Kunden og hans krav Magne Beddari 1.2

Agenda Kontrakter /-strategier Prosjektets tidligfase Prosjektoppfølging i gjennomføringsfasen Kvalitet Helse, miljø og sikkerhet Oppsummering

1.1 Kontrakter/-strategier Generelle prosjektkrav. Entrepriseform er ikke et mål i seg selv, men et verktøy for byggherren til å sikre at man i det enkelte prosjekt oppnår de krav som stilles, i og til, prosjektet på en best mulig måte. Byggherren stiller samme krav til det ferdige produkt uavhengig av entrepriseform valgt ved gjennomføringen. Byggherren stiller samme krav til prosjektdokumentasjon/ sluttdokumentasjon for alle prosjekter uavhengig av entrepriseform, dvs. at det for Utleieenheten ikke skal merkes om prosjektet er gjennomført etter en delt entreprisemodell, som hovedentreprise, generalentreprise eller totalentreprise.

1.2 Kontrakter/-strategier forts. Entrepriseformer Generalentrepriser Delte entrepriser Sterkt oppdelte entrepriser Hovedentrepriser Sideentrepriser Totalentrepriser

1.3 Kontrakter/-strategier forts. Planlegging Anskaffelse (stort sett) basert på rammeavtaler. Større landsdekkende firmaer med tverrfaglig og relevant kompetanse. Viktig med leveringsevne / kapasitet. Bruk av opsjoner for ulike delytelser. Prosjektledelse, byggeledelse og andre støttefunksjoner. Firmaer med relevant kompetanse samt org. kunnskap

1.4 Kontrakter/-strategier forts. Bygge- og anleggsarbeider. Hovedmål: Begrense antall entreprisekontrakter for hvert enkelt prosjekt. Begrenset hvor mange kontrakter organisasjonen kan håndtere på en profesjonell måte. Unngå unødig oppsplitting og derved påta seg større risiko enn nødvendig. For enkle og veldefinerte bygg: Primært benyttes totalentreprise basert på funksjonskrav definert av Byggherren. Leverandørene skal gis mulighet til å levere sine løsninger dersom de tilfredsstiller våre funksjonskrav. Ved totalentrepriser skal detaljprosjekteringsfasen med definerte leveranser angis og belegges med døgnmulkt.

1.5 Kontrakter/-strategier forts. Bygge- og anleggsarbeider (forts.) For mer komplekse bygg: Benytter generalentrepriser basert på detaljerte postbeskrivelser, utarbeidet som en del av detaljprosjekteringen. Løsninger blir i hovedsak utformet i nært samarbeide med den valgte prosjekteringsgruppen og entreprenørens frihetsgrader vil være små. Kommentarer: Kontraktsstrategien ovenfor er ikke absolutt, og under kontinuerlig vurdering. Alternative entrepriseformer kan benyttes, men da skal dette være begrunnet i styringsdokument og forankret hos prosjektsjef i forkant av utarbeidelse av skisse/forprosjekt.

1.6 Kontrakter/-strategier forts. Gjennomført evaluering av et antall utvalgte prosjekter. Utgangspunkt: Gjennomført usikkerhetsanalyse for prosjektene dvs. kun prosjekter med høyere kostnad enn 25 mill. Prosjektene evaluert mot usikkerhetselementer framkommet i usikkerhetsanalysen. Stor usikkerhet knyttet til egen organisasjon. I hovedtrekk gav entrepriser basert på detaljprosjektering ”best” resultat, dvs. avvikene fra definerte måltall på kostnad, tid, leveranser og kvalitet var minst i slike entrepriser. I hovedtrekk gav prosjekter basert på totalentrepriser større avvik i forhold til måltall som angitt ovenfor. Årsakene til dette er mange. I hovedsak konkluderte vurderingen med at planleggingskompetansen eller entreprenørenes erfaring med å lede større prosjekteringsoppdrag var for dårlig. (På vurderingstidspunktet)

2. Prosjektets tidligfase ”Normalprosedyren” Fra kunngjøring til kontrahering Konkurransegrunnlaget Tilbudskonkurransen

2.1 ”Normalprosedyren” PLANLEGGING GJENNOMFØRING FD FD Helhetsplanen EBA-virksomhetsplan PLANLEGGING GJENNOMFØRING Utredningsavtale Intensjonsavtale Prosjekt- forslag Krav- dokument FD Skisse- prosjekt For- prosjekt Tilbudsforespørsel FD Kontrahering Bygging Styrings- dokument Oppdatert Styrings- dokument Igangkjøring Oppdatert Styrings- dokument Prosjekt- forslag Krav dokument Skisse- prosjekt For- prosjekt FDV- dokumentasjon Overtakelse / overlevering

