Prosjektarbeid (Karlsen 1998, kap.5) Begrepet ”prosjekt”: daglig/faglig bruk Arbeidslivsprosjekter arbeidsform som er funnet velegnet til å løse et sammensatt problem på, og som utnytter eksisterende muligheter i organisasjonen Studieprosjekter ledd i læringsprosess, men også ofte knyttet til problemløsning i samarbeidsbedrifter Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 1 1

Studieprosjekter Del av læringsprosess/studium og en del av studiet ved de fleste høgskoler Velger selv eller får oppgitt prosjekt Engangsoppgave Skal resultere i en rapport innen en frist Definert målsetning Oppgave/ansvarsfordeling Tverrfaglig Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 2 2

Arbeidslivsprosjekter (1) Velges ofte av bedrifter/org. ved Store oppgaver; avgrenset tid/budsjett; ulike typer kompetanse: tekniske byggeprosjekter/engineering produktivitetsutvikling og markedsføringsprosjekter systemutviklingsprosjekter leveranseprosjekter organisasjonsutviklingsprosjekter Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 3 3

Arbeidslivsprosjekter (2) personalutviklingsprosjekter kunnskapsoppbyggende prosjekter (FoU, utredning, utprøving m.m.) større engasjementsprosjekter Arbeidslivsprosjekter ofte mer kompliserte enn studieprosjekter pga oppdragsgiver og basisorganisasjon Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 4 4

Fleksibel arbeidsform Økt bruk av prosjekt som arbeidsform fordi: rask utvikling i næringsliv/forvaltning krav til effektivitet og helhetsløsninger tradisjonell linjeorganisasjon best egnet til stabile, rutinepregete oppgaver Prosjektarbeidsformen velegnet til oppgaver som er: store, viktige, komplekse, tidkrevende, tverrfaglige Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 5 5

Krevende arbeidsform Både studie- og arbeidslivsprosjekter er krevende bl.a. fordi: En for alle, alle for en? Samarbeid, kommunikasjon Målenighet i gruppa Ulike faglige utgangspunkt – fordel og ulempe for samarbeidet Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 6 6

Skjær i sjøen Manglende kommunikasjon > manglende målforståelse Tiden går med til interne konflikter og ikke konstruktivt arbeid Manglende oppfølging av prosjektplan Dårlig informasjon til de som skal bruke resultatet av prosjektet Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 7 7

Kommunikasjon Flotte datasystemer, fine plansjer, mange møter er ikke det sentrale Prosjektkulturen er det avgjørende: menneskene må greie å kommunisere, dra lasset sammen mot felles mål, løse konflikter, oppmuntre hverandre Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 8 8

Faser i prosjektarbeidet Oppstartsamling, åpent klima, definere hoved- og delmål, tids-/økonomirammer Kan bety en forstudie er nødvendig Korreksjoner må komme tidlig: endringer koster mer senere Selve prosjektet faller ofte i 2 deler: en faglig og en administrativ del Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 9 9

Faglig og administrativ del Igangsetting av nytt styringssystem, nytt kvalitetssikringssystem i biblioteket er faglige forhold Prosjektadministrasjonen omfatter styring, planlegging, dokumentasjon, rapportering I arbeidslivsprosjekter er den administrative delen større jo større prosjektet er; i studieprosjekter er den administrative delen som regel liten Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 10 10

Planlegging Plan for måloppnåelse Planlegging grunnlaget for gjennomføring, oppfølging, oversikt, samordning, informasjon Underveis sjekkes det regelmessig om arbeidet følger planen Avvik mellom mål og oppnådd resultat krever korreksjon – enten av utføringen, evt en måljustering Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 11 11

Typisk faseinndeling for et utviklingsprosjekt Forstudie Spesifikasjonsfase Konstruksjonsfase Utviklings/realiseringsfase Drifts/vedlikeholdsfase Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 12 12

Arbeidsplanlegging (1) Hver prosjektfase inndeles i aktiviteter. Hver aktivitet defineres med starttilstand og slutt-tilstand I større prosjekter utpekes en ansvarlig for hver aktivitet – ikke minst for å avlaste prosjektlederen Arbeidsplanleggingen bestemmer tidsplanleggingen, som bør være realistisk Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 13 13

