BtB nettverksmøte 15. desember 2009

Agenda Riksrevisjonen – Foredrag på web v/Jørgen Kosmo Statistikker Pause - kaffe Systemer Kjøp av FoU-tjenester Etiske regler i praksis Kontrollrutiner/revisjon Div.info Refusjoner/utlegg v/Inger Tallberg

Statistikker Fortsatt fremgang ?

November:200 !!

Felles feiring !!! Kaffe + kake!!

Systemer 15.12.2009 Prioriterte utviklingsoppgaver siden forrige møte: MVA-kategori felt og nye MVA-koder Status: i produksjon fra medio november Forpliktelsesrapporter Status: i test. Piloter i produksjon fra ? Januar 2010 Bedre støtte for rekvisisjonskjøp

Forpliktelsesrapporter Hva og hvordan: Oversikt over forpliktelser som ikke er bokført i regnskapet DiscovererBI rapportverktøy med datagrunnlag fra bestillingssystem (PM) og fakturasystem (IP) Tre varianter av rapporter: Bestillinger/ordrer som det ikke er knyttet faktura til Bestillinger/ordrer som det er knyttet faktura til, men som ikke er godkjent og overført til regnskapet Fakturaer og refusjonsbilag som ikke referer til et PM-bestillingsnummer, som er kontert, men ikke godkjent og overført til regnskapet Ikke medtatt i rapport: omposteringsbilag, annullerte fakturaer og annullerte bestillinger Opplysninger som skrives ut: kontering, forpliktelse/beløp, bestillingsnummer, fakturanummer, leverandør, bestilt dato, forventet leveringsdato

Bedre støtte for rekvisisjonskjøp Bakgrunn: Mange leverandører klarer ikke å kople bestillinger til kjøp med rekvisisjonsblankett ved utstedelse av faktura Resultat: lav % fakturaer matcher Innføring av rekvisisjonsnummer i PM: Nytt felt: ”Rekvisisjonsnr” (RNr) i ”bestillingshodet” Bestiller lager bestilling med RNr og beløp Ordre med utfylt RNr sendes IKKE til leverandør! Innføring av rekvisisjonsnummer i IP: Nytt felt: ”Rekvisisjonsnr” i grunnlagsdata Faktura påført RNr: tilhørende bestillingsnr hentes fra PM før fakturamatch Loggføring av alle hendelser

Bedre støtte for rekvisisjonskjøp

Kjøp av FoU-tjenester Forskrift om offentlige anskaffelser: § 1-3. Hvilke kontrakter som er omfattet av forskriften Denne forskrift får anvendelse ved tildeling av offentlige vare-, tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter. ………………………………. (2) Forskriften får likevel ikke anvendelse på: g. forsknings- og utviklingstjenester når oppdragsgiver ikke fullt ut betaler for tjenesten eller den ikke fullt ut tilfaller oppdragsgiver til bruk i hans virksomhet Aktuelle situasjoner: NTNU er prosjektansvarlig – bestilling for å kunne utbetale midler til konsortiedeltakere Kjøp av andre tjenester for å fullføre forskningsoppdraget: Oppdraget må være et forsknings- eller utviklingsoppdrag NTNU ikke betaler fullt ut for tjenesten Tjenesten tilfaller ikke fullt ut NTNU til bruk i NTNUs virksomhet

Kjøp av FoU-tjenester NTNU er prosjektansvarlig – bestilling for å kunne utbetale midler til konsortiedeltakere Prosjektleder må utarbeide en forenklet anskaffelsesprotokoll for hver konsortiedeltaker med en kort beskrivelse av oppdraget, samt en henvisning til søknad og tilsagn på midler fra f.eks NFR, EU, Kreftforeningen. Utfylt protokoll legges ved bestillingen. Henvis til § 1-3 g. i Forskrift om offentlige anskaffelser, med en kort beskrivelse av selve oppdraget