2.2 Fra kunngjøring til kontrahering Offentlig etat LOA/FOA Kunngjøring av prosjekt (NL / DOFFIN) - påmelding Tilbudsforespørsler iht. utarbeidet kontraktstrategi Utarbeidelse og utsending av konkurransegrunnlag (tilbudsforespørsel) Følgende NS’er for utforming av konkurransegrunnlag benyttes: For planleggingsoppdrag (NS8402) For prosjekteringsoppdrag (NS8401) For entrepriser i henhold til NS3430 (generalentrepriser, hovedentrepriser og byggherrestyrte sideentrepriser) For entrepriser i henhold til NS3431 (totalentrepriser) Evaluering / avklaringer / forhandlinger Kontrahering Min 2 mnd.

2.3 Konkurransegrunnlaget Del I Instruks til tilbyder(tilbudsinnbydelse) Del II Tilbuds- og kontraktsbestemmelser Del III Tekniske krav og vederlag A.Teknisk orientering B1.Tilbudsblankett B2.Summeringsskjema B3.Postsbeskrivelse C.Milepæler D.Administrative bestemmelser E1.HMS program E2.FDV krav F.Tegningsgrunnlag

2.4 Tilbudskonkurransen Tilbudet Evaluering i hht kriteriene i kokurransegrunnlaget Tildeling av kontrakt Klagefrist Kontrahering

3. Prosjektoppfølging i gjennomføringsfasen Oppstart Gjennomføringsfasen Sluttfasen

3.1 Oppstart Gjennomgang av prosjektet med leverandøren Gjennomgang av materiell som skal leveres fra leverandøren: Kontrollplaner søknad Kvalitetskontrollplan HMS-plan m/vedlegg Tidsplan Bemanningsplan Betalingsplan Gjennomgang av administrative bestemmelser Kommunikasjon Korrespondanse Fakturering Rapportering HMS og KS

3.2 Gjennomføringsfasen Fast agenda på byggemøter: Generelt (Merknader tidl. referater) Bemanning ressurser Arbeider utført/planlagt Fremdrift – HMS – Kvalitet Endringer Rapportering Nye saker Tillegg byggherremøter: Funksjon Kvalitet – Fremdrift – Økonomi Offentlig godkjenning Offentlige myndigheter Fast agenda på byggemøter: Generelt (Merknader tidl. referater) Oppfølging, avklaringer, lukking saker Bemanning ressurser Fokus ressursinnsats Arbeider utført/planlagt Fokus fremdriftsplanlegging Fremdrift Fokus avstemming og status HMS HMS-plan, vernerunder, avviksbehandling, Tidsplan med planlagte SJA Kvalitet KK-plan, avviksbehandling Endringer Endringslogg, tilbakemelding, aksept/avvisning, bestilling endringer Rapportering Månedsrapportering Nye saker Tillegg byggherremøter: Endringer Funksjon Kvalitet Fremdrift Økonomi Offentlig godkjenning Offentlige myndigheter

3.3 Sluttfasen Rengjøring Ferdigbefaring 4 uker før planlagt overtakelse Oppstart tekniske anlegg Prøvedrift/innregulering starter BA-dokumentasjon i papirformat til gjennomgang Utbedring av mangler Ny rengjøring Overtakelsesforretning utkvittering mangler BA-dokumentasjon i el. format 2 uker etter overtakelse Overlevering til LFM/bruker

4. Kvalitet Krav til kvalitetskontroll Fokus på kvalitet Kvalitetskontrollplan Avviksbehandling Kvalitetsrevisjoner

4.1 Krav til kvalitetskontroll FBU krever at leverandører skal ha et kvalitetssystem som tilfredstiler ISO 9001:2000. FBU krever at leverandøren skal utarbeide en prosjektspesifikk kvalitetskontrollplan Leverandøren skal rapporter avvik FBU har rett til å foreta kvalitets-revisjoner

4.2 Fokus på kvalitet

4.3 Kvalitetskontrollplan

4.4 Avviksbehandling Leverandøren skal klarlegge betydningen av eventuelle avvik, spesielt med tanke på sikkerhet og fremdrift. Leverandøren skal rapportere avvik med forslag til behandling av avviket til byggherren. Avvik skal medføre korrigerende tiltak for å forhindre gjentagelse av avviket.

