Samordning av IKT-utviklingen i kommunesektoren Strategikonferansene 2012 Trude Andresen Direktør KS Forskning, Innovasjon og Digitalisering

Dagens situasjon i kommunesektoren IKT viktig bidrag for kvaliteten på tjenestene 180-200 systemer i hver kommune Systemene «snakker sammen» bare i begrenset grad Leverandørene selger «sine» systemer, kostbart å få tilpasset systemene til hverandre Store forskjeller mellom kommunene

Hvorfor er det slik? Manglende strategi- og bestillerkompetanse Manglende generell IKT-kompetanse Avhengighetsforhold til leverandørene Manglende kompetanse hos leverandørene

Dagens situasjon mellom kommunesektoren og omgivelsene Kommunene er mange – ulike behov, ulike ønsker, ulike signaler Staten er «mange» – ikke samordnet i sine krav og forventninger Innbyggerne forventer effektiv kommunikasjon – på alle kanaler, hele døgnet Næringslivet forventer effektiv kommunikasjon og service

Nasjonalt samarbeid om nytt regime Initiert av Fornyingsminister Rigmor Aasrud i 2010 2011: FAD, KRD, KS, DIFI – felles utredning: «DaVinci-rapporten». Konklusjon: Store forskjeller mellom kommunene Dagens løsning hindrer mer enn tilrettelegger Ulikhetene en trussel for likeverdige tjenester

Behov for Mer samordning fra staten Bedre kommunikasjon i offentlig sektor om IKT Samtidig har kommunesektoren forbedrings-potensiale på: Systemer og tjenester som «snakker sammen» Standardisering Felles krav mot leverandører Tydeligere felles IKT-faglig stemme

Samhandlingsreformen «Det er ikke mulig å få til en samhandlingsreform uten en god elektronisk infrastruktur. Den tiden er forbi. Elektronisk kommunikasjon skal være den normale måten å kommunisere på mellom tjenesteyter og pasient og i forholdet mellom de ulike tjenesteytere» Helseminister Anne-Grete Strøm-Erichsen

Samhandlingsreformen: Effektiv og sikker informasjonsutveksling For å oppnå økt samhandling, må man legge til rette for effektiv informasjonsutveksling I dag: brev, faks, telefon, taxi Utfordringer: Kompetanse og sikkerhet Lovverket Digitalt lappeteppe Digitalt lappeteppe: Med dette menes at aktørene (og deres leverandører) har utviklet fagsystemene sine uavhengig av hverandre og i forskjellige retninger. Svært utfordrende å få disse systemene til å utveksle informasjon – IKT er ikke lenger løsningen på problemet, men et problem i seg selv. Artikkelen er skrevet i 2007 av Steinar Pedersen, men er like aktuelt.

eHelse som støtte til Samhandlingsreformen 84 % av kommunene har tatt i bruk elektronisk pasientjournal (eKommunekartleggingen 2011) 82 % av kommunene er tilknyttet helsenettet (NHN) 7 % av kommunene har tatt i bruk elektronisk meldingsutveksling (Budsjettundersøkelsen) 29 % av kommunene planlegger å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling i løpet av 2012 (Budsjettundersøkelsen) Resten av tallene fra budsjettundersøkelsen: * 12 % planlegger gjennomføring i 2013 * 2 % i 2014 * Underkant av 1 % i 2015 * 48 % vet ikke * 2 % svarte ikke

Målet med økt samordning Levere gode tjenester via elektroniske kanaler Profesjonell og tydelig bestiller Kompetent, samlet og tydelig overfor staten Felles utvikling: én gjør jobben for mange Mindre forskjeller mellom kommunene En mer samordnet stat

Målet med økt samordning Levere gode tjenester via elektroniske kanaler Profesjonell og tydelig bestiller Kompetent, samlet og tydelig overfor staten Felles utvikling: én gjør jobben for mange Mindre forskjeller mellom kommunene En mer samordnet stat

Uten samordning Sakke akterut i IKT-utviklingen Store ulikheter mellom kommunene Stadig mer vil reguleres gjennom lover og forskrifter Kommunene overkjøres av store statlige aktører – f.eks helseforetakene og NAV

Hva gjør KS i dag? Interessepolitisk Som utviklingspartner Organisering av IKT-området i offentlig sektor Jevnlige møter KRD, FAD, HOD, Difi, HDir Standardisering Modernisering av folkeregisteret Tilgang til nasjonale felleskomponenter CEMR og CEMSDI Kostnadsberegninger Som utviklingspartner eKommunestrategi eKommunekonferansen Rådmannsnettverk Arkitektur Geointegrasjon eBygg Sosiale medier KS IKT Forum (faggrupper) K10 eHelse

