Én kommune - ett HR-system for involvering, utvikling og oppfølging Teamleder lønn HR-direktør Seksjonssjef Systemeier Forvalter Personalsjef Direktør Sykepleier HMS-medarbeider Lokal forvalter

- Mangelfull datakvalitet - Ulike arbeidsprosesser Dagens HR-hverdag Ny HR-hverdag Effekter - Flere pålogginger - Mangelfull datakvalitet - Ulike arbeidsprosesser - Papirflyt/manuell saksgang Flere registreringer av samme data/mye tid til punching - Lite automatikk, manuelle behandlinger - Ingen selvbetjening - Mangelfull rapportering - Ledere mangler et tilstrekkelig HR-verktøy for analyser, styring og kontroll - Én pålogging - God datakvalitet - Standardiserte og forenklede arbeidsprosesser - Arbeidsprosesser med systemstøtte Kilden til data registrerer data/data registreres én gang - Automatiske varslinger Brukervennlig selvbetjening Forenklede og effektive rapporteringsprosesser - HR-systemet som et nyttig verktøy for ledere Tidsbesparende pålogging og effektiv flyt i oppgaveløsning Bedre grunnlag for rapporter og analyser Systematisering av HR-arbeidet, enklere å konsolidere og sammenligne data Mindre tidsbruk til registrering, mer tid til kontroll og oppfølging Systematikk for å oppdage avvik og følge opp oppgaver Kilden til data endrer og vedlikeholder, større eierskap til dataene som registreres, tilgjengelighet til personaldata Bedre grunnlag og oversikt for å styre

Nå kan vi arbeide mer helhetlig og strategisk innenfor HR-området. Vi er én kommune og får ett HR-system: Vi skal fremstå som én arbeidsgiver Felles system og praksis skal styrke vår felles arbeidsgiver- og personalpolitikk Vi profesjonaliserer vår HR-funksjon ved felles utvikling av våre arbeidsprosesser Vi skal ha kontinuerlig fokus på bruk av systemet og behov for videreutvikling gjennom brukerforum og endringsforum Vi får et strategisk verktøy: Vi kan arbeide mer målrettet og systematisk Rapporteringsmulighetene gir godt grunnlag for strategisk styring av personalressursene på alle nivåer, også på konsernnivå Felles resultatindikatorer gjør at vi kan følge utviklingen over tid Våre rapporteringsrutiner forenkles Vi skal ha et system vi kan stole på: HR-systemet gjenspeiler organisasjonen slik den faktisk er - med oversikt over ledere og medarbeidere på alle nivåer Vedlikehold av data flyttes nærmere den som eier opplysningene, dette vil gi økt kvalitet. Systemet har innebygde kontrollfunksjoner som skal forhindre brudd på lover og regler Kontroll og oppfølgingsarbeidet styrkes Per-Steinar Aasebø | Systemeier| Byrådsavdeling for finans

- Jeg kommer til å bruke mindre tid på registrering og feilretting: Kommunen er én arbeidsgiver og det blir ekstra tydelig i HR-systemet. - Jeg kommer til å bruke mindre tid på registrering og feilretting: Opplysninger fra forsystemer overføres elektronisk Opplysninger som timelister og overtid registreres av medarbeidere i selvbetjeningsløsningen Flere kontrollmekanismer i selve systemet gjør at det blir mindre feilretting - Jeg blir en viktig støttespiller for lederne fordi jeg kjenner regelverket: Arbeidsmiljøloven, folketrygdloven og ferieloven Tariffavtaler og Dok.25 - Det jeg gjør blir synlig og nødvendig informasjon for kollegaer i andre deler av kommunen: Tilgang til å se alle ansettelsene til våre medarbeidere med flere stillinger i kommunen – og historikk Varslinger ved ansettelse som går over 100 % Varslinger når registrert timelønn utløser overtid Cathrine Hagfors | Teamleder lønn | Bydel Vestre Aker

HR-systemet vil gi et nytt grunnlag for fakta om kompetanse -  en viktig faktor i utformingen av en aktiv rekrutteringspolitikk. - Jeg får et verktøy som hjelper meg i den strategiske kompetansestyringen: Mulighet til å analysere kompetansebeholdningen vår Mulighet til å ligge i forkant for å rekruttere inn nødvendig kompetanse Oversikter over turnover  og rekrutteringsbehov Standardrapporter som imøtekommer statistikkbehovet - Jeg får direkte tilgang til personalressursene våre, og kan når som helst få oversikt over: Hele organisasjonen med fakta om ledere og medarbeidere på alle nivåer Kompetansebeholdning Lønn og ansiennitet Status på personaloppfølging, sykefravær og skader Anne Ferignac | HR-direktør | Utdanningsetaten

- Det blir elektronisk arbeidsflyt og mindre papir: HR-systemet gir meg støtte i den daglige personaloppfølgingen. - Jeg får direkte tilgang til personalressursene våre og oversikt over: Hvilke medarbeidere jeg har personalansvaret for Nøkkelinformasjon om medarbeiderne mine Støtte og hjelp til rekrutteringsprosesser Påminnelser om hvilke personaloppgaver som ligger til godkjenning Fødselsdager og jubileer - Det blir elektronisk arbeidsflyt og mindre papir: Sykefraværsoppfølgingen dokumenteres elektronisk Arbeidsulykker og skademeldinger registreres og følges opp i HR-systemet - Jeg får verktøy som hjelper meg i videreutvikling av medarbeiderne mine: Kompetansekartlegging og utviklingsplaner Anders Norling| Seksjonssjef | Energigjenvinningsetaten

