Elektronisk saksbehandling – løsninger og erfaringer. AGENDA: Kort om Statoil Elektronisk saksbehandling - hva er det? Elektronisk saksbehandling - Historikk i Statoil Nytteverdien ved å bruke ElektroniskSaksOPpfølging Utfordringer Ønsket resultat Hvordan? Hva er gevinsten?

Kort om Statoil Etablert i 1972 Statoil har virksomhet i 22 land verden over. Statoil er den største operatøren på norsk sokkel. Ledende innen salg av bensin og oljeprodukter i Skandinavia Planlagt børsnotering 18. Juni 2001 Børsverdien estimert til mellom 145 og 166 milliarder kroner Hovedkontor på Forus ved Stavanger.

Elektronisk saksbehandling;

Saksbehandling En prosess som utføres for å behandle saker på vegne av en virksomhet og som leder fram til en leveranse. Prosessen kan være fastlagt på forhånd eller improvisert. Prosessen forutsetter føringer for ressursbruk og avtalte forventninger til leveranseresultat og -kvalitet. Saksbehandling er også å søke etter, behandle informasjon og fakta, bruke lover og regler, følge prosedyrer, kommunisere med aktører som saken gjelder, og å treffe beslutninger. Leverane fra en saksbehandlingsprosess kan være et forslag, en utredning eller et grunnlag for beslutning, og er enten et sluttprodukt eller input til ny saksbehandling.

Saksbehandling En saksbehandler søker etter, bruker og produserer informasjon. I informasjonsprosessen er det behov for informasjon om: Leveranse (sluttproduktet av saksbehandlingen) Sak (omfang, tilgjengelige ressurser Andres arbeid Eget arbeid

Elektronisk SaksOPpfølging - ESOP 1. Versjon av ESOP innført i 1994 Egenutviklet applikasjon basert på Lotus Notes All saksinformasjon samlet i en elektronisk saksmappe: En 'ESOP-sak' består av: sakstittel og saksnummer saksansvarlig sakens tidsfrist dokumenter/informasjon som angår hele saken oppgaver oppgaveansvarlige oppgavefrister dokumenter/informasjon som angår oppgavene

Historikk 1996 - ESOP versjon 2, både norsk og engelsk versjon 06.09.96 Samarbeidsavtale m/IBM om markedsføring og videreutvikling Forprosjekt for implementering av ny versjon av ESOP/Elak i form av Sarepta Arena / - Arkiv høsten 1997 1999 oppheves avtalen mellom IBM og Statoil vedr Sarepta. Statoil tar tilbake eierskap for applikasjonene. Begge versjoner av ESOP/Elark og Sarepta Arena/Arkiv brukes i dag i utstrakt grad i Statoil.

Saksbehandling - moduler

Dokumentflyt mellom modulene Utarbeides i Arena evt. overføres fra postkassen Arkiveres i Arkiv Følges opp i Journal Presenteres i Presentasjon Kommentarer (til Presentasjon) mottas i Kommentar ...og bearbeides i Arena

Forskjellen mellom Arena og Arkiv Arena er enhetens verktøy for saksbehandling og oppgaveløsning Så lenge en sak er "levende" dokumenteres den her. Arkiv er applikasjonen for lagring og gjenfinning av arkivverdig informasjon. Når informasjonen blir statisk, dvs den endres ikke - ryddes Arena-mappen og arkiveres i Arkiv. Mappen slettes fra Arena.

Bruksområde Distribuere oppgaver og samarbeide elektronisk Kunnskapsdeling Produsere, dele og distribuere dokumenter Dokumentere prosjekter og andre oppgaver Holde oversikt over informasjonsflyten i forskjellige saker Koordinere og distribuere informasjon i ulike prosesser

Arena Nytteverdi for bruker og enhet Saksmappene er tilgjengelig fra egen skjerm Alle dokumenter/meldinger er lagret i en saksmappe i korrekt versjon Oversikt over egne og enhetens saker/oppgaver Oversikt over tidsfrister og status på saker og oppgaver Fordeling av - og oversikt over - oppgaver Informasjonsdeling på tvers av organisatoriske og geografiske grenser - uavhengig av tid og sted

Ønsket resultat Vi implementerer prosedyrer for effektiv bruk av informasjonsressursene for å øke informasjonskapasiteten; realisere mer effektiv arbeidsflyt redusere ressurser brukt på administrative oppgaver refokusere på aktiviteter som øker selskapets fortjeneste frigjøre personell fra repeterende og unødvendige oppgaver unngå å finne opp hjulet enda en gang spare tid og penger ved gjenbruk av informasjon spare tid og penger i forbindelse med opplæring og støtte

Hvordan Etablére arbeidsflyt og struktur for prioriterte arbeidsprosesser. Eks. møteprosessen Budsjett- og planprosessen Produktuvikling / leveranser Rapporteringsprosesser Implementere prosedyrer for: Hvem, hva, hvordan, når rapportering oppfølging ansvar, kvalitet og service Tilpasset opplæring og etablering av støtteapparat (superbrukere)

Hvorfor samhandling? Mindre arbeid gjøres av enkeltpersoner - mer av lag Slutt på informasjonsproteksjonismen Erfaring skal følge Statoil - ikke enkeltpersoner Fokus flyttes fra IT-verktøy til arbeidsprosesser Sarepta skal støtte arbeidsprosessene, ikke motsatt Beslutningsgrunnlaget skal styrkes oversikt over aktiviteter og aksjoner klare ansvarsforhold Finne fram i informasjonskaoset

Hva er gevinsten? Et informasjonssystem som er strukturert for å støtte oppgavene. En "standardisert" måte å utføre på enklere å finne frem enklere å følge opp enklere å rapportere enklere å samarbeide Informasjon på ett sted - tilgjengelig hvor-som-helst i Statoil sitt datanett Kommunikasjon i systemet - ikke bare gjennom e-post Et system som er strukturert slik at våre kunder kan finne informasjon om status på sine leveranser.

Mulige gevinster Redusert tid til søking etter informasjon 10 min pr. person pr dag Pris pr. time-> NOK 700,- = NOK 28 000 pr. person pr. år Bedre beslutningsgrunnlag informasjon vil finnes der en forventer å finne den Bedre muligheter for koordinering av samarbeid Mindre behov for reising

Status og utfordringene fremover Utstrakt bruk – de fleste medarbeidere på land bruker Sarepta Arena vs Arkiv Mangler en modul for erfaringsinformasjon Statoil ønsker å bruke standard løsninger og verktøy, Sarepta er egenutviklet. Fremtidens samarbeidsløsninger på web – Sarepta er konkurranseutsatt Ønskelig med mer automatikk i informasjonsflyt og - forvaltning Automatisk ”datafangst” Automatisk sletting Automatisk overføring til off-line medium Muligheter for å knytte informasjonsobjektene tettere til arbeidsprosessen Gjenfinning og gjenbruk på tvers av systemer og informasjons-containere ”Strømlinjeforme” publisering-sprosessen Økt fokus på informasjonskvalitet

Akkurat nå ….. Konvertering av dokumenter og informasjon fra gammel til ny plattform. Kvalitetsgjennomgang elektroniske arkiver. Implementere anbefalt løsning for langtidslagring av elektroniske informasjonsobjekter. Strategi for Content Management.