4.5 Kvalitetsrevisjoner Forsvarsbygg har rett til: å gjennomføre systemrevisjoner av leverandørens kvalitetssystem. å være tilstede ved interne og eksterne revisjoner som leverandøren gjennomfører.

5. Helse, miljø og sikkerhet Krav til HMS-leveranser HMS-plan Opplæring Oppfølging Avviksrapportering Månedlig rapportering

5.1 Krav til HMS-leveranser

5.2 HMS-plan Jf. Konkurransegrunnlaget del III E1– HMS-kravdokument HMS-plan for prosjekteringsfasen Organisering Informasjon om prosjektet ”Risiko og sårbarhetsanalyser” (ROS) Områder som krever ”Sikker jobb analyse” (SJA) HMS-plan for utførelsesfasen Organisering / HMS-ansvar Informasjon om prosjektet (Entreprenørens tanker om utførelse) Varslingsrutiner ved uønsket hendelse / sikkerhetskart Risikofylte arbeidsoperasjoner / SJA Plan ”Rent bygg” Avfallsplan Fremdriftsplan, detaljert – 60-80 pkt m/ tidspkt for SJA

5.3 Opplæring Leverandøren skal sikre at relevant HMS opplæring gjennomføres før oppstart på byggeplass. For å sikre at alle som skal arbeide på byggeplassen gjennomgår HMS opplæring i forkant av oppstart på byggeplassen, skal leverandøren planlegge og gjennomføre HMS kurs på byggeplassen. Kurset bør være av 3 – 4 timers varighet og alle på byggeplassen skal delta. Byggherrens representanter skal gis mulighet til å delta på de planlagte HMS kursene.

5.4 Oppfølging BL/PL fører kontinuerlig tilsyn med entreprenørens gjennomføring av HMS-plan på alle nivåer Vernerunder skal gjennomføres hver 14.dag. FBU deltar som hovedregel HMS-månedsrapport, diverse rapporteringer iht. HMS-kravdokument SJA skal dokumenteres ved gjennomføring FBU / Arbeidstilsynet utfører revisjoner / tilsyn ved behov – initiativtaker kan være både byggherre og Arbeidstilsynet (god dialog mellom oss) Hver befaring / besøk fra representanter i FBU på byggeplass anses som en HMS-inspeksjon. Alle avvik skal i utgangspunktet rapporteres skriftlig.

5.5 Avviksrapportering Leverandøren skal ha dokumentert og iverksatt et system for håndtering av uønskede hendelser som kan forekomme (varsling, rapportering, registrering, undersøkelse og oppfølging) under produksjon. Uønskede hendelser skal granskes og tiltak iverksettes for å hindre gjentakelse av hendelsene. Alle alvorlige ulykker, f.eks. ulykker som resulterer i dødsfall eller alvorlig personskade, skal umiddelbart rapporteres til myndighetene i henhold til gjeldende regler samt til byggherren. Andre uønskede hendelser som branner, eksplosjoner og miljøutslipp meldes til byggherren senest innen en arbeidsdag etter at hendelsen inntraff. Melding kan gis på skjema i vedlegg F.(Rapportering av uønskede hendelser RUH)

5.6 Månedlig rapportering Leverandøren skal utarbeide månedlige HMS rapporter som en del av den regulære månedlige rapportering til byggherren. Rapportene skal inkludere samtlige underleverandører. Den regulære månedsrapporten har status-dag siste søndag i hver måned og skal sendes byggherren innen 5 arbeidsdager etter status-dag. Skjema i vedlegg E skal brukes for rapportering av HMS fra byggeplassen. Alle entreprenører skal føre statistikk over skader, fravær og sykefravær. Rapporter skal fremlegges for hver måned for byggherren. Leverandøren skal føre oversikt over og rapportere månedlig hvem som har gjennomført obligatorisk HMS opplæring, ref. kapittel 4.

5.7 Månedlig HMS-samlerapport

6.1 Oppsummering Fremdrift Planlegging Dokumentasjon Fremdriftsplan (Hoved-) Månedsplan 2-ukersplan Ukeplan Dokumentasjon Avstemming og rapportering til hvert BM Avviksrapportering Eget punkt i BM

6.2 Oppsummering (forts.) Kvalitet Planlegging Dokumentasjon Kvalitetskontrollplan Dokumentasjon Sjekklister mv Avviksrapportering Avviksmeldinger

6.3 Oppsummering (forts.) HMS Planlegging Dokumentasjon ROS SJA Tidsplan m/angivelse av tidspunkt for SJA Dokumentasjon Vernerunder BM Avviksrapportering RUH Månedsrapportering Egen mal