Arbeidsplanlegging (2) Arbeids- og tidsplanleggingen bestemmer ressursplanleggingen og fordelingen av ressurser på faser og aktiviteter Viktig at alle berørte trekkes inn Siste del av hovedplanleggingen er å estimere kostnadene i prosjektet (f.eks, antall timer x timelønn, reiseutgifter, eksternbistand, leie/kjøp av materiell og utstyr m.m.) Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 14 14

Planleggingsmetodikk Milepælplan (se utdelt ark) hva betyr de 3 kolonnene i plansje 5.2? kan K2 ferdigstilles før E3 i plansje 5.3? GANTT-diagrammet (se utdelt ark) hva betyr kolonne 1 i plansje 5.4? Hva betyr kolonne 2 i plansje 5.4? hva betyr ”LNA” og ”ROS” i plansje 5.4? Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 15 15

Ansvarsfordeling Forholdet styringsgruppe – prosjektgruppe: få ansvarsforholdet skriftlig bekreftet før prosjektstart Prosjektleder har ansvar for at alle prosjektmedarbeidere vet hva de skal gjøre, særlig: Mål/delmål, kvaliteten på arbeidet, tidsrammer og tidsfrister,ressursbruk Éngangsinformasjon ikke nok: sjekk underveis muntlig,skriftlig, e-mail m.m. Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 16 16

Prosjektmøter Mye av arbeidet foregår i møter Mange ulike typer møter i prosjekt- arbeidet (idédugnad, vedtaksmøte, info-møte osv), men: Begrens dialogen til de viktigste punktene men få tilbakemeldinger Flipover eller tavle virker fokuserende og samlende Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 17 17

Rapportering, dokumentasjon (1) Prosjektdagbok el. referatperm med Når og hvor ble møtet holdt Hvem til stede eller fraværende Hvilke saker var oppe Hva var de viktigste synspunktene Hva ble besluttet, evt. flertall/mindretall Vurderinger av beslutningsprosessen Undertegning Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 18 18

Rapportering, dokumentasjon (2) I studieprosjekter bør funksjonene som møteleder/referent gå på omgang Typer prosjektinformasjon: prosjektavis rundskriv, elektronisk post veggavis, oppslagstavle, intranettside infomøter og indiv. samtaler kurs, seminarer Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 19 19

Forprosjektrapporten Ofte grunnlaget for grønt/rødt lys fra styringsgruppen Bør inneholde: Bakgrunnen for prosjektet Avgrensing av problemet Rammebetingelser (tid, personell, ressursbehov, kostnadsanslag) Mål for prosjektet Skisse av løsning på problemet Grov plan for gjennomføringen Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 20 20

Prosjektrapporten (1) Prosjektets ansikt: innhold og form begge viktige Alle leser tittelen, mange leser sammendraget, noen leser hoveddelen og noen få leser bilag og referansedel Strukturen er viktig: den som får den i hånden skal raskt kunne avgjøre om den er interessant for vedkommende Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 21 21

Prosjektrapporten (2) Se på utdelt ark (plansje 5.9) Hva betyr ”mottakerorientert rapportstruktur”? Det viktigste alltid først, både i rapporten og i enkeltkomponentene Det viktigste fremheves grafisk Det som er interessant og aktuelt bare for noen få lesere skyves bakover i rapporten Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 22 22

Oppfølging og etteranalyse (1) Fremdriften underveis prosjektleders ansvar. Avvik må ikke feies under teppet Styringsgruppa har også et ansvar overfor prosjektleder I store, kompliserte prosjekter kan databaserte oppfølgings- og rapporteringssystemer hindre god kommunikasjon underveis, jf. overskridelser i gigantprosjekter Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 23 23

Oppfølging og etteranalyse (2) I studieprosjekter er arbeidsprosessen og gruppekommunikasjonen en viktig del av læringen Møtereferater bør inneholde vurderinger av samarbeidet underveis Etteranalysen bør nedfelles skriftlig og undertegnes av alle deltakerne Fremmer bevisst holdning hos alle Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 24 24

Oppfølging og etteranalyse (3) Hvilke mål under prosjektarbeidet? Samsvar planlagt-faktisk tids/ressurs- bruk? Deltakernes faglige forutsetninger Hva gikk godt og hvorfor? Hvilke problemer oppstod og hvorfor? Læring mht: infosøk/veiledning, tidsplanlegging, arbeidsfordeling, gruppekommunikasjon, møter, konfliktløsing,dokumentasjon Prosjektarbeid R.Vaagan, JBI/HiO 25 25