7 og 8 september 2010 Bård Skage, Helse Midt-Norge RHF Hva styrer innkjøp av reisetjenester? Innkjøp av reisetjenester i helseforetakene 7 og 8 september 2010 Bård Skage, Helse Midt-Norge RHF

Innhold: Helseforetakenes Innkjøpservice AS (HINAS) Helse-Norge Helseforetakenes Innkjøpservice AS (HINAS) Offentlige innkjøp - og forskjellig fra privat næringsliv? Reiseinnkjøp – avtaler, ledelse og bruk – og hva er viktig? Oppsummering

HINAS: Aksjeselskap eid av de fire regionale helseforetakene Styre med sju medlemmer Nasjonal nettverksgruppe for innkjøp i helseforetakene (NNI) 17 heltidsansatte pr. september 2010 Nasjonal kompetanseenhet for innkjøp i helseforetakene opprettes Årlig avtaleportefølje: ca. 2,3 mrd. NOK fordelt på 28 avtaleområder Finansiering: 1 % av omsatt verdi ekskl. mva. fra leverandørene De største avtaleområdene er: Innleie av helsepersonell Reisetjenester IKT-utstyr Utstyr til invasiv kardiologi Kontor- og datarekvisita Medisinske og tekniske gasser Telefonitjenester 5

Offentlige innkjøp EØS-avtalen og de fire frihetene. Regelverket om offentlige anskaffelser: Egen lov og forskrift; siste revisjon fra 01.01.2007. Formålet med regelverket er at det skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.

Anskaffelsesprosessen

Grunnleggende krav: Konkurranse Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet Proporsjonalitetsprinsippet Livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser God forretningsskikk Høy forretningsetisk standard og saksbehandling Objektivitet og lik behandling av leverandørene       

Spesielle forhold: Anbud eller forhandlinger? Forhandlinger Få prosedyreregler Minimum tre tilbydere (leverandører) Lik informasjon => Kan ikke bli enig over bordet! Rammeavtaler Minimum tre leverandører Prioritering mellom leverandørene Maksimal varighet på fire år       

Reiseinnkjøp - avtaler: Reisebyrå Flyreiser Hotell – overnatting og møterom Leiebil Tog Båt Betalings-/kredittkort og reisekonto Drosje/turvogn/Helsebuss       

Reisebyråtjenester

Flyreiser

Nye hotellavtaler fra 1.3.2010 Choice Hotels Scandinavia Rica Hotels Thon Hotels/First Hotels Rezidor Hotels Norway Scandic Hotels

Leiebil Tog Båt

Betalings-/kredittkort og reisekonto (1)

Betalings-/kredittkort og reisekonto (2) Tjenestekonsesjonskontrakt(?) Book Now Pay Later – implementere Issued By Eurocard - vurdere

Avtaler – hva er viktig for oss? Tildelingskriterier: Fly: Pris 80%, Kvalitet 20 % Hotell: Pris 60 %, Kvalitet 25 %, Miljø 15 % Reisebyrå: Pris 50 %, Kvalitet 50 % Leiebil: Pris 40 %, Kvalitet 60 %

Reiseinnkjøp - ledelse: Nasjonal reisepolicy – må utarbeides, forankres, kommuniseres og følges opp. I tillegg er det behov for regionale/lokale retningslinjer for hele ”reiseverdikjeden”. Reiseavtaler må ”eies” av andre enn innkjøpsfunksjonen. Reiseportal/online-bestilling – må tas i bruk i større grad + rapportering + ”skrus til”? Betalings-/kredittkort – standardiserte og nye løsninger.

Reiseinnkjøp - bruk: For den enkelte reisende: Bestilling Betalings-/kredittkort Online-bestilling Bestill så tidlig som mulig Velg billigste billett innenfor et visst tidsrom Under reisen Ombooking bør unngås Etter reisen Reiseregning / elektroniske løsninger Avvik fra policy skal dokumenteres med årsak Oppfølging fra ledelsen

Avtalelojalitet Viktig for leverandørene – og for oss. Statistikken viser at prioriteringen fungerer, men kanskje ikke godt nok for alle avtaler. Hotellavtalene: Med ”hensiktsmessig” mener oppdragsgiver nærhet til arbeidssted og møtested. Reisebyrå: ”Da HINAS-avtalen vår begynte, var vi meget spente på om det oppgitte volum ville komme til oss. Dere har levert dette volumet og faktisk litt til. Det er ikke mange offentlige bedrifter/organisasjoner som kan vise til det samme.” I framtida vil det være nødvendig med høy avtalelojalitet. Flyselskaper, hoteller, leiebilselskaper og reisebyråer vil kreve en høy lojalitet til de prisene og betingelser som tilbys. Dette vil kreve bedre måle-/rapporteringssystemer og oppfølging – både av den enkelte ansatte og av ledelsen.

Oppsummering (1): Helse-Norge er en betydelig innkjøper. HINAS er vår nasjonale innkjøps- og kompetanseenhet og har lykkes med å etablere samarbeid mellom helseregionene. HINAS har oppnådd store gevinster gjennom samordning av innkjøpene (eksempelvis utstyr til invasiv kardiologi, insulinpumper og forbruksmateriell, plasmaderiverte legemidler). Dette har også medført større oppmerksomhet på etiske prinsipper/konkurranse innenfor disse områdene. Offentlige innkjøp er kanskje ikke så veldig forskjellig fra privat næringsliv (?), men må forholde seg til strenge grunnprinsipper og prosedyreregler. 22

Oppsummering (2): Helseforetakene er store og stabile kjøpere av reisetjenester. Det er etablert gode nasjonale innkjøpsordninger (”sourcing”) for reiseavtalene i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser. Ved valg av tilbud vil pris fortsatt være viktig(st)  Ledelsens oppfølging av ansattes lojalitet til og praktisering av avtalene er utfordring. Spørsmål? TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN! Bård Skage, bard.skage@helse-midt.no, +4795031379 23