10. Mai 2007 Kari.Remseth@ika-trondelag.no Foranalyse ved overgang til elektronisk arkiv Kontaktkonferansen 2007 IKA Møre og Romsdal 10. Mai 2007 Kari.Remseth@ika-trondelag.no

Agenda Hva er en foranalyse? Hvorfor? Gjennomgang av de viktigste momentene Arkivorganisering/arkivdanning Rammer Noark-4.1 mm

Hvilken nytte har arkivet? en av organets viktigste ressurser for å kunne drive en forsvarlig forvaltning utføre saksbehandling dokumentere saksbehandling og vedtak yte service overfor kunden/innbyggerne forskning Utfordringen: er å få en enkel, effektiv og aktiv forvaltning av denne ressursen FORANALYSE

AKTIVITETER- Prosjekt elektroniske arkiver (1) Prosjekt oppstartsmøte Teknisk installasjon Foranalyse Plan for konfigurering og oppsett Ferdigstille foranalyse og konfig.dokument Kurs i systemadministrasjon, dok/arkiv-faglig Klargjøring av basisregistere Klargjøring av dokumentmaler Kurs arkiv inkl. skanning Installasjonsdag inntruffet. Løsningen kan benyttes i tilnærmet ordinær drift. Osv…. Kurs for saksbehandlere inkl. utvalgssekr. og superbrukere Oppsett av skjema og skjemaimport Kurs ansettelsessak Kurs utvalgsbehandling Kommunen klargjør drift-databasen, data legges inn Kvalitetssikring av drift-databasen OPPSTART ORDINÆR DRIFT Leveringsdag inntruffet. Garantiperioden starter. Vedlikehold av eldre versjon starter. Tilstedeværelse etter driftsstart Kommunen holder internopplæring for de som skal på kurs i Byggesak, Delingssak og Plansak. Oppfølgingsdag for arkivet

AKTIVITETER- Prosjekt elektroniske arkiver (2) Kurs for saksbehandlere inkl. utvalgssekr. og superbrukere Oppsett av skjema og skjemaimport Kurs ansettelsessak Kurs utvalgsbehandling Kommunen klargjør drift-databasen, data legges inn Kvalitetssikring av drift-databasen OPPSTART ORDINÆR DRIFT Leveringsdag inntruffet. Garantiperioden starter. Vedlikehold av eldre versjon starter. Tilstedeværelse etter driftsstart Kommunen holder internopplæring for de som skal på kurs i Byggesak, Delingssak og Plansak. Oppfølgingsdag for arkivet

Formål Formålet med foranalysen er at kommunen skal få en god oversikt over det behovet saksbehandlerne har innenfor alle fagområder Analysen skal belyse alle forhold som har relevans for både organisasjonen og saksbehandlerne Analysen skal danne grunnlaget for konfigurering og oppsett av sak-/arkivsystemet med tilhørende rutiner som etter innføring av elektroniske arkiver, effektivt ivaretar både saksbehandlernes, organisasjonens og samfunnets behov.

Hvorfor elektroniske arkiver? Bidra til effektiv og korrekt saks- og publikumsbehandling og til rasjonelle relasjoner i forhold til kommunens samarbeidspartnere eksternt. Til passe kommunens elektroniske tjenester til publikums forventninger til det offentlige. Integrert e-post Elektroniske skjema/døgnåpen forvaltning mm

Prosjektetablering foranalyse Prosjektgruppe med personer fra arkiv, saksbehandlere og ledere Prosjekt- og milepælsplan Undergrupper for spesielle områder opprettes – for eksempel. malgruppe, rutinegruppe med mer Styringsgruppe

Foranalyse Administrativ organisering Politisk organisering Juridiske rammebetingelser Rammebetingelser Noark-standard Arkivorganisering Rutiner Brukere/Roller Systematisk gjennomgang av alle stabs- og driftsenheter grunnlag for konfigurering og oppsett av sak-/arkivsystemet identifisere behov

