Personlig planlegging NESOs Formannskole 18 2013 - 2014 1.2

Målet med forelesningen Bli bevist behovet for personlig planlegging Presentere aktuelle metoder og verktøy for personlig planlegging

OPPGAVE Dersom du som formann eller byggeplassleder er svak på ”personlig planlegging”: På hvilke måte påvirkes byggeprosjektet? På hvilken måte påvirkes dine medarbeidere? Hvilke konsekvenser kan det få for deg selv, andre eller for din egen bedrift?

Tid er penger! Tid er en begrenset ressurs som må utnyttes på en mest mulig hensiktsmessig måte

Effektivitet er evnen til å få gjort…… de riktige tingene i riktig rekkefølge til riktig tid godt nok hurtig nok uten sløsing av ressurser

Prioritering VIKTIG IKKE VIKTIG HASTER HASTER IKKE Utføres med en gang med nødvendig tidsforbruk Eks: Fare for liv Gjøres med en gang med så lite tidsforbruk som mulig Eks: Små innkjøp HASTER IKKE Tilstrekkelig tid settes av og benyttes Eks: Skriftliggjøring av en HMS-rutine Salderingspost; avvent og kast når foreldet Eks: Lese fagartikler

Personlig planlegging – viktige leveregler Utsett ikke viktige oppgaver Start med å planlegge de viktige oppgavene La disse oppgavene styre dagen din Veien til elendigheten er å prioritere det som haster fremfor det som er viktig! Gjør en ting om gangen og gjør den ferdig!

Personlig planlegging - verktøy Trenger vi et planleggingssystem? JA! Hjernen har behov for et system som skaper overblikk og struktur i din tilværelse Dine kunder og medarbeidere ønsker sikkerhet for at du gjør det du har sagt du skal gjøre Å benytte et planleggingssystem sikrer at kvalitets- og HMS-rutiner følges bedre opp God bruk av planleggingssystem gir færre, uønskede avvik

Personlig planlegging - verktøy Det beste systemet er det som fungerer best for deg! Det enkleste systemet er det beste! Bruk kun en planlegger! Husk å ha planleggeren med deg alltid!

Eksempler på planleggingssystemer: Gule lapper Bordkalender Huskeliste/arbeidsliste Notisbok PC-baserte systemer Elektroniske planleggere

Hvordan bli mer effektiv? Noter i planleggeren alle avtaler med tidspunkt og alle viktige datoer Lag en plan over neste uke med både jobboppgaver og private oppgaver Skriv ei liste over oppgaver for neste dag Sett av tid til de viktige oppgavene, men hold av tid til rutineoppgavene Gjør de ”ubehagelige” oppgavene først

Bli mer effektiv, forts. Møt presis til alle avtaler og møter Planlegg alle møter – sett mål, lag dagsorden, lag argumentliste m.v. Hold orden, lag arkivsystem og bruk papirkurven ofte

MOBILTELEFON KONTRA PLANLEGGING? Påstand: Mange arbeidsledere delegerer og informerer for dårlig – mobiltelefonen erstatter lett dårlig planlegging Resultater: Medarbeidere ringer og spør om ”alt mulig” Medarbeiderne blir mindre selvstendige Arbeidsleder blir ”en propp” i systemet Dårlig fremdrift og effektivitet

Personlig planlegging ledelse Hvis du ikke kan administrere deg selv, kan du ikke administrere andre!