MASTERCARD FRA DANSKE BANK

Kurs i administrasjon av kredittkort - mastercard fra Danske Bank Typer kredittkortfullmakt Kredittkortgrenser og påfylling av penger Logg fra kortholdere – kvitteringer Momsbehandling på faktura Kontering av kontantuttak Behandling av kontantkasser

Typer kredittkortfullmakt Kortholder mottar et fullmaktsbrev som sier hva de kan bruke kredittkortet til. Reisekort for drosje Reise og kjøpskort Reise og kjøpskort for flyreiser og hotell Kontantkasser Reisekort for gruppereiser

Reisekort for drosje Kredittkortet kan kun brukes til drosje Egen logg for drosjekjøring Faktura for disse kredittkortene kan konteres på en samlet linje med momskode 3 C, 8% moms.

Reise og kjøpskort Kortholdere som har denne fullmakten kan bruke kredittkortet til drosje, tog, buss, t-bane I tillegg kan de bruke kortet til å gjøre kjøp på internett og i butikk All reise kan konteres på en samlet linje, eller flere linjer med momskode 3C 8% Alle andre kvitteringer må behandles hver for seg. Dette kommer vi tilbake til. Kan ikke ta ut kontanter.

Reise og kjøpskort for flyreiser Dette gjelder mest Barneverntjenesten med også de som har kjøpskort. Disse kortholderne kan bruke kredittkortet til bestilling av flybilletter på internett, hotellovernatting. Drosje, buss, tog, T-bane, parkering Kredittkortet skal IKKE benyttes til mat eller annet Momsbehandling kan samles på en linje for reiser med mva kode 3C. Hotell på egen linje, kode 3C. Dersom noe er med 25% mva.sjekk om mat.

Kontantkasser Disse kortholderne kan bruke kredittkortet til alt. Husk at dette fortsatt er en kontantkasse som skal brukes kun til småinnkjøp Uttak i minibank Kjøp i butikk Kjøp på internett Drosje, t-bane, buss, parkering etc. Fakturabehandling kommer vi tilbake til Vi anbefaler at kontantkasseansvarlige også bruker kredittkortet ved småkjøp, og bruker kontanter dersom andre på tjenestestedet har hatt utlegg.

Reisekort for reise med grupper Det er kun 2 kortholdere i bydelen som har denne fullmakten. Disse kan bruke kortet til drosje, bestilling av flybilletter, hotellovernatting, mat og drikke, men ikke alkohol. Kjøpes det mat på bydelens regning skal disse ikke føre maten opp på reiseregning. Vedlegg til logg skal inneholde navn på deltakere på reisen og formålet med reisen.

Kredittkortgrenser og påfylling av penger Følgende kredittkortgrenser er mulig: 1 000 – 5 000 – 10 000 – 25 000 – 50 000 Brukergrensen fylles opp på forfallsdagen, med beløpet som ble brukt forrige mnd. Dette kan ta opptil 50 dager, da Oslo kommune har 30 dagers betalingsfrist.

Kredittkortgrense forts. Søknadsskjema om forhøyelse av kredittkortgrensen sendes til regnskap. Det er ikke nødvendig å få bydelsdirektørens signatur, da regnskap tar seg av dette. Dersom man ser at kredittkortgrensen nesten er brukt opp på en faktura, finnes det ”smutthull” for å få kredittkortgrensen raskere påfylt. AVVIS fakturaen, og be om at forfallet på fakturaen endres til dagens dato. Be om at fakturaen returneres til bestilleren.

Logg for bruk av kredittkort Alle kortholdere skal fylle ut logg for hver kvittering/belastning på kortet. Fakturabehandler og tjenesteleder kan velge om kortholderne skal bruke enkel logg eller avansert logg (ny) med momssammendrag. Det anbefales at bestillerne printer ut fakturaen og leverer til kortholderne, slik at de kan se hvilke kvitteringer de skal ta med på loggen. Vi har laget en egen logg for drosjereiser, som passer best til denne bruken, med teksten reise fra og til. Hold styr på kvitteringene – ikke bland kjøp fra kredittkortet sammen med kvitteringer for kontantkjøp!

Faktura og logg for kredittkort Kontroller at alle kvitteringer for transaksjoner på fakturaen er lagt ved loggen. Dersom en kvittering mangler, må man ta kontakt med kortholderen (muntlig eller ved å returnere loggen) og be de fremskaffe gjeldende kvittering. Dersom kortholderen ikke kan fremskaffe kvitteringen, må kortholderen selv ta kontakt med sin leder og forklare hvorfor kvittering mangler.

Manglende kvittering Tjenesteleder må vurdere om belastningen på kortet er en bydelsutgift, og om bydelen skal dekke beløpet, eller om kortholderen må dekke beløpet av egen lomme. Dersom bydelen skal dekke beløpet, må tjenesteleder skrive et kort notat, hvor det forklares at kvittering er bortkommet og at tjenestestedet dekker beløpet.

Manglende kvittering forts. Dersom tjenesteleder ikke går god for beløpet for den manglende kvitteringen, og ber om at kortholder dekker beløpet av egen lomme, skal skjema for faktura til privatpersoner/eksterne fylles ut. Link til dette finnes i kontoplanen, Regnskap vil da sende faktura til vedkommende med 14 dagers betalingsfrist.

