OPAD 2014 Program: 1. Kort om OPAD-prosjektet OPAD - Opplæring, ansvarskart OPAD 2014 Program: 1. Kort om OPAD-prosjektet 2. Gjennomgang av ansvarskart med tidslinje 3. Gjennomgang av flytdiagram 1

Resultatområder S – Systemer og arbeidsprosesser K – Kommunikasjon O – Organisasjon, styring og ledelse Her er de konkrete områdene OPAD skal levere resultater på. SKO blir brukt som akronym for å forstå oppgavene. 2

S S S O Operativ administrasjon 2014 Linje- eller driftsorganisasjonene Operativ administrasjon 2014 UMB Universitetsdirektør NVH Adm. direktør Styringsgruppe Direktørene ved UMB og NVH: Siri Margrethe Løksa, Birger Kruse Sentraladm. Hovedadm. Fagansvarlige adm. ledere Fagavdelinger Fagansvarlige adm. ledere Fagavdelinger Referansegruppe Prosjektleder OPAD Malena Bakkevold Prosjektgruppe Catherine Caillée, Kai Tilley ,Lisbeth Andreassen S S S O Delprosjekt 1: Personal, økonomi, arkiv, servicetorg, sentralbord Koordinator: Sekr.leder, Hans Gran, NVH Arbeidsgrupper Delprosjekt 2: Forskning, studie, bibliotek, SEVU Koordinator: Fung. studiesjef Einar Amundsen, NVH Arbeidsgrupper Delprosjekt 3: Bygg, eiendom, drift, kommunikasjon Koordinator: Ass.dir. Jan Olav Aasbø, UMB Arbeidsgrupper Delprosjekt 4: Organisasjon, styring, ledelse Koordinator: Seniorrådgiver Elizabeth de Jong, UMB Arbeidsgruper Her ser dere sammenhengen mellom målene for prosjektet og hvordan vi organiserer prosjektarbeidet ut fra disse. Vi har opprettet tre delprosjekter for S (systemer og arbeidsprosesser) og ett for O (Organisasjon). Dette for å sikre effektivitet og framdrift og for å få fram de kvalitativt beste løsningene. K- Kommunikasjon er ikke et eget delprosjekt. Så K`en mangler her i S_O. Prosjektet utarbeider nå en egen kommunikasjonsplan som vil bli lagt ut på nettsiden. De fagansvarlige administrative lederne har styringsfunksjonen i hvert delprosjekt (se pilene og hvordan driftsorganisasjonen bindes sammen med prosjektet). De er ansvarlige for kvaliteten på det arbeidet som gjøres og tar også nødvendige faglige delbeslutninger. Prosjektplanen beskriver rollene nærmere. Viktig poeng: Organiseringen i delprosjekter førere til samsnakking og til bevissthet om blant annet oppgaver som går på tvers av delprosjektene (som f.eks. seremonier og ritualer). Over 50 arbeidsgrupper er identifisert. Flere av disse er i gang med arbeidet. Øvrige starte opp nå. Første statusrapport fra arbeidsgruppene under Systemer kommer til 25. oktober, dvs. forslag til systemer og arbeidsprosesser. For hvert delprosjekt blir det laget oversikt over driftskritiske oppgaver (rødt!).

OPAD - Opplæring, ansvarskart Ansvarskart med tidslinje og ressursestimat

Hovedpunkter Hensikt og ansvar Innholdet i ansvarskartet Selve skjemaet - eksempel Råd og tips

Hva er et ”ansvarskart”? Et ansvarskart er et styringsverktøy (skjema) som brukes i planleggingen og gjennomføringen av prosjekter.

Hensikt Styringsverktøy for arbeidsgruppen og for delprosjektkoordinator Sikre kvalitet gjennom medvirkning og brukerhensyn Kompetanseheving i prosjektmetodikk Kvalitet og framdrift!

Hvem har ansvar for hva? Arbeidsgruppeleder eller den som er ansvarlig for arbeidsoppgaven (dersom ikke egen gruppe) Delprosjektkoordinator Faglig ansvarlige administrative ledere

Hvem lager arbeidsgruppens ansvarskart? OPAD - Opplæring, ansvarskart Hvem lager arbeidsgruppens ansvarskart? Ansvarskart med tidslinje skal lages av alle arbeidsgrupper i OPAD Gruppeleder er ansvarlig, men lager forslaget i samarbeid med arbeidsgruppen Forslaget sendes de to fagansvarlige administrative lederne og delprosjektkoordinator for kommentarer Ansvarskartet signeres av de fagansvarlige administrative lederne Signert skjema sendes delprosjektkoordinator

Hva består ansvarskartet av? OPAD - Opplæring, ansvarskart Hva består ansvarskartet av? Aktivitetene eller oppgavene som skal utføres (hva) De som er involvert (hvem) Ansvaret for de ulike oppgavene Ressursestimat, dvs. hvor lang tid oppgaven vil ta i timeverk, dagsverk eller ukeverk Tidsplan (tid på kalenderen) Skjema! Excel!

