Datavarehus i Oslo kommune Brukermøte 18.Juni 2008 Faglig premissgiver: FIU Operativ faglig premissgiver: UKE / KOE v/ Pål E Torkildsen og Thor-Ingar Aasheim

Program 0900 Velkommen 1030 – 1045 Pause og forfriskninger DVH – Hensikt, status og bruk DVH – Nyheter og videreutvikling DVH – Nye kilder 1030 – 1045 Pause og forfriskninger DVH – Brukertips DVH – Brukererfaringer DVH – Support

Overordnede mål for datavarehuset Fremskaffe beslutningsgrunnlag som er mer enhetlig og tilgjengelig for å gi mulighet til en bedre styring av virksomheter og aktiviteter Rundskriv 26 / 2007 ”Det er et mål at alle virksomheter i Oslo kommune skal ta i bruk DVH”

Hva er Datavarehuset? DVH er et rapporterings og informasjonssystem Teknologien kalles Business Intelligence (BI) En felles database for styringsdata for hele kommunen I dag Økonomidata Personelldata Statistikk om befolkningen i Oslo Senere Produksjonstall fra ulike fagsystem kombinert med data fra de andre kildene i DVH Nøkkeltall Resultater fra medarbeiderkartlegginger, brukerundersøkelser mv. DVH åpner for ulike måter å hente ut og sammenstille data Eks: Ferdige rapporter (en eller flere kilder) Rapporter / datauttrekk til presentasjoner (intra- og internett) Rapporter / datauttrekk til analyseformål

Datavarehuset vs fagsystemene Et fagsystem / saksbehandlingssystem Designet for å støtte saksbehandlingen Rapporteringsbehovene ofte underordnet registreringsbehovene Rapporter kun fra en kilde. Datavarehuset Designet for å sammenstille og rapportere data innhentet fra andre systemer Rapportbehovene styrer organiseringen av dataene i datavarehuset Rapporter sammenstilt fra flere kilder

Nøkkeltall basert på flere kilder Styrings- indikator

DVH - Antall rapporter pr. mnd

DVH - Aktive brukere – daglige rapporter

Rapportbruk 2007 vs 2008 (%fordeling)

DVH – Nyheter og videreutvikling (1) Nyheter i DVH rapporter som er / blir implementert i sommer NB! NLP2100 Ferieoppfølging blir riktig når junilønnen er kjørt NLPxxxx Sykefraværsprosjektet ”raskere tilbake” Utbetalte feriepenger, egen fane i lønnsrapporten NLP2902 Søkt mottatt sykepengerefusjon, mitt organisasjonsnivå, ny AVS1000 Avstemming lønn mot Agresso (kvalitetssikres og utvides for å vise konteringsdetaljer) NLPxxxx Lønnsutvikling pr. ansatt f.o.m. 1.1.2006 Økonomirapporter basert på de gamle EPOK malene

DVH – Nyheter og videreutvikling (2) Videreutvikling av DVH som er under arbeid Befolkningsstatistikk og prognoser Oppdatering med de siste tallene Befolkningsprognoser Rapporter Estimering av en turnover rapport Teknisk Oppgradering av programvare Historikkhåndtering Reklamasjonsarbeid

DVH - Nye kilder Familia TET 2009 ?? Prosjektet er i gang Virkeliggjør en visjonen for DVH ”Ledere i Oslo kommune skal kunne klare seg med ett rapporteringsverktøy når de skal hente den nødvendige styringsinformasjon de trenger!” 2009 ?? Sentrale bevilgninger? Etater som kjøper seg inn med egne fagsystem?

10.30 - 1045 PAUSE – forfriskninger

PRK - nyheter og brukertips DVH - Brukertips PRK - nyheter og brukertips Nyheter og videreutvikling som kommer Tilgang til spesifiserte kost- og tjenestesteder Virksomhetsspesifikke rapportgrupper Sensitive Ikke sensitive Tilrettelegging i PRK - å ta i bruk DVH Knytninger – hva er viktig å huske Individuelle tilganger – hvilke konsekvenser Eksempel på problemstillinger

Utsnitt av organisasjonshierarkiet i PRK Bydel Sagene Administrasjonen Barnehager Akerselva barnehageetnhet Bjølsen banehageenhet Bjølsen barnehage Bjølsenhellinga barnehage Dronning Louises barnehage Margarinfabrikken barnehage Tiriltoppen barnehage Ressursgruppen for barnehagene Sagene barnehageenhet Torshov barnehageenhet Torshovhagen barnehage (privat) Torshovkirkens barnehage (privat) Barneparker Barnevernstjenesten Eldresenter og frivillighetsentraler Fagforbundet Sagene fagforening Gruppeboliger Helse, rehabilitering og psykiatri Helsestasjonen Hjemmetjenesten Opplysningstjenesten i Bydel Sagene PRIVATE/EKSTERNE SFO Sagene samfunnshus Sosiale tjenester Sykehjem og dagsentre Søknadskontor Ungdomstiltak

Kobling PRK – NLP – Agresso 3

Kobling PRK – NLP – Agresso 1

Tilganger på personnivå Velg Datavarehus i menyen og trykk opprett. Følgende bilde kommer opp:

DVH – endre og lage rapporter Superbrukere kan: Endre en eksisterende rapport i ”Rediger” Lage rapporter basert på ulike ”Univers” Demonstrasjon Å lage en enkel listerapport basert på ”Lønnsuniverset” med data lastet fra Person- og ressurskatalogen (PRK) Veileder på Webside for DVH under knappen ”Veiledninger” http://utviklings-og-kompetanseetaten.oslo.kommune.no/category.php?categoryID=26484

DVH – Brukererfaringer (1) Økonomisjef Dag Rødsand Bydel Søndre Nordstrand DVH som verktøy for økonomistyring Hvordan? Eksempler på egenutviklede rapporter

DVH – Brukererfaringer (2) Controller Jon Atle Andersen, Utdanningsetaten Lønnsrapport for ledere Rutiner for digital utkvittering Eksempel på forenklet lønnsrapport

DVH - Support 1.linje brukerstøtte og opplæring er et lokalt ansvar DVH organisasjonen vil bistå med opplæring 1 – 2 lokale brukerstøtter (superbrukere) velges som kontaktpersoner og kan melde tekniske feil / driftsstans til servicedesk.hio.drift@edb.com De samme kan også melde Brukerproblemer Datakvalitetsproblemer utviklingsønsker etc til DVH organisasjonen i UKE datavarehus@uke.oslo.kommune.no

Neste DVH brukermøte: Invitasjon til høsten! I mellomtiden - ta gjerne kontakt for Implementering og tilrettelegging i virksomheten Datakvalitetsutfordringer Tips til videreutvikling …. osv ….… datavarehus@uke.oslo.kommune.no God Sommer!