IT-kontaktforum til 13 50: Innledning v/Kirsti til 14 50: Arbeidsform v/Roar til 15 15: Standardisering på kontorstøtte-produkt v/Kirsti Gløgg og God jul Spørsmål og innspill underveis 1

Innledning Hvorfor vi har invitert til møte Standardiseringsarbeidet i forholdet til arbeidet med IT- strategi Hvem skal standardisere Hva er fornuftig IT-standardisering på et universitet 2

Hvorfor vi har invitert til møte Orientere Drøfte Få innspill Forankre vedtak blant IT- ansatte I forhold til standardisering (og IT- strategi)

Hva er bestemt om NTNU-standarder Kjøpsavtale for PC Felles administrative IT- systemer NOS-prosjektet (og Nye- NOS) Word-97, Excel- 97 og PowerPoint-97 er valgt som standard kontorstøttesystem fra og inntil nytt vedtak om standarder fattes Orgutvedtak om IT- standardisering (K-sak 261/98) –for kontorstøttesystem og triviell infrastruktur –gjelder også vitenskapelig ansatte - så langt mulig –PC er standard (ikke Mac)

Standardiseringsarbeidet og IT- strategi Helhetstenking: På hvilken måte kan IT bidra i en organisasjon 5 IT fører til innovasjon IT bidrar til endret organisering IT gir reduserte kostnader

IT medarbeidere ved et universitetet... må ha grunnleggende forståelse for at vi inngår i en heltet at universitetets overordnede strategi også er bestemmende for IT-strategien IT-ledere og IT-medarbeidere må bli –”full-spectrum contributors to the development and mangement of business startegies and directions, rather than a niche player in the limited band of IT” Først da kan IT-medarbeidere utnytte sitt potensiale: som bidragsytere langs hele trekanten

Hva er fornuftig IT-standardisering på et universitet Å standardisere på alt som er trivielt (infrastruktur, programvare, oppgaver) slik at ressurser frigjøres til primærvirksomheten og krevende oppgaver knyttet til IT. En må se videre enn til kost/nytte i et begrenset perspektiv når en arbeider med standardisering 7

Hvem skal standardisere I prinsippet skal alle ansatte ved NTNU følge vedtatte standardiseringsbestemmelser I prinsippet et det ikke skille mellom vitenskapelig og administrativt ansatte i forhold til vedtatte standarder. Oppgavene hver enkelt ansatt skal utføre, bestemmer hvorvidt hun kan velge andre produkt enn vedtatte standarder. Eks: –en ansatt som skal skrive dokument med mange formler, vil muligens trenge annen programvare enn Word-97 –en ansatt som skal skive lange dokument, vil trolig ha behov for annen programvare enn Word-97 8

Det skal lønne seg å velge standard I Standard programvare bør betales av sentrale midler slik at produktet er ”gratis” for den enkelte –den som av faglige eller administrative grunner må velge utenfor standardutvalget, må selv skaffe finansiering Standard programvare bør alltid finnes lett tilgjengelig for nedlasting –det skal f eks ikke ligge versjoner av Word-2000 tilgjengelig for alminnelig nedlasting når standard versjon er Word-97 9

Det skal lønne seg å velge standard II Det skal være tilgang på brukerstøtte av høy kvalitet for alle standardprodukt –brukerstøttepersonalet må gis god skolering på standarprodukt –Den som velger f eks Excel-2000 kan ikke automatisk regne med å få brukerstøtte. Dersom slik brukerstøtte skal gis, må det være etter avtale med lokal IT-avdeling Ved overgang til nye standarder tilbys kurs for nye standardprodukt – Det skal ikke tilbys kurs ved NTNU i f eks Word-2000 så lenge Word-97 er valgt standard 10

Det skal lønne seg å velge standard III Den som må velge utenfor standardutvalget for de produkt der det er valgt standarder, må selv sørge for at det hun sender fra seg, er i et format som uten videre kan benyttes av standardproduktene 11

Hvor lenge er en standard gyldig? I En standard er gyldig inntil det fattes nytt vedtak om annen standard, eller inntil standardiseringsvedtaket eksplisitt oppheves For produkt som tekstbehandling,kan f eks Intranettprosjektet være den utløsende årsaken til at NTNU velger å standardisere på Office

Hvor lenge er en standard gyldig? II En valgt standard skal vurderes løpende. Den skal oppheves eller avløses av en annen valgt standard så snart en totalvurdering tilsier at det er hensiktsmessig 13

Standardisering på kontorstøtte- produkt Orientering om arbeidet så lang Problemstillinger knyttet til standardisering på kontorstøtteprodukt Videre arbeid mot en anbefalt standard 14

