HELHETLIG RESULTATSTYRING Bydelsdirektør Erik Kjeldstadli, Bydel Alna

Bydel Alna – noen nøkkeltall Furuset Alna bydel Ellingsrud Lindeberg Haugerud Trosterud Tveita Teisen Bryn 45.123 innbyggere hvorav 11.000 barn og unge.( pr. 1.1.2008) Bruttobudsjett 1.5 milliarder – netto budsjett over 1 milliard.. Ca. 1263 årsverk / ca. 2.500 ansatte (pr. 1.1.2009) Ca 40 % fra ikke-vestlige land – godt over 50 % blant barn og unge Innvandrerandelen økt 100 % på 10 år – og er økende Stikkord: trafikk, industri/næringsområder, bolig og blå-grønnstruktur Ny bydel pr. 1.1.2004 slått sammen av tre tidligere bydeler

Bydel Alna har hatt en klar dagsorden 2004-2008 Vår viktigste utfordring er Gi nødvendige, nyttige og nøkterne tjenester Vi trenger ”orden i eget hus ” Planmessig og helhetlig styring av bydelen Robust og omstillingsdyktig organisasjon Økonomisk balanse og med handlingsrom Men vi skal også løfte blikket ! Bidra til å fremme inkludering og deltakelse Lokalsamfunnsutvikling og frivillig innsats Mangfold, muligheter og glede

Helhetlig resultatstyring Noen erfaringer fra Bydel Alna, Oslo kommune

Helhetlig resultatstyring – hvorfor ? Økonomi: Nye behov innen Strammerer rammer Økt krav til effektivitet og måloppnåelse. Brukerkravene øker: skreddersøm og store forventninger Ansatte stiller krav: ”What’s in it for me”

Vi trenger noe mer å styre etter enn budsjettbalanse Vi må kombinere krav til : Brukerbehov Ansattes hverdag Økonomi i balanse Omforent organisasjon og styring Trenger system som kan fokusere det viktigste – måle hva vi oppnår og iverksette systematiske endringsprosesser. Velge retning og holde fast. Det finnes ingen fasit

HELHETLIG RESULTATSTYRING I PRAKSIS BALANSERT STYRING: FOKUSOMRÅDER, RESULTATMÅL RESULTATMÅLING OG DIALOG BRUKER- OG ANSATTUNDERSØKELSER DATA: ØKONOMI, SYKEFRAVÆR, MÅLTALL ÅRSHJUL FOR STYRING: SYSTEMATISKE AKTIVITETER POLITISK/ADMINISTRATIV DELTAKELSE RESULTATLEDELSE STYRINGSDIALOGEN ÅRSPLAN FOR RESULTATENHETENE ENKEL ORGANISASJON LEDERE MED KRAV OG FULLMAKT MEDARBEIDERSKAP

Yte nødvendige og gode tjenester Strategisk plan 2009 - 2012 Yte nødvendige og gode tjenester Fremme deltakelse og inkludering i egne tjenester og i lokalsamfunnene Være aktiv pådriver i miljø-, byutviklings- og lokalsamfunnsspørsmål Fokusere på helhetlig styring og systematisk måling av resultater for å utvikle bydelens virksomhet

Målekartet 2009 Fokusområde Kritisk suksessfaktor Måleindikator Målemetode Mål Brukere og tjenester Tjenester med rett kvalitet Brukertilfredshet – samlet Brukerunder- søkelse 4.5 Kontakt med bruker Brukertilfredshet – respekt Ansatte og arbeidsmiljø Attraktiv arbeidsplass Medarbeidertilfredshet – samlet Sykefravær Ansatte – undersøkelse Tall fra NLP >9.9 % Myndige medarbeidere Vurdering av egen kompetanse Ansvar og myndighet i praksis Ansatte- Organisasjon og styring Økonomi i balanse Økonomisk resultat Regnskap < = 100 % God ledelse Tilfredshet med ledere Frivillighet og lokalsamfunn utvikling Samarbeid med frivillige lag og organisasjoner Samarbeid med frivillige organisasjoner Spørreunder- Aktive lokalsamfunn Gjennomføring av planlagte lokale satsinger Registrering av tiltak 90 % Fokusområder - Kritiske suksessfaktorer - Måleindikator - Målemetode - Ambisjonsnivå

