Diverse regnskapsspørsmål Sissel Mikalsen Fagansvarlig regnskapsrevisor november/desember 2011 Temadager 2011

Disposisjonsfond avsetning/bruk Sentrale brev fra KRD: Til NKRF, 07.04.2010 ”Om avsetning til og bruk av disposisjonsfond” Til Vest-Agder fylkesrevisjon, 01.09.2006 ”Årsbudsjett – delegasjon og fordelingsfullmakt” Til Sandefjord kommune, 10.10.2005 Budsjettforskrift – fordelingsfullmakt og rammestyring november/desember 2011 Temadager 2011

Disposisjonsfond avsetning/bruk Avsetning til og bruk av disposisjonsfond må være forankret i kommunestyre Budsjett Delegert myndighet – disposisjonsadgangen er begrenset til avsetning og bruk av disposisjons-fond innenfor de enkelte bevilgninger gitt i budsjettskjema 1B Skjema 1A er kun forbeholdt kommunestyret – avsetninger og bruk av disposisjonsfond må føres i tråd med kommunestyrets vedtak Det er bare disposisjonsfullmakt og fordelingsfullmakt som kommunestyret kan delegere. Bevilgningsfullmakten kan ikke delegeres. Kommuneloven slår fast i §45. 2. pkt at det er kommunestyret selv som vedtar årsbudsjettet og endringer i det. november/desember 2011 Temadager 2011

Bevilgninger i budsjettskjema 1B Bevilgninger (definert i budsjettforskriften § 2) i budsjettskjema 1B kan gis som: Brutto (uavhengig av inntektene knyttet til formålet – merinntekter kan ikke disponeres uten kommunestyret har endret bevilgningen) Netto (innebærer at merinntekter knyttet til formålet kan disponeres innenfor bevilgningens størrelse) Bevilgninger i budsjettskjema 1B: alle budsjetterte inntekter/innbetalinger og utgifter/utbetalinger som ikke skal inngå i skjema 1 A og 2A vil måtte komme i skjema 1B og 2B enten som brutto eller nettobeløp. Bruttobevilgning angir den øvre ramme for utgifter/utbetalinger/avsetninger til et formål uavhengig av inntekten. Merinntekter til formålet kan ikke disponeres. Nettobevilgning: Øvre ramme for utgifter/utbetalinger/avsetnunger til et formålet fratrukket inntekter/innbetalinger/ bruk av setninger til samme formålet. Mer inntekter til dette formålet kan disponeres hvis ikke noe annet er vedtatt. november/desember 2011 Temadager 2011

Disposisjonsfond avsetning/bruk Forutsetninger for å kunne foreta avsetning og bruk av disposisjonsfond Rammebudsjettering Gjelder kun bevilgninger som er vedtatt i årsbudsjettet og til det spesielle formålet (budsjettskjema 1B) Budsjettert med nettorammer Delegert fullmakt fra kommunestyret Underordnede organ Administrasjon (tolkning KRDs brev av 01.09.2006 til Vest-Agder fylkesrev) I økonomireglementet Eget vedtak november/desember 2011 Temadager 2011

Disposisjonsfond avsetning/bruk Avsetning og bruk av disposisjonsfond ihht delegert myndig Avsetninger til disposisjonsfond rammes av strykningsbestemmelsene Avsetning og bruk av disposisjonsfond bør synliggjøres i skjema 1B Bør skilles ut fra ”kommunestyrets” disp.fond For eksempel egne undernummer i drift og balansen Bør opplyses i note (ikke krav) Oversikt over avsetning og bruk i skjema 1B Avsetning og bruk på rammeområdene ihht kommunestyrets vedtak og delegert myndighet Samme vurdering når det gjelder overføring fra drift til investering, men er unntatt fra strykningsbestemmelsene november/desember 2011 Temadager 2011

Fellespost til senere fordelig Brev til Vest-Agder fylkesrevisjon (01.09.2006: Kommunestyret har i årsbudsjettet vedtatt eget rammeområde for fellesposter til senere fordeling (eks. lønnsoppgjør) Fordelingsfullmakt kan delegeres til underorgan selv om det medfører endringer av rammer Forutsatt at kommunestyret har angitt mål og premisser knyttet til bevilgningen november/desember 2011 Temadager 2011

Overføring av momskomp til investeringsregnskapet 2011: Mimimum 40% av momkomp fra investeringer skal overføres investeringsregnskapet Skal overføres uavhengig av budsjett (forskriftsbestemt) Overføring av mer enn 40% krever budsjett Gjenstand for strykninger Prinsippvedtak i kommunestyret: ”All momskomp skal overføres til investeringsregnskapet” Kan ikke gjennomføres Uten budsjett Uten eksakt beløp Dette gjelder fram til 2014 da all momskompen fra investeringer skal regnskapsføres i investeringsregnskapet. Den skal da budsjetteres i investeringsbudsjett så da slipper vi overøfringene november/desember 2011 Temadager 2011