Utgangspunkt Word-97, Excel- 97 og PowerPoint-97 er valgt som standard kontorstøttesystem fra og inntil nytt vedtak om standarder fattes Orgutvedtak om IT-standardisering (K-sak 261/98) –for kontorstøttesystem og triviell infrastruktur –gjelder også vitenskapelig ansatte - så langt mulig –PC er standard (ikke Mac) Vi stiller altså med et detaljert mandat. Vesentlige premisser er lagt 15

Relevante spørsmål I Er totalkostnadene forbundet med å gå fra MS kontorstøtteprodukt til andre leverandørers produkt så store at en overgang er utenkelig? (Lotus´Campusavtale koster i tre år. Alle studenter og ansatte er inkludert. Ved utgangen av avtalen eier vi produktene) Når vil en kost/nytte-vurdering tilsi at vi vinner så mye i bedret funksjonalitet at vi kan forsvare prisen det koster å oppgradere? (Pris på programvare utgjør bare en (liten) del av kostnaden knyttet til oppgradering/skifte av programvare.) 16

Relevante spørsmål II Tilsier en totalvurdering at det er hensiktsmessig å oppdatere fra Word-97, Excel-97 og PowerPoint-97 til Office 2000 (standard) nå? (En valgt standard skal vurderes løpende. Den skal oppheves eller avløses av en annen valgt standard når en totalvurdering tilsier at det er hensiktsmessig) Har standardisering en skjult kostnad? Ved å binde oss totalt til en leverandør, vet leverandøren at det koster oss store summer å skifte til andre leverandørers produkt. Hvordan finner vi det optimale punkt mellom ensartede gjennomgående løsninger for hele NTNU og leverandøruavhengighet? Betyr en Campusavtale, dvs at vi leier produkt, at vi binder oss enda tettere til en leverandør?

Hvem presser på for oppgradering? Microsoft og leverandører som forhandler Microsoftprodukt og avtaler (Campus og Select) ønsker at vi skal inngå ny avtale. Lotus er også på banen Miljø ved NTNU 18

Hva skjer: Hvis vi går over til andre kontorstøtteprodukt (ikke Office)? Vi vil trolig ikke få bedret funksjonalitet Opplæring, konvertering, installasjon, avinstallasjon, opplæring av IT-personalet…. Totalkostnaden vil være meget høy. Et lite realistisk alternativ? 19

Hva skjer: Hvis vi ikke tegner ny Select eller Campus avtale nå? NTNU kan likevel, på det tidspunktet vi finner det formålstjenlig, oppdatere produktene i Office standard (Word, Excel og Powerpoint), Backoffice klient og Win95/98/NT til versjoner av programvaren som er offentliggjort innen , dvs Office 2000 (standard) og Backoffice (ver ?), uten å betale noe til programvareleverandøren da dette inngår i den avtalen vi allerede har betalt for. Avtalen gjelder for ansatte ved NTNU På det tidspunktet NTNU finner det formålstjenlig, kan vi tegne ny avtale 20

Hva skjer: Hvis NTNU tegner ny Select-avtale? De som av faglige eller administrative grunner har behov for nyere produkt enn dem vi har avtale for eller andre produkt i MS Select-portefølje, får billigere programvare Per år over to år koster det 1.68 mill (nov 99) å opprettholde vedlikehold av lisenser for ansatte (Windows, Office Standard, Backoffice klient) Vi må ta ut et visst volum for å være berettiget til en Select-avtale. Nykjøp kommer i tillegg En Select-avtale for NTNU endrer ikke på den ansattes forpliktelser i forhold til å rette seg etter vedtatte standarder. Eller: Microsoft får ikke ”fullmakt” til å bestemme når NTNU skal gå over til nye standardprodukt selv om vi inn går en Selectavtale 21

Hva skjer: Hvis lokale miljø tegner Campusavtale som spleiselag? I Miljø som av administrative eller faglige grunner vil ha behov for et bredere produktspekter eller nyere versjoner av programvaren, kan tegne egen Campusavtaler og dekke kostnadene selv Dersom det er tilstrekkelig mange miljø (< 100 ansatte) som deler på kostnaden (1.5 mill årlig for Campus), kan vi på denne måten få en Campus-avtale som gjelder hele NTNU. 22

Hva skjer: Hvis lokale miljø tegner Campusavtale som spleiselag? II En Campus-avtale for hele NTNU eller deler av NTNU, endrer ikke på den ansattes forpliktelser i forhold til å rette seg etter vedtatte standarder. Eller: Microsoft får ikke ”fullmakt” til å bestemme når NTNU skal gå over til nye standardprodukt selv om vi inn går en Campusavtale 23

Videre arbeid mot en anbefalt standard Et forslag til konklusjon foreligger umiddelbart etter nyttår. Innspill mottas inntil da. Husk rammebetingelsene. Notat om standard kontorstøtteverktøy sammen med et generelt notat om standardisering, prosjektplan m/medarbeidere og tidsfrister. Frist ? Presentasjon i dekan og direktørmøtene. Når? 24