Balansert målstyring i Bydel Alna Hatt målekart siden 2005 Fokusområder – redusert til 4 Kritiske suksessfaktorer: Fange det ”ailler, ailler viktigste ” Endret etter hvert Måleindikator/metode/ambisjon ”Objektive” data Lite manuell registrering” Følge egen utvikling Målekart utfylles av årsplanen Felles hovedmål/delmål Samme fokusområder Fokusområde Kritisk suksessfaktor 2006 2007 2008 2009 Brukere Brukertilfredshet 4,89 4.70 ?? 4.5 Ansatte Ansatte total 4.2 4.3 Sykefravær 11.6 10.35 10,06 9.9 % Org/styring Ledelse (ansatte-us) 4,47 4.45 Økonomi Regnskap i balanse 97,24% 95.93 % Ca 97 100 %

Systematiske styringsaktiviteter gjennom året for styring 3.Tertial Undersøkelser. Vedta budsjett, målekart og årsplan Resultatoppfølging 1.tertial Evaluere fjoråret Resultat og dialog Resultatoppfølging Årsplan Årshjulet 2.tertial Dialogmøter Forberede neste år Budsjettprosess – BU-sak: rammer Resultatoppfølging

En enkel resultatstyrt organisasjon Overordnet to-nivåmodell : 23 resultatenheter Bydelsdirektørens ledergruppe Resultatledelse: Fokusere de ”virkelige heltene” Klare krav, rammer og fullmakter Målekart/budsjett/årsplan Lederkontrakter Systematisk styringsdialog – Formell /uformell: individ/gruppe Myndiggjorte medarbeidere: Motivasjon og kompetanse Personalpolitisk plan: medarbeiderskap

Styringsdialog og lederoppfølging i 2008 Budsjett for 2008 herunder vedtatt målekart Styringsbrev for 2008 ca. 1.januar Fullmaktsbrev fra bydelsdirektør til resultatenhetsleder ca 1.januar Bydelens målekart med enhetens måltall Årsplan i hver resultatenhet innen 31.januar Besøk i alle resultatenhetene Lederoppfølging: Ledersamtale/lederavtale innen 28.februar med sin ”bydelsdirektør” Tertialsvise samtaler bydelsdirektør – RE-leder Bydelsledermøter hver måned Ledernettverksgrupper for RE-ledere Løpende individuell kontakt etter behov Fagnettverk på ulike med resultatenhetsledere

Kvalitetslosen – databasert styrings- og kvalitets verktøy 4 moduler: Balansert styring Kvalitet Avvik Risikostyring Styring: Avviksrapportering Sykefravær Produksjonstall Ansatteundersøkelser Brukerundersøkelser ”Arkiv” –data

Noen løpende utfordringer…… Få alle styringsaktivitetene til å henge sammen i reell styring Ta i bruk tilgjengelige data – analysere – reflektere & handle Resultatenhetene må bruke tid på dette i en travel hverdag. Ledertrøkk helt nødvendig Anvende systemet også i strammere tider Knappe ressurser sentralt kan gi for lite trøkk i oppfølging

Kan vi styre kvalitet & ressursbruk?

Hvordan kombinere kvalitet og ressursbruk ? Tjenester med riktig kvalitet: Hva skal vi produsere ? Hvem skal vi produsere for ? Hvordan skal vi produsere (innhold, standard, omfang) ? Hva slags kvalitet vil vi oppnå ? Hva er rett kvalitet ? Hva slags kostnad ? (Samlet må vi ned i kostnader) Vi er på leit etter: Rett tjeneste til rett person til rett tid til rett omfang og kvalitet

Styring i en bydel = styring av tjenesteytingen Bydelenes oppgaver : Individuell tjenesteyting Åpen tjenesteyting Brukere : 410 sykehjemsplasser 2097 barn i barnehage 1300 får hjelp fra hjemmetjenesten 600 får økonomisk sosialhjelp 470 barn med barnevernstiltak Av 1.016.000.000 kr går ca. 986.000.000 kr til individuelle tjenester

Der pengene går…….. Barnevern Styring vil si: Sykehjem En plass koster 1.5 - 2.0 mill. kr - har ca 25 plasser/årsbasis Sykehjem En plass koster 550.000 kr - bydelen bruker ca 410 plasser Funksjonshemmede Bolig/bistand koster 1–1.5 mill - bydelen har 60-70 brukere Hjemmetjeneste En time koster ca. 6-700 kr Vi har 1300 brukere og ca. 220.000 timer Styring vil si: Samsvar vedtak/budsjettansvar Bevissthet om standard/nivå Bevisst saksbehandling Lederoppfølging ift saksbehandler Klare måltall/produksjonstall Månedlig styringsaktivitet Følge indikatorer Verktøy som tydeliggjør ressurs- bruk i forkant. Godt utbygde tiltakskjeder som gir mulighet for rett ressursbruk

styring av tjenestenes omfang og kvalitet Styring av en bydel = styring av tjenestenes omfang og kvalitet Produktivitet Behovsdekning (Kvalitet) Tjenester Brukere Ressurser Prioritering Dekningsgrader Målgrupper Fürst og Høverstad ANS

