HeV-prosjektet Effektive administrative arbeidsprosesser Kontorsamling 17. september 2013 Hadeland

Program kl 09.00-09.30 Innledning – overordnede føringer Kl 09.30-10.30 Økonomi – kontoplan, økonomistyring, rapportering, e-bilag Lønn og personal – rekruttering, variabel lønn, reiseregning, personalmeldinger «Smakebiter» fra systemet Kl 10.30-10.45 Kaffepause Kl 10.45-11.45 Fakturabehandling og fakturering Kl 11.45-12.00 Nytt fra HR-enheten

Overordnede føringer

Nytt helhetlig styringssystem omfatter Lønns- og personalsystem – lønn, reiseregning, e-slipp, tidsregistrering/fraværsoppfølging, rekruttering, kompetanse Økonomisystem - regnskap, faktura, budsjett E-Handel System for mål- og resultatstyring

Resultatmål Forenkle og standardisere arbeidsprosessene gjennomgående for alle enheter Stabile, integrerte og brukervennlige løsninger, herunder mulighet for ekstern pålogging og tilgang fra mobile enheter Løsningen skal ivareta gjeldende lover, forskrifter og avtaler Ansatte/brukerdata og data knyttet til arbeidsprosessene skal kunne registreres/slettes en gang på ett sted Brukerne skal selv kunne utføre oppgaver gjennom selvbetjeningsløsninger Relevant informasjon skal være lett tilgjengelig Sikre integrasjon av data mot aktuelle fagsystemer

Hovedfaser framdrift Systemplanlegging og opplæring Driftsstart januar 2014 Prosjektslutt desember 2014

Brukergrupper Eksterne Ledere Kjerne-brukere Medarbeidere

Organisering HeV-prosjektet Styringsgruppe Felles Styringsgruppe Produktdirektør Stian Berg, Visma Kundeansvarlig Gina Grønberg, Visma Prosjektleder Jorunn Misje, Visma Fylkesrådmann Rasmus Vigrestad (leder) HR-sjef Åsmund Haugstad Sandvik Økonomisjef Tore Løkkeberg IKT-sjef Petter Kolstad Fylkesopplæringssjef Inge Myklebust Hovedtillitsvalgt Signe Marit Steine Jevne Prosjektleder OFK Prosjektleder Visma Åge Solheim Jorunn Misje Lønnsrådgiver Jorunn Bueie Personalrådgiver Eva Holmengen Regnskapssjef Aud-Unni Kvalen Økonomirådgiver Leif Roger Stensgård Økonomirådgiver Bente Steinbakke Controller Guri Oldertrøen IKT-rådgiver Kjetil Øyri Innkjøpsrådgiver Elisabeth Lande Sekretær Tove Rusten, Vinstra vgs Avd. leder Ådne Wesnes, Gjøvik vgs Prosjektgruppe Fagkonsulenter Visma Systemgrupper Systemgrupper Systemgrupper Arbeidsgrupper Arbeidsgrupper Arbeidsgrupper

HeV-info http://www.oppland.no/Aktuelt/Ansattportalen/

Endringer i kontoplan

Kontoplan Det er gjort endringer i kontoplan for tilpasning til Visma. Drift og investering De samme konteringsdimensjoner som tidligere, men i en annen rekkefølge. Artene i drift og investering har 5 siffer Skille mellom driftsregnskap og investeringsregnskap var tidligere på funksjon, i den nye kontoplanen skilles det på art. Første siffer i art 1 = drift Første siffer i art 3 = investering Ellers er artene bygd opp i h.t. kostra, (siffer 2-4) det siste sifferet for ytterligere spesifikasjon

Kontoplan forts. Balansekonti Endring av konteringsdimensjoner Ny kontoplan: Alle balansekonti har 9 siffer, første siffer er 2. Balansekontiene har knytning mot ansvar Funksjonsbegrepet ikke i bruk i balansen i den nye kontoplanen, skille mellom balansekontiene gjøres ved hjelp av de 9 sifrene.

