Saksbehandlingskurs for studieadministrativt tilsatte ved Det helsevitenskapelige fakultet Studieadministrativt forum 26. februar 2010 Merethe Simonsen Tove Edvinsen Rådgiver, seksjon for utdanningstjenester Førstekonsulent, seksjon for arkiv

Hva er saksbehandling? Saksbehandling består i å behandle informasjon, bruke lover og regler, følge prosedyrer, kommunisere med aktører som saken gjelder og tilslutt treffe vedtak 04.04.2017

Saksbehandlingen er lovregulert Forvaltningsloven habilitet, taushetsplikt, veiledningsplikt, utredning av saker, begrunnelse, klagerett og fremgangsmåte ved klage, omgjøring med videre. Offentlighetsloven forvaltningens saksdokumenter er offentlige, og dermed tilgjengelige for innsyn for allmennheten. Universitets- og høyskoleloven særregler om saksbehandlingen i universitets- og høyskolesektoren Ulike forskrifter (universitetet i Tromsø, nokut etc) Personopplysningsloven Arkivloven

http://lovdata.no/

Ulovfestede prinsipper om krav til forsvarlig saksbehandling Krav til hjemmel (rettsgrunnlag) Legalitetsprinsippet sier at alle inngripende vedtak må ha hjemmel, og som utgangspunkt skal denne følge av lov eller forskrift. Inngripende vedtak er vedtak som medfører endringer som er til ugunst for en persons frihet eller grunnleggende rettigheter. Manglende hjemmel kan føre til at vedtaket må kjennes ugyldig. Forholdsmessighet Det er et grunnleggende krav i forvaltningsretten at det må være et visst samsvar mellom handling og reaksjon. Vurderingen av om et vedtak er forholdsmessig bør bygge på en totalvurdering der både allmennpreventive og individualpreventive hensyn kan tillegges vekt. Prinsippene er ikke lovfestet, men er utledet fra rettspraksis Allmennpreventive hensyn er hensyn som vil gjelde for hele studentgruppa, individualpreventive hensyn er hensyn som skal virke preventivt for den enkelte student.

Ulovfestede prinsipper forts.. Likebehandling Det er et alminnelig utgangspunkt i forvaltningsretten at like tilfeller skal behandles likt. Institusjonene bør derfor merke seg de vedtak som fattes i den felles nasjonale klagenemnda, og anse disse som relevante rettskilder for institusjonens saksbehandling. Krav til forutberegnelighet Vedtak som fattes i forvaltningen må være forutsigbare. Forvaltningsrettslige krav til hjemmel, forholdsmessighet og likebehandling er med på å ivareta forutberegneligheten. Institusjonene kan ivareta forutberegneligheten blant annet ved å påse at internt regelverk og avgjørelser av betydning for studentene kunngjøres på en tydelig og tilgjengelig måte, samt ved å praktisere offentlighet. Praksis fra nasjonal klagenemd, vil vår klagenemd benytte. Vi kan derfor stole på og bruke praksis fra vår egen klagenemd

Ulovfestede prinsipper forts. Utenforliggende hensyn Forvaltningen skal ikke ta utenforliggende/usaklige hensyn Vedtaket skal ikke være sterkt urimelig Det skal derimot svært mye til før vedtaket blir underkjent med denne type begrunnelse Når vi skal se hen til hva som er relevant, se først på lovbestemmelsens ordlyd - lovens formålsbestemmelse kan også være retningsgivende. Tidligere avgjørelser fra programstyrer, instuttstyrer og universitets klagenemd

Nærmere om forvaltningsloven Formål Skal styrke rettssikkerheten ved å bidra til riktigere og bedre avgjørelser, bedre publikums tillit til forvaltningen, effektivitet

Alminnelige regler om saksbehandlingen Veiledingsplikt, fvl § 11 Plikter å gi veiledning om gjeldende lover, forskrifter og vanlig praksis Plikter å gi veiledning om rettigheter og plikter - peke på omstendigheter som kan ha særlig betydning for resultatet God forvaltningsskikk å gi en viss veiledning til klienter som har behov for det. Det er ikke meningen å drive alminnelig opplysningsvirksomhet. Vi kan f.eks legge relevant informasjon i fronter, men studenter plikter selv å sette seg inn i tingene. Dersom studentene spør om tenkte tilfeller, svarer vi ikke på om det tenkte tilfelle vil innvilges eller ikke. Vi kan svare at på nåværende tidspunkt gjelder følgende regler, og vi har slik og slik praksis. Ikke gi forhåndsbindende vedtak!

Saksbehandlingstid, fvl §11a Saken skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold Dersom saksbehandler vet at det vil ta tid å behandle saken, skal det snarest mulig gis et foreløpig svar med angivelse av grunnen til forsinkelsen og så vidt mulig når svar kan ventes. Særlig aktuelt der det er andre som skal avgjøre søknaden Uten ugrunnet opphold: 3 uker?

