Krav til faktura Forhåndsnummerert – på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer Firma skal ha org.nr Mva skal være spesifisert Adressert til Oppland fylkeskommune Se økonomihåndboka s. 30 Det skal være fortløpende nummerering av faktura. Hvis firmaet ikke har org nr skal utbetalingen gå via lønn og innrapporteres på kode 401 Mva må være spesifisert hvis fylkeskommunen skal få kompensert momsen. Det er ikke anledning til å bestille varer til privat bruk via fylkeskommunens avtaler.

Hvis faktura er feil… Feil beløp eller andre typer feil Sett faktura på vent attest Skriv en kommentar Be om kreditnota Følg opp at kreditnota kommer. Send faktura og kreditnota samtidig til bokføring.

Hvis du har mottatt en faktura du ikke skal ha… Finn riktig mottaker under ”send til” og trykk utfør. Send tilbake til fakturamottak hvis du ikke vet hvem som skal ha fakturaen Send tilbake til fakturamottak hvis det er for eksempel feil beløp eller feil leverandør.

BETALINGER TIL UTLANDET Påse at faktura/bilag har oppgitt: *IBAN – internasjonal bankkonto *SWIFT/BIC – kode (bankens adresse) Ta kontakt med firma for å få dette oppgitt før bilaget sendes til fakturamottak.

Denne malen kan brukes til utbetalinger av utlegg til utlendinger. UTBETALING UTLAND BELØP:   UTBETALES TIL: NAVN: ADRESSE: IBAN: (må utfylles) BIC/SWIFT FORFALL: BELØPET GJELDER: PERIODE/ ÅR ANSVAR FUNKSJON ART PROSJEKT MVA ATTESTERT ANVIST Denne malen kan brukes til utbetalinger av utlegg til utlendinger. Det er viktig å få oppgitt IBAN og BIC ved slike utbetalinger. Skjemaet blir lagt på nettet som vedlegg til økonomihåndboka for 2010.

Periodeavslutning Det er fakturadato som bestemmer hvilken måned fakturaen skal føres på Ikke forfallsdato. Alle fakturaer med fakturadato fram til 30.11.09 bør være gjennomgått. De det er tvil om bør settes på vent med kommentar. Ved å være mest mulig ajour med fakturabehandlingen vil vi få et riktigst mulig regnskap ved rapportering, som gir bedre styringsinformasjon. Vi får også ført momskompensasjonen på riktig termin.

Splitting av faktura - bruk av kommentarfeltet Faktura er spesifisert med flere momskoder Når en del av faktura skal betales av eksterne Bevertning Hotell – regninger for eksempel er ofte spesifisert med 25 % på servering og 8 % på leie av lokale. Da bør faktura splittes før den sendes til etterkontroll. I enkelte tilfeller skal en del av fakturaen betales av andre, f eks deles mellom Hedmark fylkeskommune og Oppland fylkeskommune. Da bør en splitte fakturaen slik at det kommer fram hvor stor andel de enkelte skal betale. Dette er viktig ift momskoding. De eksternes andel skal kodes med momskode 00. Skriv opplysninger til oss i kommentarfeltet. Se også økonomihåndboka side 32. Følg opp at det som skal faktureres til andre blir fakturert. Ved faktura som gjelder bevertning skal det oppgis formålet med bevertningen og hvem som har vært med å spist. Dette skal skrives i kommentarfeltet.