Fakturabehandling Alle transaksjoner for drosjekjøring kan slås sammen til et totalbeløp, med kode 3C, 8% mva. – konto 11760 Blomster til ansatte, mva kode 3D – konto 11295 Billetter til ansatte, mva kode 3C – konto 11770 Velferdstiltak til brukere (ordinær mva) f.eks 3/3B/3C bruk gjerne konto 11202 Andre kjøp føres der det hører hjemme og med riktig mva kode. TEKST i Agresso på vanlige kjøp: Kortnr xxxx intitialer

Fakturabehandling - Uttak i minibank kontantkasse UTTAK i minibank føres konto 2100002 Kun uttaksbeløpet skal føres på denne linjen. VIKTIG! Gebyrbelastningen på fakturaen skal konteres på konto 11350, slik at vi får en oversikt over hvor mye vi har betalt i gebyr på disse kortene. TEKST: Kortnr xxxx intitialer, uttak + dato TIPS! Ta helst ut runde beløp 1000-2000-3000-4000 etc.

Fakturabehandling forts. Bilagsnummeret på fakturaen skal noteres på loggen. Dette krever Kommunerevisjonen for å kunne spore logg mot riktig faktura. Ta utskrift av fakturaen til kontantkasseansvarlig. Dersom bilagsnummeret ikke kommer fram på utskriften, noteres dette på utskriften som gis til kontantkasseansvarlig. Ta gjerne også utskrift av fakturaen og legg i perm sammen med kvitteringene for denne fakturaen. De som har skanner kan og bør skanne inn kvitteringene, slik at dere slipper å ha permer stående på kontoret. 10 års arkivering.

KONTANTKASSE - KREDITTKORT

KONTANTKASSE Kontantkasseskjemaet skal sendes til regnskap en gang pr. måned. Hent alltid opp et nytt skjema slik at ikke tidligere tall henger igjen i regnearkcellene. Skjema hentes fra intranett ”skjema veiledning regnskap/kredittkort/ kontantkasseskjema uttak av kontanter” eller via link på kontoplanen. Skjemaet fylles ut med navn på kasseansvarlig og tjenestested.

KONTANTKASSE FORTS. Beløpet som ble tatt ut i kontanter føres med minus tegn foran tallet, under art 2100002 i første kolonne. Sett inn flere linjer dersom det er gjort flere uttak. Restkontanter fra forrige kontantkasseinnlevering skal skrives inn i nest siste kolonne under konto 2100001 Sjekk at dette er det samme beløpet som du skrev som restbeholdning på din forrige innsending.

Første gangs uttak av kontanter Husk å fylle ut disse Ikke skriv i grå felt Ikke legg til flere kolonner. Kun fire arter kan brukes Kan legge til flere rader/ linjer

Andre og de neste uttak av kontanter Brukes til å nummerere dine innleveringer. Skriv Nr 1 første gang du sender inn. Nr 2, neste gang, Nr 3 osv. Hvis flere uttak, legg til flere linjer under uttak

Første gangs uttak

Fortsettelse første gangs uttak Før du setter inn restbeløp i kontanter, vil ”dagens kassabeholdning” vise beløpet du skal ha igjen i kontanter

Kontanter fra første innsending Neste gangs uttak Uttak denne mnd Kontanter fra første innsending

Forts. neste gangs uttak Tell opp kontantene og se at det stemmer med beløpet Disse kommer på bilagsblanketten. IKKE skriv i disse feltene.

Skriv inn annen tekst på uttakket. Viktig for avstemming mot din faktura Tekst Innlev. nr og initiale Husk to signaturer

FEILSITUASJONER – HVA GJØR JEG? Får ikke kontantbeløpet i kassa til å stemme med regnearket! For lite kontanter i kassa i forhold til hva som står på skjemaet: Sjekk at du har ført på alle kvitteringer. Sjekk også at alle beløpene du har lagt inn under kontoene har lagt seg i siste kolonne til høyre. Sjekk om du har ført opp alle uttakene og til minus. Sjekk at kontanter fra forrige kasse står med minus. For mye kontanter i kassa i forhold til hva som står på skjemaet: Sjekk at du har ikke har lagt inn for mange uttak. Sjekk også at alle beløp har lagt seg i siste kolonne.

Vedlegg til bilaget for kontantkasse Følgende vedlegg skal legges ved bilaget 1. Kontantkasseskjema for dette bilaget 2. Kopi av forrige innsendte kontantkasseskjema (kun skjemaet), skal legges ved innsendingen fra andre gangs innsending og videre de neste gangene man sender inn kontantkasseoppgjør. 3. Utskrift av fakturaen fra Danske bank hvor uttaket av kontanter fremkommer, skal legges ved innsendingen. Denne skal være påført bilagsnummer. 4. Kvitteringer på all bruk av kontanter, som er ført opp i skjemaet. Disse skal være undertegnet av den personen som har hatt utlegget. (Legges helst i konvolutt).

Klar for innsending til regnskap Når alt er i orden, sendes til Anita Dyrli