Kontoplan forts. Balanse Eks: Kasse Vinstra vgs Ny kontoplan: Art ansvar 210000200 250000 Gammel kontoplan: Ansvar funksjon art 250000 21000 H000

Kontoplan forts. Funksjoner Skille mellom drift og investering i ny kontoplan blir på artsnivå. Funksjoner består av 4 siffer – de 3 første sifrene tilsvarer kostra-funksjoner, det 4. sifferet benyttes til ytterligere spesifikasjon. Noen endringer foretatt for å få mest mulig samsvar med kostra-funksjoner

Kontoplan forts. Prosjekter Dersom det er behov for ytterligere spesifikasjon i drift, investering eller balanse, kan prosjekt benyttes som tidligere OBS: Ber om en gjennomgang av prosjekter, ikke aktuelle prosjekter deaktiveres Ansvar Det vil bli noen endringer i ansvarsbegrepet

Økonomistyring og oppfølging

Hovedpunkter Rådgiver økonomi – Fagenhet Videregående opplæring Arbeidsoppgaver Nytt system – konsekvenser – Økonomistyring og oppfølging Kontoplan i f.h.t. org. struktur skolene Økonomistyring/rapportering/analyse

Opprydding av kontoplan Gjenspeiler organisasjonen Hvordan ansvar og myndighet er fordelt Hvilke hovedoppgaver FK har Hvordan organisasjonen styres og oppgavene koordineres Kommentarer: Fra 01.01.2014 skal OFK gå over til nytt ERP-system. Det nye ERP-systemet skal erstatte dagens lønn og personalsystem (NLP), og dagens økonomisystem (Oracle Financials). Vi ønsker i den forbindelse å gjøre en opprydding i OFK’s kontoplan. Kontoplan Kontoplanen skal på lik linje som organisasjonen si noe om hvordan ansvar og myndighet er fordelt. Et system som sikrer oversikt over hvem som har anledning til å disponere en bevilgning og ansvar for at den ikke overskrides Identifisere hvilke tjenester eller oppgaver det brukes ressurser på Hvilke typer ressurser som brukes (utgiftsarter) Hensikten med et slikt system er å sørge for at alle i organisasjonen arbeider mot samme mål. Pr i dag er det vanskelig å kunne lese roller og ansvar ut fra kontoplanens oppbygging.

Kommentarer: Skjermbilde: direkte klipp fra nytt system – Visma Lønn. Eksempel: Vinstra vgs En hensiktsmessig organisasjonsstruktur i systemet er en viktig forutsetning for bedre økonomistyring. Det bidrar til at organisasjonen skal være i stand til nå sine mål. Samordne og styre personene, gruppene og avdelingene Gjør organisasjonsbildet mer oversiktlig og kommunikasjonen enklere Gir en hensiktsmessig arbeidsfordeling Skaper klare ansvarsområder og kommunikasjonslinjer En forutsetning for rasjonell drift Rett og slett er en slik struktur ment å skaffe et overblikk over organisasjonen for å skape innsikt til interne brukere som ansatte og ledere, men også eksterne brukere som offentlige myndigheter, kunder og leverandører. Den gir oversikt over hvem som tar beslutninger og har ansvar, hvordan informasjon flyter innenfor og mellom organisasjonsenheter og antyder hva som skal til for å forflytte seg mellom avdelinger.

