Norges nest største by blir elektronisk Problemer, strategier og gode løsninger

Det jeg skal snakke om: Organisering Metoder Rutiner Altså: den praktiske tilretteleggingen for å nå en fullelektronisk virkelighet. © Bergen kommune

Skal snakke mindre om: enkelte system mangler i forhold til gjeldende krav og standard © Bergen kommune

Utgangspunkt: Sak-/arkivsystem fra midten av 1990 -årene (NOARK-standard) Spesialtilpasset versjon av Doculive – ”BKSAK”: felles for hele kommunen Egne databaser: KEMNER, BKPERS og BYSTYR (I tillegg: historiske baser) © Bergen kommune

Andre elektroniske system: Et mangfold av fagsystem – nye og gamle, store og små: Av de største: SKS (sosialkontor, barnevern) Innfordringssystem for skatter og avgifter © Bergen kommune

Bevaring av digitale foto Nytt: felles fotohåndteringssystem for digitale foto (”Fotoweb”) Brukes i produksjon av nye foto (tatt med digitale kamera) og digitalisering av eldre foto Bergen Byarkiv – systemeier av fotosystem Integreres med andre edb-løsninger – kartverk, publisering m.m. © Bergen kommune

Arkivorganisering Bergen kommune – to organ etter arkivloven: bystyret m sekretariat og komiteer resten av kommunen, under byrådets ledelse Byarkivet: arkivmyndighet for hele kommunen Ansvar for arkivdanning delegert til én stilling © Bergen kommune

Forutsetter: Samarbeid med OU-avdelingen (BKSAK) Samarbeid med IT-avdelingen: Historisk elektroniske arkiv Rutiner knyttet til generelle driftsoppgaver Rutiner knyttet til sikkerhet og personvern Samarbeid med bydeler og byrådsavdelinger: spesielt arkivansvarlige og ansvarlige for fagsystemene © Bergen kommune

Arkivlederrollen: Nøkkelrolle i organisasjonen Mange tråder å trekke i Mange ulike samarbeidspartnere Mye prosjektarbeid – deltagelse i forskjellige fora © Bergen kommune

Utfordringer I: Å få alle til å ville bruke systemene Å få alle til å kunne bruke systemene rett for eksempel at ikke samme dokument blir registrert flere ganger at all vesentlig informasjon i en sak registreres i systemet (e-post, telefon) Å nå ut med informasjon om rutiner til alle i organisasjonen © Bergen kommune

Vanlige unnskyldninger: ”Våre saker og arkiv er så spesielle” (i betydningen: vi passer ikke inn i et felles sak-/arkivsystem og kan derfor ikke bruke det). ”Vi har så mange sensitive saker at vi må skrive dem i tekstbehandling på egen pc slik at ikke uvedkommende får innsyn.” © Bergen kommune

Utfordringer II: Få BKPERS – over på sikker sone Viktig for Kommuneadvokaten og andre med mye sensitiv korrespondanse Dessuten: Hvordan håndtere korrespondanse til Bydelsoverlegene (tutorerklæringer m.m.) – Spesiell sensitiv informasjon ved Legevakten © Bergen kommune

personsensitive saker Egen base for personsensitive saker BKPERS – noen yrkesgrupper/fagpersoner har tilgang til denne databasen BKPERS - inneholder opplysninger som er unntatt fra offentlighet og som vedrører personer: personale, elever og andre © Bergen kommune

Verktøy (gode løsninger): Arkivplan – felles mal for alle virksomheter Kravspesifikasjon – nye datasystem Rutiner for kommunikasjon via Internett Rutiner for intern korrespondanse Rutiner for behandling av e-post IT-sikkerhetsplan for Bergen kommune © Bergen kommune

Arkivplan Samarbeider med andre kommunale arkivinstitusjoner om elektronisk arkivplan. Arkivplan på nett: en måte å nå ut til samtlige virksomheter i kommunen. © Bergen kommune

Kravspesifikasjon -datasystem Systemet må følge arkivlovens forskrifter for elektronisk journalføring. Off organ skal normalt nytte et arkiv-system som følger kravene i NOARK. Alle transaksjoner vedrørende viktig informasjon skal logges. © Bergen kommune

Rutiner for kommunikasjon med publikum på Internett ”Byggsøk” – prosjekt for elektronisk byggesaksbehandling (enklere saker) Søknad på ledig stilling i skolen Skjema til politikere – lønn m.m. © Bergen kommune

Rutiner for intern korrespondanse Interne dokumenter - produsert i BKSAK skal ikke registreres flere ganger Unngå dobbeltregistrering/dobbeltarkivering Holde saken samlet Saken blir arkivert i papirutskrift ett sted! BKSAK-dokumenter til orientering el arbeidskopier: i ringperm eller ”skygge-mappe”. Kasseres ved behov. © Bergen kommune

