Omstilling uten konflikt Siv Sørmo Personalhuset Utvikling

Agenda: Omstilling uten konflikt Ledelse av omstillingsprosesser Den viktige samtalen Fra sluttpakke til startpakke

Personalhuset som totalleverandør Ledende totalleverandør i Norge innen omstilling, rekruttering og personalutleie Landsdekkende virksomhet 19 avdelingskontorer Omsetning 560 millioner pr 2008 150 fast ansatte rådgivere 2000 utleide medarbeidere

Ledelse av omstilling Prosessplan for omstilling

Prosess for omstilling – hvem gjør hva og når Omstillingsprosessens faser ved nedbemanning Tid 1 mnd 2 mnd 1 mnd 1 mnd STRATEGI MÅL PLAN Tiltaksplan GJENNOM- FØRING NY ORGANISASJON Fase Styre Toppledelse HR sjef Linjeledere HR Hovedtillitsvalgt Linjeleder Tillitsvalgt Linjeleder Ansvar Avslutning gammel organisasjon Overgang Ny organisasjon

Handlingsplan for hver fase Strategi Avviklingsanalyse – problemdefinisjon - målavklaring Styrevedtak – rammer for ledergruppen – tidsplan HR policy Kompetanse- og kapasitetskrav Konsekvensanalyse Plan Bemanningsrammer Sluttavtaledesign: ansiennitet/alder/stilling oppstart startpakke: karriererådgivning mot ny jobb Avklaring pakker og tidsplan med tillitsvalgte Kompetansekrav Utvelgelse av de som berøres Kvalitetssikring mot regler i §AML Kommunikasjonsplan – internt/eksternt – pressemelding Ledertrening linjeledere – ”den viktige samtalen” – rolleavklaring med tillitsvalgte

Handlingsplan for hver fase Gjennomføring Endelig avtaler er klarert Spørsmål/svar – problemstillinger (feriepenger – sykepenger –permisjoner – bonus) Gjennomføring ”drøftelsesmøtet” = den viktige samtalen Mer enn 10 orientere NAV Ny organisasjon: Innsalg til gjenværende organisasjon Oppfølging kunder, leverandører og media Oppfølging ledere Verdistyring – medarbeidersamtale Oppfølgingsrapport vedrørende de som forlater organisasjonen Rask prosess tilsier grundig analyse Produktivitetstapet er i gjennomføringsfasen

Viktig hensyn å ta ved omstilingsprosess: Produktutvikling pr fase ved nedbemanning Produktivitetsnivå i bedriften/ avdelingen God prosess 110 100 % Reaksjon Manglende fokus Nye prosesser 90 Lønnsomhetsrisiko 80 Konfliktfylt prosess 70 60 1 2 3 4 5 Tid mnd. Avslutning gammel organisasjon Overgang Ny organisasjon Kritisk: - tidsperiode i gjennomføringsfasen/ overgang - nivå produktivitetstap

Mål for ledelsens planlegging: Frivillig jobb ”den viktig samtalen” Alternativ jobb Styringsrett Endringsoppsigelse Presentasjon Styrt prosess Drøftelses møte A) aksept Jobbprogram Ny jobb Sluttpakke Ikke aksept Oppsigelse Drøftelse B) Oppsigelse

Ledelse av omstilling - gjennomføring uten konflikt "Den viktige samtalen

”Den viktige samtalen” alternativet til drøftelsesmøtet Linjeleder HR Den berørte Tillitsvalgt

Roller og ansvar FOKUS MÅ VÆRE DEN BERØRTES BEHOV FOR TRYGGHET! HR Begrensninger HR Kvalitetssikring Sikre rett prosess vs AML vs policy Rutiner for lik behandling Sluttpakkerammer Tariffavtaler Linjeleder Møteleder Iverksette prosessen Tydeliggjøre alternativer Finne løsninger Vise handlingskraft HR policy Styrende verdier Økonomiske rammer Tidsplan Tillitsvalgte Støtte for medlemmet Finne frem til best mulig pakke Vise viktigheten av tillitsmannsapparatet (organisasjonen) Avtale med arbeidsgiver Lik behandling av medlemmet Den berørte Selvrespekt Sikre økonomisk trygghet Sikre mulighet for ny jobb Trygghet for fremtiden FOKUS MÅ VÆRE DEN BERØRTES BEHOV FOR TRYGGHET!