Kjøp av FoU-tjenester Kjøp av andre tjenester for å fullføre forskningsoppdraget Generelt: Hvert kjøp/oppdrag/kontrakt på vurderes for seg for å se om oppdraget/tjenesten faller innunder FoU-unntaket i anskaffelsesforskriften. Selv om oppdraget kan unntas fra anskaffelsesforskriften, gjelder lovens § 5 om at det skal være konkurranse så langt det er mulig. Dersom det undersøkes med flere leverandøren, bør dette fremkomme av tilbudsprotokollen. To vilkår må være oppfylt for at et oppdrag skal kunne anses som en FoU-tjeneste i anskaffelsesforskriftens forstand: Oppdraget må være et forsknings- eller utviklingsoppdrag og NTNU ikke betaler fullt ut for tjenesten eller tjenesten ikke fullt ut tilfaller NTNU til bruk i NTNUs virksomhet. Anskaffelsesprotokollen må inneholde en kort beskrivelse av oppdraget slik at det på bakgrunn av opplysningene i protokollen er mulig å vurdere om vilkårene er oppfylt. Punkter knyttet til kontraktshåndtering må konkretiseres og avklares. Foil må revideres etter hvert.

Kjøp av FoU-tjenester Oppdraget må være et forsknings- eller utviklingsoppdrag Momenter for at det foreligger en FoU-tjeneste: er at oppdraget går ut på å utvikle ny teknologi, nye produkter, ny kunnskap eller nye anvendelsesområder for kjent teknologi. Hva anses ikke som FoU-tjenester: Rent kommersielle kontrakter vil normalt sett ikke være omfattet. Ren innsamling og systematisering av data anses ikke som FoU-tjenester. Dette gjelder selv om kompetansen typisk finnes i et forskningsmiljø og tjenesten senere skal nyttes til forskningsformål. Kun dersom de innsamlede data skal bearbeides ved hjelp av en metode under utvikling, kan forholdet etter omstendighetene omfattes. Utredninger og avhandlinger anses i utgangspunktet ikke som FoU-tjenester med mindre de ikke inneholder klare forsknings- og utviklingselementer. Kjøp av utstyr til bruk i forskningen anses normalt ikke som kjøp FoU-tjenester med mindre det skal forskes på selve utstyret.

Kjøp av FoU-tjenester NTNU ikke betaler fullt ut for tjenesten Dersom en privat eller offentlig aktør (som ikke anses som oppdragsgiver for den aktuelle anskaffelsen) bidrar med finansieringen i tillegg til NTNU, vil dette vilkåret være oppfylt. Det stilles ikke krav til bidragets grense, men rene omgåelser vil det kunne bli slått ned på. Bidragsprosjekt vil normalt oppfylle dette vilkåret. Ved oppdragsprosjekter, bør innkjøpsavdelingen eller juridisk rådgiver konsulteres.

Kjøp av FoU-tjenester Tjenesten tilfaller ikke fullt ut NTNU til bruk i NTNUs virksomhet Ved oppdragsprosjekter, bør innkjøpsavdelingen eller juridisk rådgiver konsulteres. Momenter for at vilkåret er oppfylt: Når forskningen skjer til fordel for markedet/allmenheten i sin helhet. Ved deling av rettigheter mellom NTNU og leverandør. Merkevarebygging og generell kompetanseheving anses normalt ikke som deling av rettigheter.

Anbudskjøp > 100.000 Utfylling av forenklet anbudsprotokoll (FoU-tjenester): Henvis til § 1-3 g. i Forskrift om offentlige anskaffelser, med en kort beskrivelse av selve oppdraget

Anbudskjøp > 100.000 Utfylling av forenklet anbudsprotokoll: ”Kun en leverandør” – ikke bruk det som begrunnelse Unntakene finnes i § 1-3 i Forskriften Obs på attester for skatt/mva og HMS

Etiske regler i praksis…. NHO’s hefte ”Over streken”: Eksempler:

Etiske regler i praksis…. NHO’s hefte ”Over streken”:

Etiske regler i praksis…. NHO’s hefte ”Over streken”:

Etiske regler i praksis…. NHO’s hefte ”Over streken”:

