Faglige team ved Avdeling for IT: Hvorfor og hvordan? Jan Høiberg Personalseminar, Hydra,

Team? “Et lite antall mennesker med utfyllende ferdigheter, som er forpliktet til en felles hensikt, felles mål og felles tilnærmings- måte, som det holder hverandre gjensidig ansvarlig for” (J. R. Katzenbach, 1993)

Hvorfor team på Avdeling for IT? ● Vi trenger å samle og fokusere de faglige ressursene for å: – Opprettholde topp kvalitet i studietilbudet. – Få flere med i FoU som understøtter masterstudiet (og et fremtidig Ph.D-program). ● Flyttingen til Remmen skal bli en reell samlokalisering av virksomheten, noe mer enn felles husrom.

Hva har vi hatt tidligere? ● Personalmøter og -seminarer. ● Midlertidige arbeidsgrupper rettet mot bestemte mål (utvikling av master, harmonisering av kursportefølje m.m.). ● Løst organiserte faggrupper (studieretninger på 3. år og master, laboratoriegrupper). ● Sporadisk kollkvievirksomhet og gjensidige presentasjoner av egen FoU.

Og hva er galt med det? ● For uforpliktende. ● Lite reelt samarbeide i møtene. ● Meningsutveksling uten at det tas beslutninger ● Få kollektive prosesser ● Dårlig vertikal og horisontal integrering. ● Fragmentert virksomhet, lite synergieffekter. ● “Ledelsen bestemmer alt” – svak medvirkning fra “menige” i viktige strategiske beslutninger.

Ny arbeidsform: Faglige team ● Fag- og teknisk ansatte organiseres i team. Hvert team fokuserer på et avdelingens viktige fag- eller virksomhetsområder. ● Et team delegeres hovedansvar for å planlegge og drive frem avdelingens arbeid med teamets fokusområde. ● Teamene gis tilgang til nødvendige ressurser som FoU-tid, reise- og utstyrsmidler, ekstern hjelp, etc. ● De ulike teamene må ha dialog med hverandre og rapportere beslutninger og planer til ledelsen og evt. avdelingsstyret for diskusjon.

Hvordan skal vi få det til å fungere? ● Vi trenger ikke et lag til med byråkrati. ● Men: Det må være noen forpliktelser og mekanismer som gjør at arbeidet ikke renner ut i sanden – en ansvarlig leder for hvert team? ● Teamene må(?) avkreves leveranser i form av planer for studieåret og rapporter om oppfølging av plan. ● Både teamstørrelse og -sammensetning er vel kritiske faktorer? ● Skal teknikere og IT-drift delta i teamene?

Og hvilke team trenger vi? ● Hvor mange faglige team er det fornuftig å ha, hvilke fagområder er viktigst? ● Valget av de faglige fokusområdene er et viktig strategisk valg mht. hva avdelingen skal satse på i tiden fremover. ● Er det viktige deler av virksomheten vår som kanskje ikke bør underkastes teamarbeid?

Hvor trykker den faglige skoen mest? ● FoU er oftest sololøp, flere må bli med i forskningen som støtter masterstudiet. ● Studieretningene i masterstudiet henger på enkeltpersoner, stor sårbarhet. Det samme gjelder mange av kursene i lavere grad. ● Trenger en tydeligere “rød tråd” i lavere grads kursportefølje og laboratorievirksomhet. ● Kontakter med samfunns- og næringsliv er “enkeltmannsforetak”, samordning må til.

Gruppearbeidet Bruk gjerne noe tid innledningsvis på en generell diskusjon om nytten av innføring av faglige team på avdelingen, hvis dere føler behov for det. Gruppen skal komme med forslag til svar på: ● Hvilke team trenger vi ved Avdeling for IT? ● Hvordan skal vi best organisere teamarbeidet? De foregående foilene inneholder flere punkter og delspørsmål som kan brukes som grunnlag for diskusjon. Hver gruppe velger en ordstyrer og en referent som presenterer gruppens konklusjoner i plenum.