1. Hva er en milepæl (delmål)? Viktige beslutningspunkter I styringsgruppen for OPAD, i Fellesstyret En bolk med arbeid Undersøkelse, kartlegging, gjennomgang Møter, samlinger, workshops Vi snakker om 10-15 milepæler i ansvarskartet

2. Hvem er ”interessentene”? OPAD - Opplæring, ansvarskart 2. Hvem er ”interessentene”? Sjekkliste: Hvem bruker resultatet? Hvem skal godkjenne resultatet? Hvem leverer innsats, kunnskap og ressurser? Hvem berøres av resultatet (legger merke til, forstyrres, oppnår goder, får endret egne betingelser) Det gjelder å spille på lag med interne og eksterne medspillere!

Arbeidsgruppen har flere interessenter – Få med de viktige i din! OPAD - Opplæring, ansvarskart Arbeidsgruppen har flere interessenter – Få med de viktige i din! Godkjenner resultater: Faglig ansvarlige administrative ledere Delprosjektkoordinator Styringsgruppen for OPAD Fellesstyret Tjenestemannsorganisasjonene Leverer innsats, kunnskap og ressurser: Arbeidsgruppeleder Gruppemedlemmer Rådgivere av ulike slag (brukere, eksperter, tjm., ) 13

Arbeidsgruppen har flere interessenter – Få med de viktige i din! OPAD - Opplæring, ansvarskart Arbeidsgruppen har flere interessenter – Få med de viktige i din! Berøres av arbeidsgruppens resultater: Ansatte Ledere Studenter Grupper og miljøer utenfor institusjonene Det finnes ingen fasit! Hver arbeidsgruppe må finne sine interessenter 14

Nærmere om involvering av tjm.org. OPAD saker som skal opp i felles IDF møte til informasjon drøfting eller forhandling, skal framgå av arbeidsgruppens ansvarskart 15

Tenk også på verneombudenes og utvalgenes medvirkning og rolle! Andre former for medvirkning Deltagelse i: Referansegruppen Partssammensatte utvalg Arbeidsgrupper Være høringsinstans Tenk også på verneombudenes og utvalgenes medvirkning og rolle!

Brukere Ansatte i: Ledere Studenter Eksterne grupper og miljøer vitenskapelige stillinger administrative stillinger i lokale enheter tekniske stillinger Ledere Studenter Eksterne grupper og miljøer 17 17

Ulike måter å få med brukerne Deltakelse i referansegruppen arbeidsgrupper Intervju eller samtaler med brukere Skriftlig tilbakemeldingssystem materiale sendes til lokale enheter for tilbakemelding Høringsrunder Allmøter Workshops Gjennomgang av tidligere utarbeidet materiale 18 18

OPAD - Opplæring, ansvarskart 3. Ansvarssymboler A Arbeidsledelse med framdriftsansvar U Utfører arbeid B Hovedbeslutning b Delbeslutning R Må rådspørres r Kan kontaktes for råd I Må informeres D Må drøftes F Må forhandles

4. Ressursestimatet ( dagsverk) Bryt ned oppgaven i aktiviteter, estimer arbeidsomfanget per person og aktivitet, summer opp ressursestimatene (”bottom-up”) Vurder nøye de vanskeligste oppgavene Benytt erfaringstall (spør “kjentfolk”) Kompetanseheving tar tid

OPAD - Opplæring, ansvarskart 5. Tid på kalenderen Beregn kalendertiden aktiviteter som ikke kan starte eller ikke blir ferdige før andre er ferdige (avhengigheter) beslutninger tar tid, beregn ventetid! Gruppemedlemmene jobber kun begrenset tid i arbeidsgruppen, vurder andre gjøremål forøvrig husk ferier, kurs, andre aktiviteter Hvor lang tid tar oppgaven?

Framgangsmåte: 1. Skriv inn oppgavene eller aktivitetene som arbeidsgruppen skal gjøre. 2. Før på interessentene (personer, grupper, instanser) Start med de som tar beslutninger, følg opp med koordinator og gruppeleder. 3. Fyll ut ansvarsmatrisen (rutearket) med det ansvaret den aktuelle interessenten skal ha. Bruk ansvarssymbolene. 4. Lag ressursestimat per oppgave. Beregn i dagsverk. 5. Finn sluttdato per oppgave eller aktivitet og plott denne inn i kalenderen. Vurder når oppgaven bør startes opp og fyll tidslinjen (cellene) med farge.

Bruk av Excel Før du redigerer i celle: Dobbelklikk på cellen før du skriver, da vil tekst fra før bli stående Celler med skråstilt tekst skråstilles først etter at du har gått ut av cellen Dele linjer i celle: Trykk Alt + Enter Legge til linje: Trykk Ctrl og +

Gjennomgang av eksempel

OPAD - Opplæring, ansvarskart Aktuell litteratur Hjelp, jeg er blitt prosjektleder! Stavne, Thormodsæter/Prosjektforum AS, NKS 2005 Målrettet prosjektstyring Andersen, Grude, Haug , NKI 2009, 6.utg. Grundbog i projektledelse Hans Mikkelsen, Jens O. Riis, Prodevo 2003 Mer effektivt prosjektarbeid - I offentlig og privat virksomhet Svein Arne Jessen, Tano Aschehoug 2005, 3.utg.