Taushetsplikt, fvl § 13 og følgende Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om noens personlige forhold (..) Studentsaker diskuteres bak lukkede dører. Ikke send personopplysninger,legeerklæringer etc på e- post. Skriv NN i e- posten og henvis til ePhortenr.

Taushetsplikt forts. Skjerming av saksdokumenter i ePhorte

Saksforberedelse ved enkeltvedtak Definisjon på et enkeltvedtak finnes i forvaltningsloven § 2 bokstav b Enkeltvedtak er vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer

Saksforberedelse - utredning Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig, jf fvl § 17 Forvaltningen skal være upartisk i undersøkelsene, og må søke å få frem både det som er til ugunst, men også til gunst for parten Grundigheten må bero på en avveining hvor hensyn til å oppnå forsvarlig resultat må veies opp mot tidsperspektivet. Partens eget ansvar: Det er opp til studentene å sette seg inn i universitetets regelverk

Sakens dokumenter Dokumenttyper i ePhorte Arkivverdighet 2.2    Om begrepet saksdokument og journalføringsplikten I offl. § 4 defineres saksdokument som et dokument som er kommet inn til eller lagt frem for et organ, eller et dokument som organet selv har opprettet. Et dokument anses for å være opprettet når det er sendt ut fra organet. Et dokument regnes som sendt selv om det ikke er kommet fram til mottakeren. For dokument som ikke skal sendes ut regnes dokumentet som opprettet når det er ferdigstilt. Dokumentbegrepet er teknologinøytralt. Det vil si at det kan være et ”dokument”, uavhengig av hvilken teknologi som er benyttet ved produksjon og lagring av informasjonen. I henhold til arkivforskriftens § 2-6 er det journalføringsplikt for alle dokumenter som kan regnes som et saksdokument for organet, dersom dokumentet kan bli gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Etter overgang til elektronisk arkiv ved UiT gjelder journalføringsplikten også for interne dokumenter dersom disse har betydning for en sak, selv om noen av disse i utgangspunktet ikke omfattes av arkivforskriften § 2-6. Journalføringsplikten gjelder selv om et dokument inneholder både private opplysninger og saksopplysninger. Kun de delene som inneholder saksopplysninger vil da omfattes av innsynsretten. Universitetsdirektøren understreker plikten til også å registrere e-post som en ansatt mottar i kraft av sin stilling, og som ut fra innhold, helt eller delvis, kan defineres som et journalføringspliktig saksdokument for UiT.

Om vedtaket Vedtak skal være skriftlig, jf fvl § 23 Enkeltvedtak skal begrunnes. Vedtaket gjengir først de faktiske forhold, og deretter vises det til de regler vedtaket bygger på, samt innholdet i reglene. Informasjon om klageadgang Underretning om vedtaket

Om klage og omgjøring av vedtak, fvl kapittel VI Kun enkeltvedtak kan påklages (Finnes visse unntak fra dette). Det er kun part i saken eller andre med rettslig klageinteresse som kan fremme en klage Fristen for å klage er 3 uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til vedkommende part, jf fvl § 29 Den som klager har krav på ny realitetsvurdering av saken. Oversendelse av saken til klagenemnda Kort om omgjøring av vedtak uten klage Part i saken vil være den som i utgangspunktet har søkt om noe. Andre med rettslig klageinteresse kan være studentorganisasjoner eller lignende, men vil være lite aktuelt i praksis Fristen for å klage avbrytes dersom vedkommende krever begrunnelse for vedtaket. Dette er særlig aktuelt ved klage på eksamen. Ny frist begynner å løpe fra det tidspunkt han blir gjort kjent med begrunnelsen. Den nye fristen vil også være tre uker. Vi diskuterer først om vi kan omgjøre vedtaket. Dersom vi ikke ønsker å omgjøre vedtaket, sendes brev om dette til studenten hvor vi opplyser om at saken er oversendt klagenemnda. Deretter skrives det et oversendelsesbrev til klagenemnda hvor hovedpunktene belyses. Henvis til sakens dokumenter. Klagenemnda går så gjennom hele saken på nytt, og sender svar til studenten og fakultetet som kopimottaker. Trenger du mer kunnskap om klagebehandling - gjør deg kjent med kvalitetssystemets kapittel 14 Omgjøring av vedtak uten klage, fvl 35  Et forvaltningsorgan kan omgjøre sitt eget vedtak uten at det er påklaget dersom a)endringen ikke er til skade for noen som vedtaket retter seg mot eller direkte tilgodeser eller b)underretning om vedtaket ikke er kommet fram til vedkommende og vedtaket heller ikke er offentlig kunngjort, eller c)vedtaket må anses ugyldig.