Kontroll-rutiner ALLE kjøp > 100.000 blir kontrollert Skriftlig tilbakemelding via fakultetet Svaret blir vurdert faglig ”Ulovlige direkteanskaffelser” Konsekvenser Se rutinebeskrivelser på Øk.portalen 10.01 – Kontrollrutine – kjøp over terskelverdier 10.02 – Oppfølging og konsekvenser

Diverse info Lokale nettverksmøter Ny rekvisisjonsblokk Frekvens Koordinator Mva-rutiner Ny rekvisisjonsblokk ”Gamle” avtaler – hva gjør vi med de? Serviceavtaler ”Lokale” avtaler (utenom regleverket) ”Julekort”

ContractMatching (CM) Status NTNU mottok 979 elektroniske fakturaer fra Telenor Mobil AS i november match på 64% (623 fakturaer) Resterende 36% stoppet opp ved match pga følgende krav ikke ble oppfylt: Fakturabeløp ikke innenfor oppsatt grense Kontrakt mangler godkjenning i Basware CM, enten av Bestiller eller BDM (godkjenner) Kontrakt ikke opprettet. Nye CM Send inn skjema

Leverandøraktivering - kataloger Hovedmål – flere kataloger på PM: Ressurs som jobber med dette: Kirsti M Olsen Meld inn ønsker prioritering Samarbeid med UiO og UiB OBS: Ting-tar-tid

SIT-kjøp Utgangspunkt: Evt 1: Evt 2: Hvorfor? Bestilling gjennom bestillingssystemet Evt 1: Rekvisisjon – spesifisert eller ”åpen”: rekvisisjonsnummer + k.sted må oppgis på faktura Evt 2: Handel uten rekvisisjon (”gammelmåten”): K.sted kreves som minimum Vedkommende vil bli oppfordret til å ta med rekvisisjon ”neste gang” Hvorfor? Opprettholde stor fleksibilitet / serviceholdning på slike ”småkjøp”

Spørsmål / Kommentarer?

Refusjon – ”div. utlegg” til ansatte/privatpersoner Nettverksmøte BtB-prosessen 15. Desember 2009 v/Inger H Talberg

REFUSJONER - avgrensning og rutiner - reiseutlegg - tjenestetelefon, privat abonennement - bredbånd, privat abonnement - avis, tidsskrifter – faktura/privatadresse - andre refusjoner (varer og tilsvarende)

REFUSJON – ”REISEUTLEGG” – avgrensninger og rutiner Alle typer reiserefusjon til ansatte skal registreres og utbetales i lønnssystemet: Utgiftsrefusjon knyttet til tjenestereiser, kurs,seminar registrer den ansatte selv på reiseregning i PagaWeb (ordinær rutine for reiseoppgjør– vedlegg bilagskvittering(er).(For mindre utlegg kan skjema ”Kjørebok”) Reiserefusjonskrav/-bilag leveres til attestant for var.lønn og reiseregninger for kontroll og viderebehandling, Refusjon til ”ikke-ansatte” registreres i PagaWeb, - unntak er studenter og tilsvarende. Når det gjelder ”ikke-ansatte” med utbetaling til utlandet, må reiserefusjonsbilaget sendes Lønnstjenesten for registrering og utbetaling. Attestant var.lønn/reiseregn. og Bestiller har ansvar for å veilede/informere om rutiner og prosedyrer i egen enhet. Bestiller som mottar refusjon vedrørende reiser må returnere eller oversende bilaget til attestant for var.lønn og reiseregninger for kontroll. UNNTAK: Studenter med refusjonskrav (normalt ikke oppgavepliktig) Rutineendringen gjelder refusjon av utgifter/utlegg knyttet til reiser, og følgelig opphører registrering og utbetaling via Basware-systemet.

