Masteroppgave i helsevitenskap NTNU Strategier for planlegging og gjennomføring av elektive operasjonsprogram Masteroppgave i helsevitenskap NTNU NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Veiledere Professor dr. med Sven Erik Gisvold, Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk Post.doc. Andreas Seim, Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap (IDI) Forsker Eva Amdahl (SINTEF Teknologi og samfunn) NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Teoretisk referanseramme Operasjonsstue logistikk Dexter, F et al. (2003, 2009) Macario, A (1999,2000,2006) Saleh, K et al. (2009) Overdyk FJ et al. (1998) Marjamaa, R et al. (2007, 2008) Seim, A (2009) Organisasjonsteori Jacobsen, DI og Thorsvik, J (2002) Glauberman, S og Mintzberg,H (2001) NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Teoretisk referanseramme Trygg kirurgi WHO (2011) Gawande , A. (2009) De Vries, E (2010) Haynes, AB et al. (2009) Lingard, L et al. (2008) Non-technical skills Flin R et al. (2007) NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Problemstilling Hvordan kan planlegging og gjennomføring av operasjonsprogram være med på å skape en god dag ved operasjonsavdelingen? Forskningsspørsmål Hva er de største utfordringene ved planlegging og gjennomføring av operasjonsprogram? Hvilke strategier og tiltak kan benyttes for å møte utfordringen ved planleggingen? Hvilke strategier og tiltak kan benyttes for å møte utfordringen ved gjennomføringen? NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Flermetodedesign Kvantitativ Retrospektiv studie av operasjonsprotokoller fra 2009 alle elektive operasjoner ved St. Olav Hospital 17405 operasjoner Prospektiv datainnsamling høsten 2010 5 operasjonsstuer 5 klinikker 10 dager Kvalitativ Intervju høsten 2010 21 personer 5 operasjonsteam 6 klinikker NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Begrepsavklaringer Overforbruk av tid på en operasjonsstue Underforbruk av tid på en operasjonsstue Tid mellom to operasjoner Tidsmatrise NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Resultat I Opr. avd. Antall opr avsluttet etter 15:30 Antall opr avsluttet 15:30-17:00 Antall opr avsluttet 17:00-24:00 % av siste opr avsluttet etter 15:30 Antall heldags-opr tatt inn før 9:00 og avsluttet etter 15:30 Antall heldags-opr tatt inn før 9:00 og avsluttet etter 17:00 Antall timer samlet over- forbruk Antall opr avsluttet mellom 13:30 og 15:30 Antall timer samlet under- forbruk Antall min. mellom to opr på samme op.stue Median og (IQR) A 297 238 59 12,9 49 16 272,1 1224 1143,8 25 (17-39) B 118 103 15 15,0 8 90,5 345 315,1 25 (13-40) C 231 200 31 19,1 23 4 183,6 581 549,8 30 (17-45) D 87 73 14 14,7 2 81,3 217 218,1 58,5(50-73) E 30 28 4,4 13,9 387 385,8 7 (3-27) F 107 79 18,1 40 132 310 35 (25- 45) G 25 3 8,5 1 21,3 144 157,6 20 (13 - 39) H 109 86 14,4 104,3 411 391,7 25 (17- 35) SOH 1007 832 175 140 41 899 3619 3471,9 Det retrospektivt datamateriale fra 2009 viser over- og underforbruk av tid på operasjonsstuene ved SOH fordelt på åtte operasjonsavdelinger (N=7259) NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Resultat II 2010 NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Resultat III 2009 NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Resultat IV NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen Årsak Begrunnelse Mangelfull planlegging Pas. nr 2 flyttet. Dagkir. pas. inn i stedet Ikke bestilt trucut biopsi, anoscop, ultralyd Pas. lå på dagkir og ble lett etter Tung pas. å leire og snu. Lite bemanning Planlagt for dårlig tid pre. og post opr Rtg.pre.opr + konsultasjon kirurg Tilsyn an.lege + rtg. preopr Endret anestesi p.g.a. leie under