Digitalisering av kino finansiering Finansiering (VPF-modellen): Utgiftene deles mellom kinoeierne og distributørene Utstyrsleverandør påtar seg investeringene mot at kinoeierne og distributørene nedbetaler kostnadene over en gitt periode (5 – 9 år) Distributørene betaler en avgift pr. film – tilsvarende det de sparer ved å slippe å framstille et stort antall fysiske kopier Kinoeierne betaler en fast årlig avgift (midlertidig utstyrsavgift) Resten finansieres med rentefritt lån Kostnadene er beregnet til gjennomsnitlig 750 000pr kinosal VPF-modell = Virtual Print Fee (virtuell kopiavgift) Kinoeierne sparer kostnader ved at de slipper transport av filmrullene. november/desember 2011 Temadager 2011

Digitalisering av kino finansiering Fakta Kommunens egenandel er 300 000 (+/- avregning) Gjeldsbrevet har kun funksjon som pantedokument Kommunen som eier av utstyret måtte derfor underskrive på låneavtale/gjeldsbrev Det faktureres ikke renter og avdrag på dette lånet Utgiftene ved finansieringen inngår i kommunens egenandel (Film og kino har 40 mill. på konto i DnB som føres mot lånet dersom noe uforutsett skulle oppstå. Sannsynligheten for mislighold slik at pantet realiseres er derfor minimal) november/desember 2011 Temadager 2011

Digitalisering av kino regnskapsføring Fakturaen fra utstyrsleverandøren (UniqueCinema System) på utstyret som er montert i kinosalen på kr 546 000 inkl mva Bokføres i investeringsregnskapet med fradrag for inng. mva og motpost leverandørreskontro (skyldig Norsk Film og Kino) november/desember 2011 Temadager 2011

Digitalisering av kino regnskapsføring Betaling av fakturaen (546 000) Betaler hele beløpet Kredit bank og debet leverandørgjeld (Norsk Film og Kino) Betaler en del (eks. kr100 000) Resten (kr 200 000) føres som låneopptak mot Norsk Film og Kino og finansiering i inv.regnskapet som bruk av lån. Kvartalsvis avdrag og renter føres på ordinær måte NB! Låneopptaket krever kommunestyrevedtak etter KL § 50 nr 1 november/desember 2011 Temadager 2011

Digitalisering av kino regnskapsføring Betaling av fakturaen (546 000) fortsetter: Faktura på kr mva beløpet på kr 118 772 er inngående mva på fakturaen. Dette krever Norsk Film og Kino å få utbetalt. Føres kredit bank og debet leverandører (Norsk Film og Kino). Nå har kommunen betalt 418 000 (100 000 + 200 000 + 118 000). Resten kr 128 000 (546 000 – 418 000) inntektsføres som overføring fra andre (tilskudd) med motpost debet leverandører (Norsk Film og Kino) (Leverandørkontoen er nå oppgjort) Aktivering: Kommunen aktiverer kr 436 800 (546 000 – mva) som anleggsmiddel i balansen november/desember 2011 Temadager 2011

Digitalisering av kino gjeldsbrev Kommunen skal ikke betale renter og avdrag - det skal Norsk Film og Kino ihht avtale Skal ikke finansiere utgifter i kommunens regnskap og derfor ikke bokføres Lånet skal ikke regnskapsføres i balansen (har ikke gitt tilgang til lånemidler) Gjeldsbrevet bør håndteres som en kommunal garanti overfor DnB og Norsk Film og Kino. Gjeldsbrevet bør føres opp som garantiforpliktelse i note til regnskapet. Dersom garantien er på over 500 000 skal den ha vært behandlet av kommunestyret og godkjent av fylkesmannen. november/desember 2011 Temadager 2011

Ufullstendig betaling av faktura Bør ikke anvise annet beløp enn det som er fakturert Kan medføre at momskomp på resten av fakturaen blir foreldet Be om kreditnota og ny faktura på korrekt beløp Kan utgiftsføre hele fakturaen Betale det ”korrekte” beløp Resten føres som kortsiktig gjeld (må ordne opp i forholdet i ettertid) budsjettert avsetning til ubundet fond strykningsutsatt Rforskr. § 3 siste avsnitt, bforskr §5 siste avsnitt) (ikke strykningsutsatt Ikke disponert bruk overføres til prosjekt med manglende finansiell dekning (regnes som frie midler) (føres direkte i investeringsregnskapet) føres direkte i investeringsregnskapet) (Ikke strykningsutsatt) november/desember 2011 Temadager 2011