Hva gjør KS i dag? Interessepolitisk: Organisering av IKT-området i offentlig sektor Jevnlige møter KRD, FAD, HOD, Difi, Hdir med flere Standardisering Modernisering av folkeregisteret Tilgang til nasjonale felleskomponenter Arbeid internasjonalt: CEMR og CEMSDI Kostnadsberegninger

Hva gjør KS i dag? Som utviklingspartner: eKommunestrategi eKommunekonferansen Rådmannsnettverk IKT-arkitektur og standardisering Geointegrasjon eBygg Sosiale medier KS IKT Forum (faggrupper) K10 eHelse Forskningsprosjekter om elektronisk samhandling

Hvilke oppgaver må gjøres? Strategisk arbeid: talerør overfor statlige myndigheter, initiering av standarder, tilrettelegging for samhandling mellom systemer (IKT-arkitektur), felles IKT-strategi for kommunesektoren Utviklingsarbeid: Utvikle og forvalte standarder og etablere felleskomponenter, delta i prosjekter, rådgivning Drift: Bør skje i kommunene selv, enten enkeltvis eller interkommunalt Nivå 1 - Samhandling og koordinering (strategisk nivå) Nivå 1 inneholder overordnede strategiske oppgaver som sikrer at kommunene og fylkeskommunene har strategier og prinsipper som tilrettelegger for en samordnet IKT-utvikling som gir god kvalitet på tjenester til innbyggere og næringsliv. Dette er oppgaver KS utfører i dag, avgrenset i forhold til kapasitet. Utarbeide strategi på nasjonalt nivå IKT-arkitektur (se ordliste) - strategisk Initiere standarder Initiere informasjonssikkerhetstiltak Strategisk kontakt med statlige virksomheter (interessepolitikk) Nivå 2 - Utvikling, implementering og forvalting (operativt nivå) Nivå 2 vil inneholde oppgaver av mer operativ art. Dette vil være alt fra å utvikle og forvalte standarder og etablere felleskomponenter, til å delta i prosjekter. Dette er oppgaver KS i til en viss grad utfører i dag gjennom deltakelse i forskjellige prosjekter og arbeidsgrupper, men hvor bidraget blir avgrenset i forhold til kapasitet. KS opplever at behovet for dette er meget stort. Oppgaver på dette nivået kan være: Operasjonalisering av nasjonal strategi IKT-arkitektur Utvikling og forvaltning av standarder Oppfølging av informasjonssikkerhetstiltak Operativ kontakt med statlige virksomheter. Dette kan være deltakelse i Difis standardiseringsråd, arena for sektorarkitektur, relevante faggrupper, referansegrupper og styringsgrupper. Det er en lang rekke slike arenaer i dag, der kommunesektoren bør være tilstede for å påvirke utviklingen, men som det ikke er kapasitet til å ivareta på en god nok måte. Utvikling og forvaltning av felleskomponenter for kommunesektoren Prosjekt-, program- og porteføljestyring Rådgivningstjenester for kommuner og kommunesamarbeid Kravspesifisering (og anskaffelser) Strategisk ledelse (rådmannsnettverkene) Kursvirksomhet Nivå 3 - Drift og vedlikehold Nivå 3 omhandler oppgaver som skal understøtte den tekniske IKT-infrastrukturen i kommunal sektor, dvs. fortrinnsvis driftsoppgaver. Driftsoppgavene er knyttet til drift av servere, kontorstøtte-programmer m.m. I dag er disse oppgavene i noen grad satt ut, til f. eks. interkommunale samarbeid, driftssamarbeid eller eksterne leverandører, mens andre har egne driftsavdelinger. Det er vår erfaring at driftsoppgaver i dag best kan løses gjennom lokale og regionale ordninger. Dette nivået er derfor ikke drøftet videre i denne saken.

Likevel: Ulik vekting på den strategiske rollen i de ulike modellene eKommune 2012 Likevel: Ulik vekting på den strategiske rollen i de ulike modellene

KS’ rolle framover er til diskusjon Strategi og interessepolitikk sikre sammenheng mellom IKT-politikk og annet interessepolitisk arbeid som KS gjør mot staten Pådriver, prinsippgiver og bestiller for utviklingsarbeidet som en felles IKT-organisasjon skal utføre Likevel: Ulik vekting på den strategiske rollen i de ulike modellene I alle modellene er nivå 1-oppgaver (strategi og interessepolitikk) foreslått lagt under KS. Dette er nødvendig for å kunne se IKT-politikken i sammenheng med annet interessepolitisk arbeid KS gjør mot staten på vegne av kommunesektoren. KS sin rolle overfor en felles IKT-organisasjon blir å være en pådriver, prinsippgiver og bestiller for utviklingsarbeidet som denne organisasjonen skal utføre. Alle alternative organisasjonsmodeller forutsetter at oppgavene som er beskrevet som nivå 2-oppgaver (utvikling, implementering og forvaltning) skal utføres av det nye operative fagmiljøet.

