Organisasjonsutvikling på USIT Prosjektet ”USIT 2.0” er i gang! Allmøte 17. mars 2011 Hallgerd Benan

Prosjektgruppa Hallgerd Benan, prosjektleder Christine F. Solbakken Gunnar S. Mikkelsen Jan Thorsen Royne S. Kreutz Konsulenter fra Agenda Kaupang: Ragnar Kleiven Anne May Risung

Prosjektgruppas rolle og ansvar Bringe prosjektet framover mot leveranse Intervjue, kjøre workshops, dokumentere, analysere, skrive – skrive Involvere og informere Fange opp synspunkter, forventninger og erfaringer fra dere underveis i prosjektet

Hva skal prosjektet levere? 1. Prosjektplan, milepælsplan og aktiviteter 2. Utarbeide forslag til målbilde ut fra tidligere rapporter og intervjuer 3. Utarbeide og prioritere kriterier som skal ligge til grunn 4. Utforme og analysere alternative modell(er) 5. Detaljert beskrive valgt modell 6. Lage forslag til endelig løsning og implementeringsplan

Hvordan skal vi få det til? Intervjuer med ledere Fokusgruppemøter med ansatte fra alle gruppene Workshops – Forum 2.0 som drøfter grundig veivalg i prosjektet Skrive ut forslag på bakgrunn av dette IT-direktøren er prosjekteier og tar siste beslutning for hvert steg

Eksempel fra fase 2 i prosjektplanen Intervju med ledere på USIT. Avklare de viktigste utfordringer USIT står overfor. Fokusgruppemøter med ansatterepresentanter i seksjonene for å analysere de sterke og svake sider ved organisasjonen, og identifisere de viktigste faktorene som skal kjennetegne ny modell. Workshop 1 i Forum 2.0. Workshopen tar utgangspunkt i en oppsummering av den forutgående analysen (jf. punkt a-b) og har som mål å drøfte målene for den nye organisasjonen. Dette gir føringer for utvikling videre. Prosjektgruppa sammenstiller innspillene i et kortfattet notat, som legges fram for direktøren og ledergruppa. Informasjon til alle ansatte via faste kanaler.

Usit 2.0 skal kjennetegnes av Klare mål Det skal ikke være tvil om hva og hvorfor Åpenhet Det foreligger ingen skjult agenda Involvering Alle skal få sagt sitt, og bli hørt Åpen dør! Til prosjektet, linjeledere og tillitsvalgte En klar fremdriftsplan Alle skal vite hva og når ting skjer

Kjennetegnes av medbestemmelse som følger statens regler Faste og hyppige møter med tillitsvalgte – fordi ”medbestemmelsesretten best utøves gjennom organisasjonens tillitsvalgte, og at den nyttes på en slik måte at arbeidstakerne blir trukket inn i utrednings- og beslutningsprosessen så tidlig som mulig” Statens personalhåndbok om medbestemmelse

Hvordan gir vi informasjon underveis? Faste nyhetsbrev til alle@usit Etter hvert en FAQ for samling av spørsmål https://www.usit.uio.no/it-dir/uio-it/usit-20/ Alle allmøter framover Seksjonssamlinger - seksjonslederes ansvar Gruppemøter – gruppelederes ansvar Snakk med prosjektgruppa

Forventninger til dere Vær aktiv, les informasjon, bidra med synspunkter! Bruk også gruppe- og seksjonsmøter til diskusjoner Bruk to-null-innspill@usit.uio.no (går til prosjektdeltakerne internt på USIT) Spør i stedet for å anta Gi oss positive tilbakemeldinger på hva prosjektet gjør bra, og fortell hva som mangler

Utfordringer og muligheter Får jeg ny sjef eller nye medarbeidere? Kan jeg få nye kolleger? Hvor skal jeg sitte? Nye arbeidsprosesser? Endrede oppgaver? Ny gruppestruktur? Ny ledelsesstruktur? Forsvinner seksjonene?

Faser i prosjektet Strategiske føringer Prosjektets arbeidsform og Strategi UiO - 2020 Strategiske føringer Strategi for IT-virksomheten ved UiO Lokal/sentral og Internt handlingsrom Valg av modell, detaljering og implementerings-plan Strategisk grunnlag og målbilde Prosjektoppstart og planlegging Kriterier for ny organisasjon Vurdere alternative modeller Prosjektgruppen etableres Intervju med sentrale ledere Workshop 2 forum 2.0 Workshop 3 forum2.0 Detaljert beskrivelse av modellvalg Etablere mandat , prosjektplan og fremdriftsplan Fokusintervjuer i seksjonene Prioritering av kriterier Anbefaling av valg av modell(er) Workshop 5 forum 2.0 Prosjektets arbeidsform og aktiviteter Booke møter og informere involverte parter Workshop 1 forum 2.0 Samlet forslag til kriterier som grunnlag for valg av modell Workshop 4 forum 2.0 Forslag til endelig løsning, implementeringsplan Kommunikasjonsplan og risikomatrise Notat sammenfattes - strategiske føringer Direktøren beslutter kriterier Direktøren beslutter modell(er) for utredning Workshop 6 forum 2.0 Ultimo mars Ultimo mai Ultimo oktober Ultimo desember Medbestemmelse – dialog med tillitsvalgte Kommunikasjon, informasjon og involvering Personalmessige forhold –rettigheter 12

Medbestemmelse Styring Involvering Arbeidsgruppa for UiO-IT Assisterende universitetsdir Møter i Gruppene Seksjonen Ledelsen Faste møter med tillitsvalgte Prosjekteier IT-direktøren Forum 2.0 Prosjektleder Hallgerd Benan Christine Solbakken, Royne S. Kreutz, Jan Thorsen, Gunnar Mikkelsen, Agenda Kaupang Fokus-intervjuer Tillitsvalgte Milep Milep Milep Medbestemmelse Styring Involvering