Planarbeid og forberedelser Helhetlig plan for valggjennomføring i kommuner og fylker

Plan for valggjennomføringen •Utgangspunktet er gjeldende lov og forskrift for alle typer valg •Planens formål er å tilrettelegge for sikker og effektiv valggjennomføring •Planen skal ivareta kravet om at valgrutinene og valggjennomføringen kan etterprøves •Planen skal være en sikkerhet for valgstyret og valgadministrasjonen

Trenger alle kommuner en helhetlig plan for valggjennomføringen? •Svaret er ja, oppgavene er de samme uavhengig av kommunens størrelse •Metode og behov for bruk av prosjektverktøy vil variere •Utgangspunktet er det samme –Hva skal gjøres? –Når skal/må oppgavene løse? –Hvem er ansvarlig for hva – stedfortrederløsninger? –Hvor skal aktiviteten foregå?

Er en helhetlig plan tilstrekkelig planverktøy? •Nei, skal vi lykkes i valggjennomføringen må alle detaljer være på plass •Beslektede oppgaver bør samles i ansvarsområder, pek ut områdeansvarlige •Bryt ned oppgaveområdene i aktiviteter •Lag en tidsplan/gjennomføringsplan for alle oppgaveområder

Dette forutsetter vel avansert planverktøy ? •Valg av verktøy er underordnet •Planprosessen og medarbeiderne er vårt viktigste redskap •Valg av verktøy må tilpasses medarbeidernes kompetanse og kommunes størrelse og organisering • Undersøk om andre kommunalt ansatte utenfor valgorganisasjonen kan bidra

Et eksempel, Østfold fylkeskommune Valgarbeidets siste fase (Utdrag) Mandag, 16. august 1300: Samarbeidsmøte i Sarpsborg rådhus om optisk telling. Med Fredrikstad og Sarpsborg kommuner. Kristin og Thea Tirsdag, 17. august : Prøvevalg valgnattssystemet Kristin og Thea Fredag, 20. august 0900: Møte i arbeidsgruppa med fordeling av oppgaver og planlegging Anne-Lise, Trine, Kristin og Thea 1000: Lage gøye stemmesedler til kurs 29. august. Trine og Thea Stemmesedler til Sarpsborg kommune Anne Lise

Eksempel forhåndstemmingen 1

Eksempel forhåndstemmingen 2

Prosesskart for opplæring

Eksempel detaljplan

Informasjonsplan •Målsettingen for informasjonsarbeidet er å nå velgerne med faktainformasjon om valget •God informasjon kan bidra til at velgerne tar i bruk stemmeretten •Kommunenes egen informasjon må ses i sammenheng med KRDs informasjonstiltak

Hvem ønsker vi å nå? •Målgruppen for informasjonstiltakene er primært den stemmeberettigede delen av befolkningen •Andre målgrupper hvor vi skal sette inn ekstra informasjonstiltak kan være: –Studenter –Syke og gamle –Innvandrere –Førstegangsvelgere –Andre

Informasjonens innhold •Bruk stemmerett, hvordan stemme •Viktige hendelser og datoer frem mot valgdagen •Legitimasjonsplikten •Tidspunkt og utsendelse av valgkort •Valglokaler, stemmekretser og åpningstider •Endringer i valgloven •Resultatservice •Historiske valgresultater

Hva er kommunen forpliktet til å informere om? •Tid og sted for utlegging av manntall til offentlig ettersyn og opplysninger om adgangen til og fremgangsmåten for å kreve feil rettet •Tid og sted for forhåndstemmegivningen •Fristen for at syke og uføre kan søke om å stemme hjemme •Tid og sted for stemmegivningen på valgdagen

Informasjonskanaler •Valgsider på kommunens nettside •Publikasjoner –Annonser/webannonser –Husstandsaviser –KRDs husstandsbrosjyrer på ulike språk •Reklamefilm på kino, lokaltv, internett •Plakater i valglokalene •Personlig informasjon i kommunes informasjonssenter/servicetorg •Valgkort

Presse •Utarbeid aktuell informasjon til media i god tid før valgdagen •Pressemeldinger •Presserelasjon – tett kontakt øker muligheten til å få positiv redaksjonell omtale i media •Pressemøter – hvem er klarert til å uttale seg til media