Regnskapsføring av spillemiddel Når skal spillemidler inntektsføres? Svar fra GKRS (jfr. notat om inntektsføring): Betingede tilskudd inntektsføres når midlene mottas, det vil si på transaksjonstidspunktet. Dersom midlene ikke er mottatt og forutsetningene for tilskuddet er oppfylt, skal tilskuddet inntektsføres i takt med påløpte de utgiftene på den tilskudds-berettiget aktiviteten Dersom finansieringsplan tilsier 30% tilskudd av total finansiering, inntektsføres spillemidlene med et beløp som tilsvarer 30% av prosjektutgiftene pr dato. budsjettert avsetning til ubundet fond strykningsutsatt Rforskr. § 3 siste avsnitt, bforskr §5 siste avsnitt) (ikke strykningsutsatt Ikke disponert bruk overføres til prosjekt med manglende finansiell dekning (regnes som frie midler) (føres direkte i investeringsregnskapet) føres direkte i investeringsregnskapet) (Ikke strykningsutsatt) november/desember 2011 Temadager 2011

Bruk av premiefond pensjonskostnader Kommunene har premiefond, som er tilbakeført overskudd fra forsikringsselskapet. Kommunene velger selv hvordan de vil bruke fondet Redusere pensjonsbelastningene på funksjon 180 Redusere beløpet som skal fordeles på de tjenesteytende funksjoner Valget av bruken skal ikke påvirke pensjonskostnadene eller fordeling mellom funksjonene – bruken av premiefondet skal føres kredit på funksjon 180 (diverse fellesutgifter) november/desember 2011 Temadager 2011

Regnskapsføring av pensjonsfaktura Poster på fakturaen Funksjon Art Arb.giveravg. Ordinær premie/tilskudd Fordeles 090 Ja Bruk av premiefond (føres kredit) 180 Ja (kredit) Reguleringspremie alle Rentegarantipremie Tilskudd pensjonskontoret 185 Nei Adm. tilskudd sikringsordningen inkl. mva Tilskudd sikringsordningen ovf.avtalen Forsinkelsesrenter 500 Funksjon 180 = diverse fellesutgifter Art 185 = Forsikringer og utgifter til vakthold og sikring (ikke trekk og oppgavepliktige forsikringsordninger) november/desember 2011 Temadager 2011

Regnskapsføring av pensjonsfaktura Poster på fakturaen Funksjon Art Arb.giveravg. Årets premieavvik 170 090 Ja-betales ikke Sum amortisert premieavvik 171 AGA av årets premieavvik 099 AGA amortisert premieavvik Årets egenkapitalinnskudd (investeringsregnskapet) 180 529 Nei Tilbakebetaling av egenkapitalinnskudd (investeringsregnskapet) 929 Avtalefestet pensjon (AFP) Fordeles Ja november/desember 2011 Temadager 2011

Rammetilskudd som ikke ”tilhører” kommunen Deler av rammetilskuddet overføres til ”andre”, for eksempel regionrådet, rovviltmidler, samarbeidsordninger. Hva er god regnskapsføring i slike tilfeller? Redusere kommunens rammetilskudd? Bruke art 450 på overføringene? Andre måter? budsjettert avsetning til ubundet fond strykningsutsatt Rforskr. § 3 siste avsnitt, bforskr §5 siste avsnitt) (ikke strykningsutsatt Ikke disponert bruk overføres til prosjekt med manglende finansiell dekning (regnes som frie midler) (føres direkte i investeringsregnskapet) føres direkte i investeringsregnskapet) (Ikke strykningsutsatt) november/desember 2011 Temadager 2011

Bundne barnehagefond (avsatt skjønnsmidler) Diverse Skjema 1A, 1B, 2A, 2B må være med som en del av budsjettvedtaket. En konsekvens av KRDs brev av 07.04.2010 for å kunne skille mellom hvilke disposisjoner som er vedtatt av kommunestyret selv og hvilke som er vedtatt av underordnet organ/administrasjon. Bundne barnehagefond (avsatt skjønnsmidler) Hva skjer med disse nå når skjønnsmidlene til barnehagene er blitt frie midler? Dette ble opplyst i ”Fylkesmannens time” på økonomiforum 20.n og 21. oktober. Det ble orientert om at det er mange kommuner som ikke har disse skjemaene med i budsjettvedtaket, en mail fra Helge Holte til lederen i KomRev Trøndelag IKS 17.03.2011. Så dette må dere gjøre noe med!! november/desember 2011 Temadager 2011

Har dere betalt nok avdrag i 2011??? Minimumsavdrag Har dere betalt nok avdrag i 2011??? Hovedregelen er at det skal være betalt tilstrekkelig avdrag i henhold til kommunelovens bestemmelser i løpet av regnskapsåret. Må kontrolleres fortest mulig slik at dere eventuelt kan foreta tilleggsbetaling før 31.12. november/desember 2011 Temadager 2011

Regnskapsmappa foreligger nå i oppdatert utgave I denne utgaven er bl.a. krav som følge av at bokføringsloven er gjort gjeldende i kommunal sektor innarbeidet, bl.a. gjennom en egen sjekkliste. Det er også tatt inn et nytt skjema for å kontrollere om alle budsjettjusteringer er registrer november/desember 2011 Temadager 2011

Lykke til med årsregnskapet november/desember 2011 Temadager 2011