Foranalyse - prosess Noark-4.1 Fagsystem? Adm. Og politisk Juridiske rammebetingelser Adm. Og politisk organisering Noark-4.1 Fagsystem? Arkiv-organisering, Ansvar og rutiner Ved å ta i bruk et fullelektronisk arkiv må den løsningen som velges legges til rette med juridiske virkemidler. Forskrift om elektronisk kommunikasjon gjeldende fra 1. juli 2004 gir et viktig rammeverk og utgangspunkt til å gi mer detaljerte regler på enkelte punkter. Forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven er endret for å legge til rette for en mer teknologisk hverdag. Det betyr at alle tenkelige medier som bærer informasjon nå omfattes av arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven. Når det gjelder forskrift om elektronisk kommunikasjon så handler det hele om hvordan forvaltningen skal legge til rette for å kommunisere elektronisk i forbindelse med saksbehandling og forvaltningsvirksomhet på en måte som er brukervennlig, effektiv og tilstrekkelig sikker. Forskriften legger sterke føringer for arkivtjenestens daglige oppgave i elektroniske arkiv- og saksbehandlingsomgivelser - ja nesten sterkere føringer enn det arkivlovforskriftene gjør.

Arkivmaterialet fra den enkelte arkivskaper - må vedlikeholdes som det var skapt, dvs. det er en bortsatt periode som må avleveres på et senere tidspunkt.

Forskrift om elektronisk kommunikasjon - gjeldende fra 1. Juli 2002 Målsetting (§1) : Sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon Forutsigbar, fleksibel og samordnet forvaltning (fellesregler på et nytt område) med sikre og gode tekniske løsninger Enkel måte for publikum å utøve sine rettigheter og oppfylle sine plikter i forhold til det offentlige Det hele handler om hvordan forvaltningen skal legge til rette for å kommunisere elektronisk i forbindelse med saksbehandling og forvaltningsvirksomhet på en måte som er brukervennlig, effektiv og tilstrekkelig sikker. Forskriften legger sterke føringer for arkivtjenestens daglige oppgave i elektroniske arkiv- og saksbehandlingsomgivelser - ja nesten sterkere føringer enn det arkivlovforskriftene gjør.

Arkivansvaret Lov om arkiv - §6, Arkivforskriften §1-1 Arkivplikt for offentlige organ Offentlig organ har ansvar for at underliggende organ får råd og veiledning Arkivet skal være sikret som informasjonskilde for nåtid og fremtid informasjonen skal være tilgjengelig til enhver tid Administrasjonssjefen har et overordnet arkivansvar for hele kommunen – overordnet alle organ

Arkivorganisering - ansvar Dagligarkivet/bortsettingsarkiv Depot Depotordning skal opprettes i alle kommuner – under ledelse av depotansvarlig

Periode- deling Skarpt skille eller?? Håndtering av uavsluttede saker? Noark-4 base Arkiv Arkivdel Klassering Arkivkode Prosjekt Sak Journal- post Doku- ment Ver. Datobasert Administrativ Inndeling Versjon Variant Format Noark-3 base Arkiv Klassering Arkivkode Sak Doku- ment Statisk Administrativ Inndeling Konvertering fra Noark-3 base til Noark-4 base anbefales som historisk oppslagsverk. Statuser og tilgangskoder er svært forskjellig, det samme gjelder kontroll av mange datafelt. Lett å få med mange feil. Rettigheter (adm.styring) krever riktig info på hver sak/journalpost. Arkivdeler finnes ikke i Noark-3, og bør opprettes når man går over til Noark-4. Dvs. at man uansett vil få et periodeskille. Skarpt skille eller?? Håndtering av uavsluttede saker?

Periodedeling/avlevering Periodisering fører til bortsetting Bortsetting – avlevering/depot Loven: http://www.lovdata.no/all/nl-19921204-126.html Forskriften: http://www.lovdata.no/for/sf/kk/kk-19981211- 1193.html Regler vedrørende avlevering fra IKAMR

Elektronisk Vedlegg og doku- menter med formkrav Viktig Samspillet mellom arkiv og saksbehandling har stor betydning for effektivitet og kvalitet Vedlegg og doku- menter med formkrav Viktig

Felles Noark-4.1 base Arkiv Sak Arkivdel Arkivkode Prosjekt Sak Journal- post Doku- ment Ver. Versjon Variant Format Datobasert administrativ inndeling Nye arkivdeler ved overgang elektroniske arkiver Alle hoveddok. I en sak må være elektroniske. Vedlegg kan være på pair

Alle hoveddok. I en sak må være elektroniske. Vedlegg kan være på pair

Arkiv omfatter de dokumenter som er produsert og mottatt av en arkivskaper Et eller flere arkiv? Et arkiv – felles/sentralt postmottak eller desentraliserte postmottak?