Fire suksesskriterier i barnehagene Prioritering: Kostnad pr. innbygger 1- 5 år ift bygjennomsnittet Kostnad i prosent av kommunens totale utgifter Produktivitet: Antall oppholdstimer pr. årsverk Driftsutgifter pr. oppholdstime eller pr. barn Leke og oppholdsareal pr. barn Dekningsgrad: Barnehagedekning ift aldersgruppene 1-5 år Kvalitet: Foreldrenes samlede tilfredshet med barnehagene UTVIKLE SUKSESSKRITERIER/INDIKATORER FOR ALLE TJENESTER

Vi trenger mer Dokumentasjon og analyse - resultatenhetene Systematisk dokumentasjon Budsjett, regnskap, prognose Bruker og ansatteundersøkelser Produksjons- og nøkkeltall Sykefravær Indikatorer jf KOSTRAMODELL Verktøy: Kvalitetslosen Hjemmesnekra dokumentasjon/ pivottabeller Analyse Standard på tjenestene Sammenligne med andre Konsekvenser av endringer Forbedringsområder ift: Prioriteringseffektivitet Kostnadseffektivitet Formålseffektivitet

Utvikle tjenester med rett kvalitet Fastsette standarder og retningslinjer for tjenestene Serviceerklæringer og tjenestebeskrivelser Bruke KvalitetsLosen: Kvalitetsmodul: lover, retningslinjer, rutiner og prosedyrer Avviksrapportering Årlige bruker- og ansatteundersøkelser: Resultat og dialog for å skape kontinuerling forbedring/endring Utvikle reell brukerdialog og medvirkning gjennom brukerråd Fortsette effektivisering og omstilling: Mikro må stemme med makro Utvikle system for politisk kvalitetsstyring av tjenestene Saksordførersak i bydelsutvalget (du finner BU-sakene på nettet) ”Hvis vi slutter å bli bedre, slutter vi å være gode ”

Oppsummert…..

Hva har vært de viktigste grepene ? Styringssystem som fokuserer resultater på flere områder Systematiske styringsaktiviteter gjennom året Omforene politikk og administrasjon Utviklet gradvis en omforent organisering: enklere og tydeligere Gjennomført nødvendige endringer i tjenesteorganisering Resultatledelse: vektlegge ansvar, myndighet og resultat Legge ansvaret til resultatenhetsledere: der tjenestene Eksterne prosjekter og bistand Trøkk fra bydelsdirektørens ledergruppe. Holde fast i budskapet – forutsigbar utviklingsprosess Informasjon og kommunikasjon – internt og eksternt Høy økonomifokus : kapasitet og kompetanse sentralt Fokus på tjenestene: brukedialog og kvalitet Begynt å løfte blikket – samfunnsutviklere i praksis Bygge omdømme og stolthet

Nyttig i strammere tider ? Bydel Alna 2008-2010 må omstille for 60-70 mill. kr pga økte behov og strammere rammer. Hvordan styre helhetlig da ? Dokumentasjon og analyse = standard Lokal involvering - vite hva vi gjør Fokusere på konsekvenser for alle fokusområder Sjekke ansatte og brukere Men jeg er usikker hvor langt vi klarer å være rasjonelle når smertegrensa nås. Blir det ostehøvel og sentralisert styring ? Vi får se ……..

Er det verdt innsatsen ? Innsats: Nytte: Brukt mye tid og noe penger Startet 2005 – fortsatt underveis Kan ikke vedtas innført over natta Ledertrøkk og fokus: folk gir respons på det vi er opptatt av. Nytte: Gir felles retning og fokus Nyttig verktøy i lokal styring og kvalitet Godt verktøy for lederoppfølging/styring Bidrar til styring basert på dokumentasjon, analyse og en rasjonell tanke Ingen fasit – mange veier er aktuelle ift organisering, styring og ledelse – må velge noe Blir ikke bedre enn hva som legges inn og hentes ut