Forslag til alternative løsninger Forvaltningsorgan under KRD eller annet departement Selskap eid av kommunesektoren Selskap eid av KS Forvaltningsorgan underlagt KRD eller annet departement Denne modellen innebærer opprettelse av et forvaltningsorgan under Kommunal- og regionaldepartementet (KRD). KRD har ikke hatt tradisjon for å engasjere seg på IKT-området i kommunene, og har i dag svært begrenset med ressurser og satsing på dette i organisasjonen. Finansiering: Finansieres av staten. Organisering: Forvaltningsorgan direkte under KRD eller det departementet som regjeringen peker på. Mulige organiseringsmodeller – eksempler fra eksisterende organisasjoner: IKT-senteret IKT-senteret (Senter for IKT i utdanningen) er direkte underlagt Kunnskapsdepartementet og finansieres med tildelingsbrev fra departementet. Senter for IKT i utdanningen skal sikre bedre bruk av IKT for økt kvalitet, styrket læringsutbytte og bedre læringsstrategier i utdanningen. Barn i barnehagen, elever i grunnskolen og videregående opplæring og studenter i førskolelærer- og lærerutdanningen er hovedmålgruppene for senterets arbeid. Distriktssenteret Distriktssenteret (Kompetansesenter for distriktsutvikling) er underlagt KRD, og arbeider hovedsakelig med å hente inn, systematisere og formidle kunnskap og erfaringer om lokale utviklingstiltak. Senteret har også ei rolle som kompetanseorgan, rådgiver og bidragsyter overfor nasjonale, regionale og lokale styresmakter. Distriktssenteret er et forvaltningsorgan med faglig uavhengighet. Finansieringa av Distriktssenteret skjer gjennom tildelinger gjennom Statsbudsjettet, og rammene for driften er satt i vedtekter, strategi-dokumenter og årlige tildelingsbrev fra Kommunal- og regionaldepartementet. Forutsetninger: KRD har i dag begrenset kompetanse på IKT-området, og har ikke fulgt dette opp i særlig grad. Foreslått organisering forutsetter at dette endres. KS forholder seg direkte til KRD i IKT-politiske saker, og ikke bare til selskapet/forvaltningsorganet At KRD er villig til å gjøre dette. Styrker Organisering slik som beskrevet over kan gi god forutsigbarhet på økonomisiden Vil tilføre KRD økt kompetanse på IKT-området Svakheter KRD har i dag lite fokus på IKT-området. Kommunene representeres av et statlig organ. Staten vil bli sittende «på begge sider av bordet». Trusler KS vil kunne få begrenset mulighet til å påvirke utviklingen innenfor IKT-området. Dette kan bli en stadig større utfordring jo tettere koblingen blir mellom IKT som verktøy og utførelsen av kommunale tjenester. KRD kan nedprioritere forvaltningsorganet i kommende budsjettforslag. Forvaltningsorganet vil ikke få den legitimiteten i kommunesektoren som er nødvendig for å fremstå som et felles talerør. Muligheter  KRD vil se tjenesteutvikling bedre i sammenheng med IKT-utvikling. Statlig sektor vil bli flinkere til å inkludere kommunesektorens behov og ønsker f.eks. i utviklingen av felleskomponenter.   Selskap eid av kommunesektoren Kommuner og fylkeskommuner går selv sammen og etablerer et selskap som skal ivareta oppgaver innen utvikling, implementering og forvaltning på IKT-området. Dette er et selskap med potensielt 429 kommuner og 19 fylkeskommuner som eiere. Selskapsform kan for eksempel være interkommunalt selskap (IKS), aksjeselskap eller forening. Finansiering: Egenfinansiering fra kommunene med evt. tilskudd / prosjektmidler fra staten Prosjektfinansiering (EU, KS, staten) Salg av tjenester til kommunene Organisering: Selskap eid av kommunene og fylkeskommunene i fellesskap. Eierskap/deltakelse er frivillig Avklaring vedrørende KS’ interessepolitiske rolle. Skal KS fortsatt ivareta oppgaver på Nivå 1, og et nytt selskap oppgaver på Nivå 2, eller ønsker kommuner og fylkeskommuner å ta over oppgavene på begge nivå? Selskapet vil ha en sterk forankring i de kommunene og fylkeskommunene som er medlemmer Kommunesektoren vil ha full kontroll over hvilke oppgaver selskapet