Arkiv verdier som registreres i databasen Kortkode – forkortelse arkivets navn Betegnelse – arkivets navn St.prim.kode - arkivnøkkelkode, hentes fra tabellen Ordningsprinsipp Nummerserie – felles nummerserie? Arkivbase ID – unik identifikator for arkivet Tatt i bruk – Automatisk dagens dato Merknader – plass for tekstlige beskrivelser

Arkivdeler opprettes etter kommunens og saksbehandlernes behov Fysisk/logisk enhet for oppbevaring av saksdokumenter Felles primært ordningsprinsipp for alle saker i en arkivdel Arkivdeler opprettes etter kommunens og saksbehandlernes behov

Arkivdeler Saksarkiv Gidnr Personalarkiv Møtebøker Landbruksarkiv? Byggesaksarkiv? Elevmapper Barnehagemapper SGK?

Arkivdel Betegnelse Arkivtilhørighet Nummerserie Primært ordningsprinsipp Sekundært ordningsprinsipp Valgfritt sekundært ordningsprinsipp Primærkode Arkivstatus Papirdokument tillatt Elektronisk dokument tillatt Startdato Journalenhet kortkode Journalenhet betegnelse Arkivperiode Detaljer

Journalenhet(er) er en arkivorganisatorisk enhet Arkiv Journalenhet Arkivdel Journalenhet Arkivdel Saker Saker

Arkivorganisering Arkiv Journalførende enhet Saksarkiv Personal GID Noark-4.1base Arkiv Journalførende enhet Saksarkiv Personal GID Arkivdeler Arkivorganisering

Journal og registreringsrettigheter Registreringsrettigheter i journalen styres av roller Personer knyttet til rollen arkivpersonell har registreringsrettigheter til journalen begrenset til saker og journalposter innen egen journalførende enhet I praksis benyttes journalenhet til å begrense arkivpersonalets registreringsrettigheter

Journalenhet Kode Forkortelse for journalenhetens navn Betegnelse Lokalisering Journalenhetens plassering Koblet mot arkivdel(er) Forkortelse for arkivdelen(e) journalenheten er koblet mot. Hentes fra tabell Arkivdel, nedtrekksmeny

Interkommunalt samarbeid organisering og ansvar?

Barnevernstjenesten Midt-Trøndelag Interkommunalt samarbeid mellom 5 kommuner i Sør- og Nord-Trøndelag Kommunelovens §27 Vertskommune Vertskommunen er ansvarlig for dagligarkiv/bortsettingsarkiv Depot - IKA Trøndelag

Dokumentasjon vedr. administrasjon av felles barnevernstjeneste Noark-4.1 base Felles fagsystem barnevernsmapper Arkiv Saksarkiv Arkivdeler? Personalarkiv Dokumentasjon vedr. administrasjon av felles barnevernstjeneste arkiveres i vertskommunens arkiv

Tilgangsstyring/tilgangsgrupper Tilgang til systemet deles i lese- og skriverettigheter. Alt som ikke er skjermet av tilgangskoder er i prinsippet tilgjengelig for alle Lesetilgang/leserettigheter betyr at personer kan tildeles rettigheter til å lese poster som i systemet er skjermet med tilgangskode Leserettigheter er knyttet mot administrativ tilhørighet Tilgangsgrupper etableres for tilgang til saker på tvers av administrativ enhet

Skrivetilgang I tillegg til å styres av personens administrative tilhørighet – styres skrivetilgangen også av rolle og status på sak, journalpost og det dokumentet en vil skrive på Rollen Arkivleder har skrivetilgang i alle journalenheter Rollen Arkivpersonale har skrivetilgang i egen journalenhet Rollen Leder har skrivetilgang i saker i egen adm. enhet Rollen Saksbehandler har skriverettigheter i egne saker

