Endring av valutakurs i PA og rebudsjettering av EU prosjekt Ellen Ingeborg Hætta Økonomiavdelingen 15.3.2011

Oversikt To typer valutausikkerhet: Reell valutarisiko som følge av forskjellig kurs på rapporteringstidspunkt og tidspunkt for overføring av penger fra EU  Se Ingunns presentasjon fra 15.3.2011 Uoversiktlighet som følge av fast kurs på 9 i PA.  Løsning: Registrere ny kurs på avtale ved opprettelse av prosjekt i Euro. Endre kurs på avtale ved rapporteringstidspunkt til EU.  Mål: Forbedre kontroll med bruk av disponible midler. Case – endringsbilde i PA Forms Rebudsjettering

Avtale - budsjett Alle prosjekt opprettes med avtalebeløp i Euro. Fast kurs 9 ligger inne på malen, dette genererer avtalebeløp i NOK (=Euro x 9) Avtalebeløp i Euro endres ikke i løpet av prosjektets levetid, med mindre avtalen utvides eller reduseres Økonomikonsulentene korrigerer valutakursen i PA Forms ved opprettelse av prosjektet og hver gang man har rapportert til EU. Når avtalebeløp i NOK har blitt endret, må økonomikonsulenten også endre avtalebildet i PA Web og rebudsjettere prosjektet tilsvarende nytt avtalebeløp NOK Kurs lagres elektronisk i avtalebildet i Forms, og gir sporbar endring. Forms = den bakenforliggende applikasjonen i PA Euro

NÅR skal valutakursen i PA endres? Ved oppretting av prosjektet. Etter rapportering til EU Ved betydelige kursendinger i løpet av prosjektets levetid. Hvorfor? Kursen oppdateres ikke automatisk i systemet Hver gang valutakursen er endret skal det rebudsjetteres. Alle prosjekter budsjetteres i NOK, og det vil bli testet at budsjettet har identisk beløp med avtalebeløp i NOK (ikke Euro) før man får basisbudsjettere.

Endring av valutakurs i PA ved prosjektoppretting Fast kurs 9 (NOK/EUR) kan være lite hensiktsmessig. For å få korrigert kursen, må man da logge seg inn i applikasjonen Forms, og endre kurs på avtalen der. Avtalekursen ved oppretting skal stemme med forventet valutakurs over budsjettets levetid, slik at budsjettet som er i NOK i størst mulig grad viser korrekte disponible midler. Hva er forventet valutakurs? Gjennomsnitt siste måned: EUR 1 = NOK 7.7735 Gjennomsnitt siste år: EUR 1 = NOK 7.9444 Gjennomsnitt siste 2 år: EUR 1 = NOK 8.2517 Gjennomsnitt siste 10 år: EUR 1 = NOK 8.0956 Hvilken forventet fremtidig valutakurs som velges må vurderes for hvert enkelt tilfelle. Forsiktig forventning  lav valutakurs for å ”holde igjen” midler. Lavere risiko for overforbruk i fht EU-bevilgningen, men fare for å ikke nå maximum requested contribution. Ekspansiv forventning  høyere valutakurs

Endring av valutakurs i PA etter rapportering Hva vet vi? Valutakurs ved rapportering Rapporterte beløp i NOK og EUR Hva må vi beregne? Forventet fremtidig kurs Gjenstående beløp Hva gjør vi? Oppdaterer valutakurs (PA Forms) Legger inn det nye budsjettet og periodiserer det

Eksempel Avtale med EU: 100’ euro Rapportert år 1: 25’ euro til en kurs på 7,8 = NOK 195’ Rapportert år 2: 35’ euro. Kurs 8,2 = NOK 294’ Forventet fremtidig kurs år 3: NOK/euro = 8,0 Periode Euro Kurs NOK År 1 25 7,8 195 År 2 35 8,4 294 År 3 40 8,0 320 Totalt 100 809