Rutiner for behandling av e-post Saksdokument sendes på følgende måte: Dokumentet opprettes og behandles i BKSAK. Dokumentet kan sendes som e-post. Det journalpliktige dokumentet skal være ferdigbehandlet først: godkjent og ev underskrevet samt gjort klar for journal. (Det journalførte saksdokumentet sendes i tillegg til adressaten som papirpost.) © Bergen kommune

IT-sikkerhetsplan – Bergen kommune Sensitive personopplysninger skal behandles og lagres i sikre soner hvor kun autoriserte brukere gis tilgang – (tilgangsgrupper) for eksempel i BKPERS. En virksomhet kan opprette flere sikrede soner avhengig av behovet. © Bergen kommune

Tilgang og tilgangsgrupper Personene i en tilgangsgruppe er autoriserte, dvs. har leserettigheter også til opplysninger/ dokumenter u.off. Egne passord for tilgang til de ulike gruppene Brukerne må overbevises om at systemet er sikkert når sakene er u. off. og tilgangsgruppe er på plass. © Bergen kommune

Intern sone og sikret sone Intern sone - område hvor det ikke behandles personsensitive opplysninger. Kan omfatte opplysninger som er u. off. Sikret sone - område hvor sensitive person-opplysninger behandles. Den enkelte sikre sone er sikkerhetsmessig atskilt fra resten av det interne nettverk og ev andre sikre soner, i tillegg til eksterne nettverk. © Bergen kommune

Sikkerhetskrav Det må minimum være en teknisk sikkerhets-barriere mellom sikret sone og intern sone. Skillet mellom sikret sone og eksternt nettverk - utgjøres av to tekniske sikkerhetsbarrierer. Ingen tjenester skal kunne lenkes fra andre soner og inn i sikret sone. Ved ekstern formidling av sensitive personopplysninger skal data krypteres. © Bergen kommune

Viktig stikkord: kvalitetssikring!! Kommentar fra sikkerhetsansvarlig for informasjonssystemene i kommunen: Når BKPERS er på sikker sone, og det følger Datatilsynets retningslinjer for datasikkerhet etc, er det opp til IT-seksjonen å sørge for at det er OK teknisk. Fremdeles vil det være avhengig av holdninger til de som skal bruke systemet lokalt. Viktig stikkord: kvalitetssikring!! © Bergen kommune

Hverdagen i Bergen kommune Passord for å komme inn på intern sone Nytt passord for å komme inn i saksbehandlersystemet (første brannveggen) Ytterligere passord for å komme inn i BKPERS Ingen tilgang i helgene uten at det er avtalt Generelt: maskinen låser seg etter 10 min Passord for å åpne igjen © Bergen kommune

Kvalitetssikring Selv om alle sikkerhetstiltak er på plass, opplever vi at ledere og saksbehandlere trør feil Arkivpersonale må sjekke offentlig journal Spesielt viktig når informasjonen blir lagt ut på Internett for hele verden! © Bergen kommune

Hva vi ikke har gjort: Vi har ikke lagt ut offentlig journal på Internett (kommer!) Pressen har elektronisk tilgang til offentlig journal – nyttig erfaring Vi kommer ikke til å legge ut dokumenter © Bergen kommune

Elektronisk informasjon i skolen Saksbehandling: BKSAK (korrespondanse + møtebøker) BKPERS (elevmapper) Administrativt skolesystem (skoleadministrative saker: fravær, klasselister, karakterer, vikarer m.m.) Hva blir igjen av papir på skolen? © Bergen kommune

Historisk elektronisk arkiv Prosjekt på gang – internt i kommunen og i samarbeid med andre kommunale arkivinstitusjoner Budsjettmidler i økonomiplanen (halleluja)! Alle muligheter til stede: Nødvendig utstyr Eksterne konsulenter © Bergen kommune

Konklusjon I: Et godt stykke igjen før vi har 100% fullelektroniske arkiv Uansett (om vi vil eller ei): vi lever i en elektronisk verden Arkivmyndighetens betraktninger: glad og takknemlig for dyktige samarbeidspartnere i kommunen (en forutsetning!) lettelse over verktøy og løsninger som er utviklet i forkant! © Bergen kommune

Konklusjon II: Fire forutsetninger for å lykkes på veien mot fullelektroniske arkiv: 1) kunnskap - (om system og rutiner) 2) tillit - (til systemene) 3) verktøy - (maskiner, programvare, rutiner) 4) kommunikasjon - (med brukere/andre fagfolk m.m.) © Bergen kommune