Eksempel på ”Vedleggsbrev” til bilagsretur fra Bestiller

REFUSJON – ”TELEFON, BREBÅND og lign.” – avgrensninger og rutiner Refusjon knyttet til tjenestebehov for elektronisk komm.tjenester (ELKOM) skal registreres i lønnssystemet: Utgiftsrefusjon-bilag sendes <attestant for var.lønn og reiseregninger/ELKOM-kontakten> for kontroll og viderebehandling. Dokumentasjon og kontroll utføres på grunnlag inngått skriftlig avtale, se <http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/lonn/godtgjorelse/telefon> Bilagsskjema hentes her: – Økonomiportal-Lønn-Skjemabank: <Refusjon av oppgavepliktige utgiftsgodtgjørelser > Bestiller som mottar refusjonsbilag vil returnere eller oversende bilaget til attestant for var.lønn og reiseregninger/Elkom for kontroll og videre behandling. Rutineendringen gjelder refusjon av utgifter/utlegg knyttet til ELKOM-avtaler, og følgelig opphører registrering og utbetaling via Basware-systemet. NB! Bestiller må etablere ”varsel-rutine” om krav til skriftlig avtale om tjenestebehov ved attestant for fastlønn og/eller ELKOM-kontakten.

REFUSJON - ”AVIS, tidsskrift mv” – avgrensninger og rutiner Abonnement som skal refunderes eller faktureres NTNU og har levering til privatadresse må rapporteres til attestant for var.lønn og reiseregning for vurdering og evt. registrering av innrapporteringplikten via lønnssystemet, se <http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/lonn/godtgjorelse/avis> Attestant for var.lønn og reiseregning følger opp kontroll i henhold til avtale om arbeidsgivers dekning av avis, tidsskrift knyttet til infomasjonbehov i tjenesten, antall abonnement osv. ”Rapporteringsbilag” (kopi av faktura) må sendes Lønnstjenesten for registrering. Bilagsskjema – Økonomiportal-Lønn-Skjemabank: <Refusjon av oppgavepliktige utgiftsgodtgjørelser > Bestiller følger opp at når abonnement til privat-personer blir fakturert NTNU og levering skjer til privatadresse må kopi av bestilling/avtale/fakturakopi leveres attestant for var.lønn for videre oppfølging. Rutineendringen gjelder abonnement for avis, tidsskrifter hvor leveringsadressen er privatadressen, og for å kunne ivareta arbeidsgivers plikt i forhold til rapportering.

REFUSJONER – ”Andre” - Varer og lignende, bestillling – avgrensninger og prosedyrer Bestilling/Kjøp av varer og lignende tjenester behandles og kontrolleres av Bestiller. Viktig å vite at det er Bestiller som har kontrollansvar for varer og tjenester som ikke er privat-relaterte, dvs. utlegg som er foretatt av den ansatte selv må primært følge bestillerrutinene. Bestiller er viktig i forhold til bestilling og kjøp slik at REFUSJON til ansatte kan unngås. Det er mengder av kjøp som fortsatt går som refusjonsbilag, og derved går utenfor bestillingssystemet og følgelig blir et unødig refusjonstilfelle. Dette har betydelige konsekvenser for både den kostnads- og kontrollmessige behandlingen. Bestiller og Attestant for var.lønn og reiseregninger: Må ha et tett samarbeid om REFUSJONER knyttet til utlegg som ansatte påføres – /påtar seg ”på vegne av NTNU” vedrørende varer og tjenester som ikke er sine ”privatrelaterte”.

REFUSJONER – ”Andre” - Varer og lignende, bestillling og kontrollansvar” REFUSJONER – reiseutlegg for den ansatte selv: Føres på reiseregning i PagaWeb. Hvis ansatte har mindre utlegg som refunderes, kan skjema for ”Kjørebok” i PagaWeb benyttes som et alternativ til vanlig reiseregningsskjema. Omfatter kun reisegodtgjørelse/-utlegg. Hvis utlegg for varer: REFUSJONER – varer og lign. som den ansatte har pådratt seg: - Føres på utgiftsbilag (Basware), posteres på art (ikke reise) og sendes Bestiller. Merk! Refusjon av varer og lign. kan ikke registreres på reiseregning, da slike refusjoner tilhører BtB-kontrollansvaret, og skal normalt posteres til artskonto i regnskapet som ikke tilhører Lønn/Reise. Behov for nærmere beskrivelse av rutiner og prosedyrer vurderes utarbeidet både i lønnsprosessen og BtB-prosessen.

Riktig GOD JUL til ALLE !!