Tillitsvalgtes rolle og ansvar Korrektiv til ledelsens utkast til premisser for omstillingen Gi innspill til rammer for kriteriene for avvikling og nedbemanning Ha fokus på prosess Være tydelig på hvilken rolle man har overfor den berørte Tenke trygghet mer enn bare økonomi (antall måneders lønnspakke) Tenke mulighet for å finne frem til ny jobb for de som rammes

Reaksjonsmønsteret Hvordan opplever den berørte personen situasjonen under prosessen

Den viktige samtalen Møtet med den berørte er avgjørende for prosessens suksess Målsetning Hindre at konflikt oppstår med den ansatte Hindre dårlig omdømme Sikre at den berørte opplever prosess som ryddig Sikre at prosessen gjennomføres effektivt etter tidsplanen Forutsetninger Vise respekt overfor den berørte part Tydelighet i situasjonsbeskrivelse og mulige alternativer tilgjengelig Unngå misforståelser

Den viktige samtalen Forberedelse fra linjeleder Sluttpakke individualisert og kvalitetssjekket mot gjeldende ansettelseskontrakt Oppdatering mot siste medarbeidersamtale (ref. individuelle prosesser) Ryddighet i utvelgelseskriteriene og definisjonene Klar beskrivelse av handlingsalternativ Innkalling – møtested – bruk av tillitsvalgte Trening og samkjøring med andre linjeledere og HR Mental forberedelse Oppfølgingsplan etter møtet Tilgjengelighet

Ledelse av omstilling - gjennomføring uten konflikt Fra Fra Sluttpakke til Startpakke

Fra sluttpakke til startpakke - bruk av sluttpakke fra et juridisk perspektiv Sluttpakke er et tilbud om frivillig fratredelsesavtale Hvis korrekt gjennomført: eliminerer risikoen for søksmål og videre forhandlinger raskere gjennomføring av beslutningene normalt lavere konfliktnivå Berørtes rådgiveres vurdering av tilbudet er arbeidstaker bedre tjent med å takke nei? foreligger det saklig grunnlag for oppsigelse? er sluttpakken for liten til å at det bedre å ta en prosess etter oppsigelse?

Fra sluttpakke til startpakke - bruk av sluttpakke fra et juridisk perspektiv § AML’s minimumsvilkår vs Sluttpakke Sluttpakkeavtalen er ikke formelt bundet av §AML Sluttpakken er en avtale mellom 2 ”likeverdige” parter Den ansatte frasier seg: rett til forhandling og rettslit vurdering – stå i stillingen rett til å komme tilbake i stillingen rett til søksmål Arbeidsgiver gir: økt trygghet i form av etterlønn økt trygghet for ny jobb med innlagt jobbsøkeprogram arbeidsfritak – rask overgang til aktivt jobbsøk Arbeidsgiver får: rask behandling og avklaring av prosessen ingen prosessuelle advokatkostnader mulighet for å rekruttere til stillingen igjen ledelsestid tilgjengelig for drift og ny organisasjon opprettholdt et godt omdømme

Elementer i sluttpakken - faktorer Etterlønn: Definert som lønn uten feriepenger/bonus Etterlønn med avkorting – stoppes utbetalt når ny jobb er etablert Pensjon og forsikring: Dekkes i oppsigelsestiden Sosiale goder: Dekkes i oppsigelsestiden (telefon/ bredbånd/ PC/ avis/ bil) Bonus: Regnes frem til dato for fratredelse Arbeidsfritak: Vanlig fra start av oppsigelsestiden Karriereprogram: Starter fra fratredelsestidspunktet og frem til ny jobb. Startpakke som gjennomføres individuelt program og i gruppe

Fra sluttpakke til startpakke Frivillig jobb ”den viktig samtalen” Alternativ jobb Styringsrett Endringsoppsigelse Presentasjon Styrt prosess Drøftelses møte A) aksept Startpakke: Jobbprogram Ny jobb Sluttpakke Ikke aksept Oppsigelse Drøftelse B) Oppsigelse

Tydelig ledelse + Riktige virkemidler + God informasjon = God prosess uten konflikt Ledelse av omstillingsprosesser Åpenhet + Ærlighet + Tydelighet Vis respekt + Vær tilgjengelig