operasjon Årsak ikke oppgitt Relatert til pasient 1.pas. migreneanfall. Ikke møtt avtalt tid Pas. ikke fastende før kl.13:00 Pas. forsinket fra post + ventet på kir peropr Sedasjon ikke nok, pas. fikk narkose Vanskelig kateterinnleggelse krevde urolog Vanskelig å legge epidural Pas. forkjølet, forsøkt spinal, ble narkose Vanskelig intubasjon krevde spesialutstyr Endringer med 2.pasient Dårlig pas. som ble prioritert. Lang innledning Relatert til utstyr og op.stue Hente rack fra Akutten Manglet utstyr, ble hentet fra Akutten Hente riktige hansker Ventet med å hente pas. p.g.a. alarm ventilasjon Problemer med endoscopi utstyr Feil på anestesiapparat Pussvask med Vircon Relatert til personel An.lege og operatør forsinket fra annen operasjon Op.spl. opptatt, vaskelig kateterinnleggelse Kir.2 kommer etter visitt. Personalmangel Opptatt med journal Kirurg ikke pålogget, vanskelig å få tak i Opplæring an.lege, ekstra krevende forberedelse Opplæring av spes.elev Opplæring av an.lege tok 20 min ekstra Sykdom an.spl NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Resultat V 2009 2010 Grafene viser variasjonsbredden i tiden mellom to operasjoner målt som minutter fra "pasient ut av stue" til neste "pasient inn på stue". NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Hva er en god dag? ”Plunder og heft er forferdelig og flyt er bra.” ”At alle prøvene er til stede, man kommer fort i gang, pasienten er ikke forsinket inn på stua og alle jobber med sitt, hjelper hverandre hvis det er nødvendig og jobber parallelt.” ” En dag uten skjær i sjøen.” NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Den største utfordringen i planlegging og gjennomføring av operasjonsprogram Uforutsigbarhet ”Jeg tror at stort sett alle slike forsinkelser skaper frustrasjoner jeg. Dårlig planlegging og dårlig gjennomføring skaper frustrasjoner og gjør at folk blir stresset og får en mindre god dag.” ”Det er litt magefølelsen. Noen ganger har vi is i magen og sier at vi tar sjansen og så går det bra. Andre ganger skjærer det seg.” NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Strategier for å skape forutsigbarhet i planlegging en av operasjonsprogram Underforbruk Overforbruk Knivtid Informasjon NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Strategier for å skape forutsigbarhet i gjennomføringen av operasjonsprogram Team ”Den gode stemningen på stua synes jeg er veldig viktig fordi den overføres til pasienten. Da føler pasienten seg trygg; det her er et team, de har jobbet sammen og kan det. Ikke stressende.” Stress og dårlig kjemi i et team kan føre til lengre operasjonstid, mens team som jobber godt og effektivt sammen gir kortere knivtid. NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Strategier for å skape forutsigbarhet i gjennomføringen av operasjonsprogram Koordinering Tilpasning Koordinator Standardisering Kommunikasjon Safe surgery Non-technical skills Team Tidsmatrise Visualiserer tidfestet plan Viser forsinkelser NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Konklusjon Hovedutfordringen i både planlegging og gjennomføring av operasjonsprogram er å skape forutsigbarhet i en grunnleggende uforutsigbar virksomhet. Forutsigbarhet er vesentlig for flyt, effektivitet og kvalitet i arbeidet for de ansatte. NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen

Anbefalinger Sykehuset bør ha en helhetlig tilnærming til operasjonslogistikk som systematisk reduserer uforutsigbarhet Styrke koordinering i planleggingsfasen Styrke koordinering i gjennomføringsfasen Styrke samarbeid og team Fast oppfølging av Over-og underforbruk av stuetid Oppstart første operasjon Forsinkelser NSFLOS 08.11.2012 Mari Bentdal Haugen