Roller Alle roller som skal være tilgjengelige i systemet må defineres i en egen tabell i administrator Rollen saksbehandler Opprette egne saker Opprette JP i egne saker eller saker hvor du er registrert som saksbehandler på en JP Opprette/redigere dokumenter i egne JP Rollen leder Opprette saker for alle i egen avdeling Opprette JP i alle saker som tilhører egen avdeling Opprette/redigere dokumenter i alle JP som tilhører egen avdeling

Tilgangskoder Noark-4 anbefaler å benytte tilgangskodene 5, 5a og 6 Personalsaker (P) Elevsaker (E) Barnehagesaker (B) Skattesaker (S) Møtebehandling (MB) Overformynderi (O)

Brukere Tilgangskode en bruker skal klareres for og hvilke administrative enheter klareringen gjelder for, må settes opp mot alle brukerne Skriverettigheter er normalt knyttet til den rollen en bruker er logget på med En person kan legges inn med en rolle i forhold til en og samme administrative enhet

Kvalitetssikring - “Prosesstyring” eSkjema Kvalitetssikring - “Prosesstyring”

Journalenhet(er) er en arkivorganisatorisk enhet Kommune Arkiv Avdeling Avdeling Avdeling Arkivdel Journalenhet Brukere Brukere Brukere Journalenhet Arkivdel Roller Saker Saker Arkivleder Arkivarer Leder Saksbehandler

Skjemaimport (mot importsentraler) I sak-/arkivsystemene er det lagt opp til importsentraler der en kan motta alle eksterne søknader som kommer inn via internett. Alle elektroniske skjema som kommunen har utarbeidet vil være aktuelle for import til sak- /arkivsystemene og tilpasses systemet. Forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven er endret for å legge til rette for en mer teknologisk hverdag. Det betyr at alle tenkelige medier som bærer informasjon nå omfattes av arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven. Ved å ta i bruk et fullelektronisk arkiv må den løsningen som velges legges til rette med juridiske virkemidler. Forskrift om elektronisk kommunikasjon gjeldende fra 1. juli 2004 gir et viktig rammeverk og utgangspunkt til å gi mer detaljerte regler på enkelte punkter.

Skjema-integrasjon gjør at virksomheten enkelt kan registrere dataene direkte inn i sak-/arkiv-systemene. gir store besparelser for virksomheten og reduserer feilprosenten fordi man slipper manuell registrering av skjemaet. Dette fører til at det blir frigitt tid for virksomhetens ansatte.

E-post Rutiner for e-post må utarbeides – både når det gjelder journalføring, mottak og sending. I henhold til forskrift om elektronisk kommunikasjon (se arkivplan.no) må kommunene vurdere å benytte automatisk kvitteringsmekanismer til e- postløsningen. Kommunene må dessuten ta stilling til hvilke dokumenter som ved formkrav må ha en digital signatur ved sending.

Krav til håndskreven underskrift? Ot.prp nr 108 (2000-2001) Lov om endringer i diverse lover for å fjerne hindringer for elektronisk kommunikasjon (Ot.prp.nr 108 (2000-2001), Innst. O.nr 6(2001-2002), beslutning O.nr. 19 (2001-2202) Gamle bestemmelser er fortsatt gjeldende - men de må rettes inn mot nye arbeidsredskaper og metoder. Forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven er endret for å legge til rette for en mer teknologisk hverdag. Det betyr at alle tenkelige medier som bærer informasjon nå omfattes av arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven. Ved å ta i bruk et fullelektronisk arkiv må den løsningen som velges legges til rette med juridiske virkemidler. Forskrift om elektronisk kommunikasjon gjeldende fra 1. juli 2004 gir et viktig rammeverk og utgangspunkt til å gi mer detaljerte regler på enkelte punkter.

E-signatur erstatter håndskreven underskrift (original) - dvs. den autentiserer dokumentet/sier noe om avsenders identitet knytter utsteder av dokumentet til innholdet tilkjennegir av avsender går god for innholdet betraktes som bevis på at den som har signert dokumentet er den som har skrevet det og viser at dokumentet er ferdigstilt Skal vi ha tillit til elektroniske dokumenter og elektronisk kommunikasjon må vi ha en erstatning for papirsignaturen som inngir tillit - papirsignaturen virker i det praktiske liv Partene kan legge frem et originaldokument i papirform - eller i form av utskrift av elektroniske dokument. Ved ytterligere behov legges det frem bevis for at tekniske- eller andre løsninger er fulgt - som vitneutsagn fra sakkyndige eller skriftlige forklaringer . Kvaliteten i løsningen på tekniske, organisatoriske, ansvarsmessige området øker bevisverdien tilsvarende