skal prioritere Krever betydelig innsats å oppnå kritisk masse blant kommuner og fylkeskommuner Vil ikke være like sterkt forankret i de kommunene og fylkeskommunene som velger å ikke gå inn som eiere. Uklart i forhold til KS’ interessepolitiske rolle. Krevende styringsmodell med opptil 447 eiere Det kan være svært få kommuner og fylkeskommuner som ønsker å gå inn som eiere, bl.a. fordi hele kommunesektoren vil nyte godt av selskapets arbeid uavhengig av om man er eier eller ei. Kommuner og fylkeskommuner kan velge å trekke seg ut av selskapet og på den måten skape usikre rammebetingelser. Den komplekse styringsmodellen med inntil 429 kommuner og 18 fylkeskommuner som eiere kan gjøre det vanskelig å enes om felles strategi og utviklingsløp for selskapet. Usikkerheten rundt finansiering og rammebetingelser kan føre til at det tar vesentlig lengre tid å gjennomføre de operasjonelle oppgavene som er skissert på nivå 2. Muligheter Kommuner og fylkeskommuner vil ta et større ansvar for den nasjonale IKT-utviklingen Statlig sektor vil bli flinkere til å inkludere kommunesektorens behov og ønsker i utviklingen av felleskomponenter (hvis selskapet har et representativt antall eiere) Kommunesektoren vil oppfattes som mer samlet i dialog med staten og leverandører. Selskap eid av KS Alle aktiviteter knyttet til nivå 1 legges til KS. Aktivitet knyttet til nivå 2 ivaretas av et aksjeselskap eid av KS. Grunnfinansiering fra kommuner og fylkeskommuner (i tillegg til medlemskontingenten til KS) Tilskudd fra staten (i en oppstartsperiode) Prosjektfinansiering (løpende, fra EU, KS og staten) Organisering: Aksjeselskap eid av KS alene Hvis selskapet skal representere kommunesektoren er det av stor betydning at selskapet får et tydelig mandat fra kommunene og fylkeskommunene KS kan ivareta rollen som interessepolitisk talerør for kommunene Det blir en klar rolledeling i det at den IKT-politiske styringsdelen er ivaretatt fra KS' side og det faglige operasjonelle ivaretas av selskapet Det blir en tydelig sammenheng mellom KS’ strategiske satsing på IKT-området og de tiltakene som skal bidra til operasjonalisering av strategien. Strategiske og operative tiltak vil ha en tydelig sammenheng med og støtte opp om KS’ hovedstrategier og satsinger Grunnfinansiering fra kommuner og fylkeskommuner, dersom ikke alle deltar kan være sårbart for en organisasjon som er avhengig av langsiktig arbeid Usikkerheten rundt finansiering og rammebetingelser kan føre til at det tar vesentlig lengre tid å gjennomføre de operasjonelle tiltakene som det legges opp til i strategien, slik at strategi og operasjonalisering kommer i utakt Manglende finansiering fra staten i oppstartsperioden Kommuner og fylkeskommuner kan velge å ikke bidra i finansieringen av selskapet, og på den måten skape usikre rammebetingelser. Kommuner og fylkeskommuner som velger å ikke bidra finansielt («gratispassasjerer») kan nyte godt av selskapets arbeid uavhengig av om man bidrar finansielt eller ei Gir en god avklaring knyttet til KS’ strategiske og interessepolitiske rolle Statlig sektor vil bli flinkere til å inkludere kommunesektorens behov og ønsker i utviklingen av felleskomponenter Kommunesektoren vil oppfattes som samlet i dialog med staten og leverandører

Vi ønsker tilbakemelding på følgende: Anbefalt modell Endelig anbefalt modell for organisering må reflektere behovet for konkrete og operative tjenester som gagner kommunesektoren i sin helhet. Hvordan ivaretar man forholdet mellom strategi og interessepolitikk og operativ aktivitet? Hvordan bør forholdet mellom KS og en evt. ny organisasjon være?

Mandat En suksessfaktor ved etablering av et slikt fagmiljø er at det får et klart og tydelig mandat på vegne av kommunesektoren, uavhengig av hvilken organisering man velger, for å sikre at standarder som utvikles faktisk følges, osv. Finansiering Er kommunene villige til å betale for en slik felles utvikling, og på hvilken måte?