Prosjektet må rebudsjetteres hver gang avtalen endres. Eksempel Ved prosjektoppretting: 01.01.2008 + EUR 100.000 (kurs 9,0) + NOK 900.000 (v. oppretting) SUM AVTALE: EUR 100 000 NOK 900.000 Valutakursen blir korrigert etter prosjektoppstart: Sum tidligere avtale NOK 900.000 01.04.2008 – EUR 100.000 (kurs 9,0) – NOK 900.000 (tilbakeført kurs) 01.04.2008 + EUR 100.000 (kurs 8,0) + NOK 800.000 (forventet kurs fremover) SUM AVTALE: EUR 100 000 NOK 800.000 Ved 1. rapportering (rapportert EUR 25.000 med kurs 7,8) Sum tidligere avtale NOK 800.000 01.01.2009 – EUR 25.000 (kurs 8,0) – NOK 200.000 (tilbakeført kurs) 01.01.2009 + EUR 25.000 (kurs 7,8) + NOK 195.000 (rapporterte kostn.) SUM AVTALE: EUR 100 000 NOK 795.000 Ved 2. rapportering (rapportert EUR 35.000 med kurs 8,4 Sum tidligere avtale NOK 795.000 01.01.2010 – EUR 35.000 (kurs 8,0) – NOK 280.000 (tilbakeført kurs) 01.01.2010 + EUR 35.000 (kurs 8,4) + NOK 294.000 (rapporterte kostn.) SUM AVTALE: EUR 100 000 NOK 809.000 Forventet kurs fremover (resten av prosjektets levetid: 8,0) -> Avtalesum har endret seg fra NOK 900.000 til NOK 800.000 Prosjektet må rebudsjetteres hver gang avtalen endres.

Endre valutakurs i Forms Logg på Forms: Menyvalg: Fakturering -> Avtaler og Åpne Avtalebilde i Forms. EU prosjekt Avtalebeløp i Euro Viser detaljert finansiering Bildet over viser avtale for prosjektet. For å se / endre valutakurs og avtalebeløp i NOK; trykk på ”Finansiering”

Velger mappe Beløp i Euro

Gir mulighet til å skifte visning

Nå vises kurstype – kurs – avtalebeløp i Euro – avtalebeløp i NOK (Valuta som avtalen er lagt inn i vises øverst i bildet; her EUR) Vi kan nå begynne å endre på valutakursen ved å legge inn nye linjer i dette bildet…

Endringer i avtalen gjøres ved å legg inn en ny linje. Opprinnelig avtalebeløp Sum Eur 100.000 Sum NOK 800.000 Sum Eur 100.000 Sum NOK 795.000 Sum Eur 100.000 Sum NOK 809.000 Endringer i avtalen gjøres ved å legg inn en ny linje. I bildet over har vi Ved oppretting Tatt ut igjen avtalen med Brukerkurs 9 (velg type kurs i felt basiskurs) -100.000 EUR lagt inn forventet fremtidig kurs Brukerkurs 8 100.000 EUR Etter 1. rapportering: Lagt inn ny linje hvor vi har tatt ut rapportert beløp til Brukerkurs 8 -25.000 EUR Lagt inn rapportert beløp til rapportert kurs Brukerkurs 7,8 25.000 EUR Ingen endringer til forventet fremtidig kurs (fortsatt kurs 8 for restbeløpet) Etter 2. rapportering Tatt ut rapportert beløp til Brukerkurs 8 -35.000 EUR Lagt inn rapportert beløp til rapportert kurs Brukerkurs 8,4 35.000 EUR Ingen endringer til forventet fremtidig kurs (kurs 8 for restbeløpet).

Når avtalebeløp har blitt endret i Forms, må økonomikonsulenten også endre avtalebildet i Web og rebudsjettere prosjektet tilsvarende nytt avtalebeløp. NB! Dette er ikke mulig å korrigere kurs og beløp i NOK kun på avtalen i web applikasjonen, selv om man tilsynelatende får endret beløpet i NOK, vil Forms (den bakenforliggende applikasjonen) ikke ta hensyn til denne korrigering. Nytt NOK beløp Uendret EUR beløp

Litt om (re)budsjettering Budsjett = økonomisk mål å jobbe mot I PA budsjetterer vi med ulike utgifter, f.eks. lønn, drift, indirekte kostnader … Utgifter = inntekter = avtale med bidragsyter Ved REbudsjettering settes det opp et regnestykke på bakgrunn av tidligere perioders regnskap (faktiske tall) og forventede utgifter Alle PA-prosjekter budsjetteres i NOK, og det vil bli testet at budsjettet har identisk beløp med avtalebeløp i NOK (ikke Euro) før man får basisbudsjettere.

Budsjett etter 1. rapportering Avtalesum i EUR Budsjett etter 1. rapportering

Art 9052 – differanse mellom inntekts- og kostnadsoverheaden Budsjettet inn i PA Art 9052 – differanse mellom inntekts- og kostnadsoverheaden

Periodisering av budsjettet i PA Til venstre er lønnskostnadene periodisert. For enkelthets skyld har vi periodisert rapporterte lønnskostnader (100.000 NOK i direkte kostnader) på siste måneden i rapporteringsperioden. Gjenstående beløp (390.769 NOK) bør spres over resten av prosjektets levetid

SPØRSMÅL??? Til slutt… Tilgang til Forms Sammen med BOA-gruppen på egne pc-stuer med påmelding. DATO KOMMER! SPØRSMÅL???