Sikker elektronisk kommunikasjon Legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk saksbehandling og elektronisk kommunikasjon Før elektronisk signatur tas i bruk må kommunen ha beskrevet mål- og strategi for informasjonssikkerhet, jfr. sikkerhetsbestemmelsene i forskrifter til personopplysningsloven og E-kommunikasjons forskriften (§11) Sikkerhet omfatter både fysiske og administrative tiltak Forvaltningen har en plikt til å sikre informasjon iht regler om bl.a. taushetsplikt og personvern. RUTINER MÅ UTARBEIDES Rutiner for arkivering/håndtering av melding, signatur og det som kan bekrefte signaturen Rutiner for konvertering til annet format – dvs. rutiner for at signaturen verifiseres og andre relevante opplysninger bekreftes

Kvalitetssikring - “Prosesstyring” eSkjema Kvalitetssikring - “Prosesstyring”

SGK-funksjonalitet Private mapper? Mapper for administrativ enhet? Fellesmappe for kommunen?

Rutine-utvikling Saksbehandlingsrutiner Daglige arkivrutiner Skanning Enkeltskanning: Journalfører først og skanner inn aktuelt dokument i journalposten Bunkeskanning: Skanner mange dokumenter samtidig og fordeler dem på saker etterpå Nettverkskanning: Skanner all post med en nettverkskanner som legger dokumentene samlet i en fil. Bearbeiding og journalføring skjer deretter på egen arbeidsplass.

Byggesøknad – prosess (1) Plan- og bygningsloven setter krav til at den som skal gjennomføre en søknadsprosess. Kommunen skal dokumentere at tiltaket er i samsvar med loven og dens forskrifter. Samspill mellom kommunen, byggefirma, arkitekt og underleverandører Interaktive elektroniske skjema på Internett Nødvendige skjemaer og hele tegningsunderlaget kan tilgjengeliggjøres elektronisk, Autentisering og etterrettelighet blir ivaretatt av digitale signaturer og PKI.  

Byggesøknad – prosess (2) Kommunen besørger digital tilgang til kart, ledningskart og reguleringsbestemmelser. Byggefirmaet med samarbeidspartnere returnerer utfylte, autentiserte søknadsskjemaer, situasjonskart, reguleringsplan, detaljerte tegninger og kartgrunnlag for prosjektering - alt elektronisk og standardisert for videre behandling i kommunen. Det legges inn kontroll med "lovlige verdier" interaktivt i skjemautfyllingen - og det kvitteres for søknaden umiddelbart etter at ansvarlig søker har signert med sin digitale signatur (jfr. Forskrift om elektronisk kommunikasjon) Forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven er endret for å legge til rette for en mer teknologisk hverdag. Det betyr at alle tenkelige medier som bærer informasjon nå omfattes av arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven. Ved å ta i bruk et fullelektronisk arkiv må den løsningen som velges legges til rette med juridiske virkemidler. Forskrift om elektronisk kommunikasjon gjeldende fra 1. juli 2004 gir et viktig rammeverk og utgangspunkt til å gi mer detaljerte regler på enkelte punkter.

Elektronisk byggesaksarkiv gir mulighet for å følge status på en sak mens den er til behandling ved innsyn i elektronisk arkiv via internett. Saken kan søkes opp ved hjelp av saksnummer, adresse eller eiendom (GID). For hver sak kan en få tilgang til opplysninger om: dato saken ble registrert dato saken sist ble endret ansvarlig avdeling og saksbehandler liste over alle offentlige dokumenter i saken liste over hvilke oppgaver som er utført i saken.

FORANALYSE er en forutsetning for effektivt å kunne etablere elektroniske arkiver og dermed innfri eKommune planens målsetting, bl.a. … tilby egnede elektroniske tjenester som forenkler innbyggernes hverdag og fremmer den demokratiske dialogen med befolkningen …..sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak/arkiv-systemer og fagsystemer for de viktigste tjenestene.

TAKK FOR MEG