektgjennomføring og -styring Dag 5: Prosjektledelse og team Gjennomgående: Drøfting av prosjektoppgaven

BIK 6500 Dag 1 Prosjektbegrepet, prosjektet skapes, mål og rammebetingelser Prosjektbegrepet: Karakteristiske trekk ved et prosjekt Prosjektmodell Prosjekttyper Fallgruver i prosjektarbeidet Prosjektets mål og rammebetingelser Pensum: AGH 1-3,10; SAJ 1-4.2

Hva kjennetegner oppgaver som er egnet for prosjektmetodisk løsning?

Definisjon av prosjekt? Dersom en oppgave er definerbar, avgrenset (tid og kost) og unik kan vi velge å gjennomføre oppgaven som et prosjekt Vi bruker da en midlertidig organisasjon som samspiller internt og eksternt etter avtalte regler, og som bruker prosjektteknikker etter behov.

Prosjekt eller ikke prosjekt? ”Lars Sponheim velger sjikane av politiske motstandere som sitt politiske prosjekt.” Torbjørn Jagland ”Prosjektet skal leveres til Nils Øby innen 10. desember” Fra et internt BI-notat ”Regjeringen har avsatt 4.5 mill kr til et flerårig prosjekt som skal bli et utstillingsvindu for verdibevisstgjøringen i skolen” Kjell Magne Bondevik, 4.3.02 ”Likestillingsprosessen bør bli et felles prosjekt for både kvinner og menn” Fra en avis

ALLTID endring for noen Strategisk ledelse ALLTID endring for noen Ressurser EKSTERNE PROSJEKTER INTERNE PROSJEKTER Resultat Kunde Resultat Produksjon Omverdenen Produksjon Fra Wiik: Prosjektrettet produktutvikling

Hvorfor prosjekt?

4 områder for prosjektevne Oppgaven Forretningen Rollene Mennesket

4 områder for prosjektevne Oppgaven Oppgaveforståelsen Mål og leveranser Usikkerhet Planleggingsmetodikk Teknikker Forretningen Management by projects Hensikt/Effektmål Fremtidige virkninger Kunden Fundamentet Rollene Oppdragsgiver Oppdragstaker Organisering Ansvarsforhold Kontrakter Menneskene Individene Grupper og team Motivasjon Ledelse Kultur Se også AGH kap. 3.2

Prosjektets livssyklus Produksjon Plan Innsats Gjennomføring Avslutning Initiering Planlegging Tid Project Management Institute (PMI) PMIBOK

Prosjekttyper Hvordan klassifisere? Type? Størrelse? Kompleksitet? Har vi flest HVERDAGSPROSJEKTER? Og hva er det?

Prosjektlandskap 0% usikkerhet Grøftegraving Oppdagelses- ferd Vet HVA Kompetanse- utnytting Vet ikke HVA I tåkeheimen 100 % usikkerhet Vet ikke HVORDAN Vet HVORDAN Se også Jessen side 43

Generell prosjektmodell Oppdrags- spesifikasjon Oppdrags- spesifikasjon Prosjekt- beskrivelse Status- rapport Slutt- rapport Utredning Forberedelse Gjennomføring Avslutning BP0 BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 Kan vi? Hva? Oppstart Evaluering Bør vi? Hvem? Overlevering Når? Revisjon Alternativer! Læring ? Hvordan? ? ? M M M M M SPESIELLE arbeidsmodeller Leveranse (Hva) STYRENDE LEDENDE UTFØRENDE Se www.npm.as/prosjektmodell.htm www.npm.as

Valg av prosjekter Hva er vår ønskede fremtidige tilstand? Hvilke prosjekter kan bringe oss dit? Finne alternative prosjekter Velge og prioritere de riktige prosjektene NT ØT

Mål i prosjekter Prosjektet når ...og gjør at vi SITT MÅL oppfyller og gir en leveranse... ...og gjør at vi oppfyller effektmålene ...som noen tar i bruk.. Effektivisering? Kundefornøydhet? Markedsandel? Lønnsomhet? ……? Fra Wiik: Prosjektrettet produktutvikling

Prosjektets ”verdikjede” Aktiviteter Leveranser Resultater Effekter Prosjektet

Fra blaff til varig virkning Prosjektperioden Ikke så bra: Vi jobber intenst for å skape forbedring i prosjektperioden. Når prosjektperioden er slutt går situasjonen tilbake til det normale. Effekter Tid Bra: Vi jobber intenst for å levere resultater som vil gi varig forbedring. De største virkningene kommer ofte når leveransene tas i bruk av andre. Vi får en varig virkning. Prosjektperioden Effekter

Prosjektgruppas mål er å skape resultater som avtalt innenfor den bestemte tids- og kostnadsramme. Det kalles resultatmålet. Eksempel: Å ha ferdigstilt en metode for systematisk integrering av ikke-vestlige innvandrere senest 1.1.2011 og innenfor en kostnadsramme på 1 MNOK

Obengs tre endringslover People create change People constraint change Adding change to change creates chaos PSO-tankegangen kan bidra til mindre endringsproblemer

Hva er PSO-prosjekter? Fra rent spesialistprosjekt til rent prosessorientert prosjekt Ulike PSO-leveranser? pso Rent spesialistprosjekt Rent prosess- orientert prosjekt Se AGH side 13

Prosjekter ER ikke PSO-prosjekter, men de kan BLI PSO-prosjekter Da må prosjektplaner inkludere alle tre leveransetypene

”Fallgruver” i prosjektarbeidet Brister i fundamentet Fallgruver i planleggingen Fallgruver i oppfølgingen Fallgruver i organiseringen Fallgruver i det utførende arbeid AGH kapittel 3

Brister i fundamentet Utilstrekkelig forankring av prosjektet: liten sammenheng mellom virksomhetens planer og prosjektet prinsipper for samspillet mellom basis og prosjekt er ikke fastlagt  Svakheter i oppgavebeskrivelsen for prosjektet: upresise mål for prosjektet dårlig balansert ambisjonsnivå

Typiske fallgruver Prosjektets leveranser konkretiseres ikke nok – hva skjer? Prosjektmålene beskrives som hovedaktiviteter – hva skjer? Prosjektet avgrenses for dårlig – hva skjer? Vi identifiserer ikke eller tar ikke hensyn til kjerneinteressentene – hva skjer? Manglende involvering av prosjektmedlemmene i kartleggingen av prosjektet – hva skjer? Prosjektmålet formuleres ikke slik at det blir enkelt og forståelig – hva skjer?

7 regler for å lykkes med prosjektarbeid 1. Sørg for at prosjektet er strategisk forankret 2. Bruk et identisk, enkelt fasestyrt rammeverk for alle prosjekter og alle prosjekttyper 3. Sørg for god kompetanse i prosjektledelse og forståelse for arbeidsformen gjennom hele foretaket 4. Bryt ned vertikale skillelinjer ved å bruke tverrfunksjonelle grupper 5. Bruk ressurser som kan og vil fokusere på prosjektet 6. Legg svært stor vekt på planlegging og forberedelse 7. Sørg for formell prosjektavslutning og bruk den til å forbedre prosessen til neste gang. Robert Buttrick, The Project Workout, Pitman Publishing, 2003