Planlagt kommunikasjon 2:4 Larsåke Larsson, kap. 3-6

Den kritiske skolen Samfunnsansvar: bedriftene har et ansvar for samfunnet de eksisterer innenfor, både lokalt og globalt Etikk: lovgivning, policy, allmennmenneskelige prinsipper og informatørens oppfatning av rett og galt Dialog: Habermas, strategisk og kommunikativ handling, åpenhet, symmetri, ærlighet, empati og omsorg

Funksjonelle beskrivelser av PR Institusjonelle Representativ Ideologisk Integrerende kulturell

Organisatorisk plattform Organisasjonsteoretiske syn Analyse av organisasjoner Organisasjonskommunikasjon Informasjonsfunksjonen i organisasjoner Informasjonsvirksomheten

Organisasjonsteoretiske syn Det strukturelle perspektivet: Klassisk teknokratiskole, Max Weber og de ideelle modellene. Det personrettede perspektivet: menneskene i organisasjonen. Ulike retninger, ex prosesser, behov og motivasjon, læring og kommunikasjon Det kulturelle perspektivet: Organisasjonens indre kultur og dens plass i kulturen Politiske system: et makt- og interesse-perspektiv

Analyse av organisasjoner Sektorer: hvilken sektor tilhører organisasjonen, offentlig, privat? Virksomheten: hva leverer organisasjonen? Strukturen: hvordan er organisasjonen ordnet? Oppbygging: byråkratier eller flate strukturer? Funksjon: Prosessrettet eller fritt styrte?

Funksjon Prosessrettet eller resultatrettet Personalrettet eller oppgaverettet Identifiseres med organisasjonen eller med oppgaven Åpne system eller lukkede system Fritt styrte eller streng kontroll Normativ eller pragmatisk innstilling

Organisasjonskommunikasjon Begrepet organisasjonskommunikasjon omfatter de kommunikative handlingene og samhandlingen til foretak, myndigheter, interesseorganisasjoner og andre organiserte parter som deltar i ulike beslutningsprosesser i samfunnet åpent og aktivt eller på andre måter.

Organisasjonskommunikasjon Intern og ekstern kommunikasjon Formell og uformell kommunikasjon Verbal og ikkeverbal kommunikasjon Den interne kommunikasjonen - funksjon og kriterier - kommunikasjonsnivåer, nettverk og roller - interne kommunikasjonsveier

Informasjonsfunksjonen i organisasjoner Støtter virksomheten: fungerer grenseoverskridende for organisasjonen Støtter markedet: hjelper organisasjonen å beholde sine konkurransefordeler Relasjonsrolle: bygge opp gode forbindelser til viktige grupper og samarbeidspartnere

Informasjonsvirksomheten Analyse, strategi og planlegging Relasjoner Produksjonsfunksjon Konsulentfunksjon (internt)

Informasjonsarbeidets retning Samlende spørsmål – offentlig og privat Intern kommunikasjon – offentlig og privat Ekstern kommunikasjon – offentlig: henvender seg til medborgere og brukere, kommuniserer om lovgivning og rettigheter, privat: henvender seg til kunder og støtter markedsavdelingen, sikter mot økt økonomisk utbytte

Virksomhetsplanlegging Flerårsplaner Ettårsplaner Prosjektplaner

PR i organisasjoner: excellency-modellen

Omverdensanalyse og føranalyse Omverden: politiske, sosiale, økonomiske, økologiske og teknologiske dimensjoner. Aktiviteter: forberedelse, etiske aspekter, tidligere innsats, evaluering, kriseanalyse

Omverden Markedsrettet overvåking – SWOT: strengths, weaknesses, opportunities, threats. Issues management: går fra overvåking av omverden til å analysere resultatene og ta konsekvensen av analysen.

Fem steg i ”issues management” Identifisering Søking Overvåking (monitoring) Analyse Prioritering av beslutninger

Etiske aspekter Lover Regler Alminnelig dannelse og moral Kultur/religion Hvordan en organisasjon forholder seg til etikk er avhengig av organisasjonsformen og aktiviteten.

Interne faktorer i organisasjonen Kultur Stemning Kompetanse Struktur

Tidligere aktiviteter Erfaringer Formativ evaluering: hvordan lignende prosjekter har fungert tidligere i organisasjonen eller utenfor (se faglitteratur) Pretesting: hvordan reagerer folk?

Kriseanalyse Hva kan gå galt Hvordan kan vi hindre at noe går galt Hvordan kan vi hindre at ting går galere når det først er gått galt?

Mål og målsetting Ha et mål for innsatsen Ha et gjennomførbart mål Ha et målbart mål Ha en måte synliggjøre målet

Sentrale spørsmål: infoplan Trenger noen informasjonen? Trengs det mer informasjon? Hvorfor? Kan problemet løses uten informasjon? Skill mellom ingeniørløsninger og informasjonsløsninger

Målnivåer Visjon – overgripende for organisasjonen Hovedmål (for infoarbeidet) Sektormål Prosjektmål Delmål

Grunnbegreper i planlegging Virksomhetsidé Visjon Mål Strategi

Profil, identitet, image Profil: organisasjonen vil formidle Image: slik omverden ser på organisasjonen Identitet: slik organisasjonen oppfatter seg selv, det kulturelle helhetsbildet

Profil, Image, Identitet Skillet mellom slik en organisasjon vil bli oppfattet, slik den faktisk blir oppfattet og slik den oppfatter seg selv

Mål må være Begripelige Relevante Substansielle Brukbare Realistiske

Mengden planlegging Nok til å vite hva som gjøres og hvorfor Arbeidsmengden må vurderes Logistikk og rekkefølge er viktig Rasjonaliteten må ikke ta overhånd Systemet må bevare fleksibiliteten

Planleggingsnivå, fig 6.1 Helhets-planlegging Spesifikk planlegging Langsiktig planlegging Virksomhets-planlegging Prosjekt- og kampanjeplan-legging Kortsiktig planlegging Planlegging av tiltak Operativ planlegging

Erfaringer om kampanjer Kampanjer er best for å nå kortsiktige mål Media er det beste kanalene for å skape oppmerksomhet Publikum må identifisere seg som mottakere Gode kampanjer har utnyttet resultater og erfaring fra forskning

Planleggingshjulet

Ti råd om planlegging Kjenn organisasjonens mål Finn realistiske kommunikasjonsmål Studer målgruppen Kunnskap er makt Prioriter innsatsen Intern enighet om strategi, rammeplan og budsjett Involver organisasjonen Velg ansvarlige Selg planen internt Slutt ikke å planlegge