Særskilt om klage på eksamen Sensur av eksamen er et enkeltvedtak Studenten har krav på begrunnelse for karakterfastsettingen Klage ved formelle feil, jf uhl § 5-2 Klage på karakterfastsetting, jf uhl § 5-3: ”En student kan klage skriftlig over karakteren (…). Ny sensurering skal da foretas” Formelle feil Hvis det er begått feil som kan ha hatt betydning for studentens prestasjon eller bedømmelse av denne, oppheves sensurvedtaket. Eksempelvis forstyrrelser under eksamen etc. Hvis feilen kan rettes opp ved ny sensur av innleverte arbeider, foretas ny sensurering. I motsatt fall holdes ny eksamen eller prøve med nye sensorer. Karakterfastsetting ved ny sensurering kan påklages etter lov om universiteter og høyskoler § 5-3. Finner klagenemnda at det er begått formelle feil, og at det er rimelig å anta at dette kan ha hatt betydning for en eller flere kandidaters prestasjon eller bedømmelse av denne, kan det bestemmes at det skal foretas ny sensurering eller avholdes ny eksamen eller prøve. Det vil da være valgfritt for kandidatene om de vil benytte seg av den nye muligheten. Karakterfastsetting Den nye eksamenskommisjonen, klageinstansen, skal foreta en ny og uavhengig karakterfastsetting. Det betyr at den tidligere kommisjonens vurderinger ikke skal ligge til grunn for klageinstansens vurdering. Den nye eksamenskommisjonen skal således ikke ha opplysninger om karakter, begrunnelse for karakteren eller studentens begrunnelse for klagen, jf forskrift om eksamener ved Universitetet i Tromsø § 46 tredje ledd. Dersom den endelige karakteren er fastsatt på grunnlag av både skriftlig og muntlig prøve, og klager får medhold i klage på sensuren på den skriftlige delen av eksamen, holdes ny muntlig prøve for fastsetting av endelig karakter. Dette gjelder selv om klagebehandlingen gikk til ugunst for klager. Ved klage på eksamen skal ikke de første sensorene vurdere saken på nytt slik som ellers. Dette er gjort for å spare tid. Videre er det en forskjell fra forvaltningslovens regler om at sakens skal være så godt opplyst som mulig. Ordningen med blindsensur er spesielt for UiT, og strider med forvaltningsretten for øvrig, jf fvl § 33, 4. ledd: sakens dokumenter sendes klageinstansen

Saksbehandling for styrer og utvalg Møtebøker og saksfremlegg Saksfremlegg Kort om sakens bakgrunn Drøftelse Forslag til vedtak saksfremlegg: Fullmaktssaker skrives som saksfremlegg. Godkjenning fra den som har godkjent saken på fullmakt legges som vedlegg til saken.

Offentleglova Loven trådte i kraft 1. januar 2009 Utfyllende bestemmelser i forskrift av 17. oktober 2008 Hovedformålet med loven er å styrke innsynsretten Innsynsretten bidrar til kontroll av offentlig virksomhet og skal bidra til å styrke tillitten til det offentlige Bidrar til å styrke rettssikkerheten Retningslinjer ved UiT (fastsatt av Universitetsdirektøren): http://www2.uit.no/ikbViewer/page/ansatte/organisasjon/artikkel?p_menu=42425&p_lang=2&p_document_id=108334&p_dimension_id=88216 Loven ble vedtatt allerede i 2006, men trådte ikke i kraft før i 2009

Hovedregler Utgangspunktet er at alle har innsynsrett i saksdokumenter, journal og lignede register, jf § 3

Unntak Det finnes to typer av unntak Det som er unntatt offentlighet på grunn av taushetsplikt, jf § 13 Kan- regler, jf §§ 14-26 Kan velge å gi helt eller delvis innsyn (meroffentlighet)

Taushetsplikt, Offl § 13 ”Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov, er unntekne frå innsyn” De generelle reglene om taushetsplikt står i forvaltningsloven §§ 13 flg.

Nærmere om kan- reglene, §§ 14 flg De viktigste unntakene for oss i universitetssektoren: Interne dokument – eksempelvis notater og enkelte saksfremlegg Dokument innhentet utenifra for den interne saksforberedelsen – erklæringer fra tredjepart Unntak for eksamenssvar og karakter For interne dokument: Hele dokumentet kan unntas for innsyn, men her må man vurdere om det likevel kan gis innsyn grunnet meroffentligeht. Etter § 11 skal forvaltningsorganet vurdere om det kan gis delvis innsyn

Universitets- og høyskoleloven Viktige bestemmelser finnes i kapittel 4 om studentenes rettigheter og plikter og i kapittel 5 om klage Disse bestemmelsene er videreført og mer konkretisert i forskrift for studier og forskrift for eksamen ved UiT. Bruk forskriftene og henvis til dem. Les og lær!

Viktige forskrifter og reglementer Forskrift om skikkethetsvurdering i høyere utdanning Forskrift for opptak ved Universitetet i Tromsø Forskrift for studier ved Universitetet i Tromsø Forskrift for eksamen ved Universitetet i Tromsø eForvaltningsforskriften Regler om klagenemnda ved Universitetet i Tromsø