- Jeg får et verktøy som gir meg god styringsinformasjon Det nye HR-systemet har Innebygget kontrollmekanismer som øker kvaliteten på dataene. - Jeg får et verktøy som gir meg god styringsinformasjon Det ligger ferdige standardrapporter som er enkle å få ut Det blir mulig å lage rapporter på alle data i HR-systemet Vi må ha rutiner for å kvalitetssikre data - det gir gode rapporter - Jeg får direkte tilgang til personalressursene våre, og kan når som helst få oversikt over: Hele organisasjonen med fakta om ledere og medarbeidere på alle nivåer Kompetansebeholdning CV med arbeidserfaring, kompetanse, kurs og sertifiseringer Alle mine medarbeideres ansettelsesforhold i Oslo kommune Lønn og ansiennitet Status på personaloppfølging, sykefravær og skader Fødselsdager og jubileer Terje Sletten | Personalsjef | Bydel Bjerke

I en stor etat som Vann- og avløpsetaten med mange ansatte, vil HR-systemet være et godt og viktig verktøy for å holde oversikt. - På en enkel måte får jeg tilgang til informasjon om etatens ansatte, og kan lett få oversikt over: Organisasjonen som helhet Fakta om ledere og medarbeidere Kompetansebeholdning Medarbeidernes ansettelsesforhold i Oslo kommune Lønn og ansiennitet Status på personaloppfølging, sykefravær og skader - Jeg får verktøy som hjelper meg i den strategiske kompetansestyringen Oversikter som vil bidra i arbeidet med å utvikle gode kompetanseplaner for den enkelte og for etaten som helhet Oversikt over alle rekrutteringsprosesser som pågår i min organisasjon Eli Grimsby | Direktør | Vann- og avløpsetaten

- Jeg får tilgang til min HR-side og enkel oversikt over: Det blir nyttig å få min egen side med oversikt over personalopplysningene mine. - Jeg får tilgang til min HR-side og enkel oversikt over: Nærmeste leder CV med arbeidserfaring, kompetanse, kurs og sertifiseringer Alle ansettelsesforholdene mine i Oslo kommune Lønn og ansiennitet Status på personaloppfølging, sykefravær og skader - Jeg får verktøy som hjelper meg med egen personaladministrasjon hvor jeg kan registrere og følge med på: Sykefravær og egenmeldinger Skademeldinger Søknader om permisjon Ferie Reiseregninger og bilgodtgjørelse Analyn Calapini-Solberg | Sykepleier | Sykehjemsetaten

- Jeg blir en viktig støtte og pådriver for å følge opp leders ansvar: Jeg får en bedre oversikt over at lederne utfører HMS-oppgavene på en forsvarlig måte. - Jeg blir en viktig støtte og pådriver for å følge opp leders ansvar: Systemet varsler ledere om oppgaver, det gir trygghet i HMS-arbeidet Jeg ser hvem som trenger bistand til å utføre lovpålagt oppgaver som for eksempel oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Manuell innhenting av informasjon erstattes av en oversiktlig arbeidsflyt i HR-løsningen Rutiner forenkles, skaderegistrering skjer én gang Jeg får oversikt og enklere tilgang på informasjon HR-systemet gir enklere uttak av rapporter, tall og statistikk Grunnlaget for saksdokumenter til arbeidsmiljøutvalget (AMU) og pålagte rapporter, er tilgjengelig på ett sted Bente Forøy | Personalkonsulent | Bydel Østensjø

Vedlikehold av organisasjonsstruktur og administrasjon av tilganger blir viktig for at arbeidsflyten skal fungere optimalt. Jeg skal sørge for at organisasjonsstrukturen er riktig satt opp i HR-systemet For at arbeidsflyten skal fungere i HR-systemet, må koblingen mellom medarbeider og nærmeste leder til enhver tid være korrekt. Vi må ha gode interne rutiner for informasjonsflyt av endringer i organisasjonen. Dette er vesentlig for at jeg kan gjøre jobben min. Jeg skal administrere og vedlikeholde tilganger I samarbeid med PRK-ansvarlig skal jeg sørge for at de som skal jobbe i systemet får riktig tilgang ut i fra tildelte oppgaver. Vi må ha gode interne rutiner for informasjonsflyt mellom leder og meg som lokal forvalter, fordi det er leders ansvar å gi opplysninger om hvilke tilganger den enkelte medarbeider skal ha. Jeg blir min virksomhets kontakt mot den sentrale forvaltningen Hvis kritisk funksjonalitet i HR-systemet ikke fungerer, er det jeg som får beskjed om det. Jeg må sørge for intern informasjonsflyt i egen virksomhet. På vegne av virksomheten melder jeg inn feil og endringsønsker ved hjelp av brukerstøtteverktøyet. Mette Kolstø| Lokal forvalter| Brann- og redningsetaten

Vi skal gi god 2. linje brukerstøtte Vår jobb er å sørge for at systemet fungerer, og støtte brukerne ved behov for hjelp, endringer og utvikling. Vi skal sørge for at systemet fungerer Ved hjelp av kontroller og overvåking skal vi fange opp feil og utfordringer i forkant av brukeren. Vi skal sørge for informasjon og feilretting ved kritiske systemfeil og endringer. Det er vår oppgave å vedlikeholde sentrale felles registre. Vi skal gi god 2. linje brukerstøtte Vi skal yte service og support for saker som ikke kan løses av virksomhetens 1. linje brukerstøtte. Vi skal sørge for at e-læring og rutinedokumentasjon oppdateres i tråd med endringer og utvikling. Vi skal sørge for samhandling og utvikling I samarbeid med systemeier og brukere av HR-systemet blir brukermøter og erfaringer fra brukerstøtte nyttige arenaer. Vi skal være i tett dialog med leverandøren av HR-systemet og sørge for en optimal løsning for Oslo kommune. Kari Margrete Hove| Sentral forvalter| Utviklings- og kompetanseetaten