Kommentarer: Eksempel på konto/ansvarsstruktur – Hvis modellen ikke holde variasjoner innen skolene vil vi komme tilbake til det i fbm opprydding av kontoplan i samarbeid med skolene. Fullmaktene i en enhet/skole må synliggjøres i kontoplan. Ansvar sier hvem som har budsjettansvar. I praksis betyr dette at budsjettansvar som er delegert fra FT til fylkesrådmannen, deretter fra fylkesrådmannen til fagenhetsledere, og videre fra fagenhetsleder til mellomledere i en fagenhet/VGS. Mao hele den tildelte rammen (utgifter og inntekter), skal føres til det respektive ansvaret det tilhører. (dvs. både midler til fast og variabel lønn, de øvrige utgifter, samt tilhørende inntekter.) Hver boks har en leder og de ansatte som tilhører det ansvaret skal forholde seg til denne lederen og kun en leder. Dvs. at den lederen som har medarbeidersamtale med. I praksis betyr dette at en stiling ikke kan deles mellom to underansvar (ansvar A00000 og A00100), i en skole, men kan fordeles på ulike funksjoner. Det er viktig å få enhetlig struktur på tvers av økonomisystemets områder (budsjett, rapportering, lønn, regnskap osv.), og at det gjenspeiler den reelle organisasjonsstruktur. I en budsjettstyrt organisasjon, som fylkeskommunen, vil økonomistyringen bestå i å forvalte de tildelte midler på en best mulig måte i forhold til de mål som er satt for virksomheten. Kontoplanen er laget for å være grunnlag for regnskapsrapporteringen og budsjettering og styring. Poenget her er at: En kobling mellom kontoplan og organisasjonsstruktur vil gi bedre og lettere oversikt med hensyn til økonomistyring. Eks: Innrapporteringer fra skolene. Framdriften med arbeidet for opprydding av kontoplan er at: Det som er sagt her vil det presenteres på rektormøte den 25. sep. Etter den dagen er planen at i løpet av høsten vil jeg og Lene deler skolene mellom oss og i samarbeid med skolene foretar denne oppryddingen.

E-bilag

E-bilag Mål: Alle bilag skal være elektroniske Enhetenes registrering av bilag i hovedbok erstattes av e-bilag, vedlegg scannes og følger bilaget Overgang til e-bilag krever tilrettelegging med utarbeidelse av maler og saksgang for forskjellige typer bilag

E-bilag forts. E-bilag vil ikke bli tatt i bruk før tidligst mars 2014 Inntil e-bilag tas i bruk, må alle bilag registreres sentralt i økonomiavdelingen. Bilag for januar og februar som tidligere ble registrert ved skolene, må derfor sendes økonomiavdelingen for registrering

Kontantkasser Det er bestemt at kontantkassene skal avvikles Vurderer om e-bilag kan tas i bruk ved oppgjør for eventuelle utlegg som de ansatte har hatt – kommer tilbake til saken på et senere tidspunkt

Lønn og personal

Lønnarter (tt-koder) og arter Expense (reiseregninger) Rekruttering/kompetanse Variable utbetalinger jan-2014 Konteringsliste / rapporter Stoppdatoer for gamle systemer

Fakturabehandling Leif Roger Stensgård

Litt nytt, men det meste blir som før. Nye og bedre skjermbilder. Standardsystem, på godt og vondt. Kommer med mobile løsninger.

Det begynner med en mail….

Fakturaliste Hver bruker har en saksbehandlingskø hvor oversikt over alle fakturaer til behandling ligger. Denne listen er alltid sortert etter forfallsdato når siden åpnes. Dersom en faktura er forfalt vil dette lyse med rødt i oversikten. Du klikker på fakturanummeret til venstre i bildet for å se nærmere på fakturadetaljer eller starte saksbehandlingen.

Over / Under

Auofullføring Begynn å skriv, så vises forslag. Liste over hva som er feil eller må fylles ut.

Ulike valg

Profiler (favoritter) «En profil er en forhåndsdefinert saksbehandlerrekke og / eller kontering.»

Spørring Mye likt det vi har i dag, men bedre rapporter.

Fravær/vikar

Opplæring Blir gjennomført tett på oppstart Kontaktperson på hver skole Fakturamottak bistår som vanlig

Hva blir nytt: Oppsummering Mva-kode kommer på ved kontering. Bilde av fakturaen kommer under, eller i eget skjermbilde. Brukerne må velge hvem som skal ha fakturaen etter seg. Profiler…. Standard programvare. Godkjenning på mobil og gromfjøl kommer.

Ekstra https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=tSHWsa46Qek (Visma demo mobile løsninger) https://www.facebook.com/photo.php?v=10151603304592960 (Sørum kommune om mobile løsninger) http://www.youtube.com/watch?v=eCy9dhgrVnw (Problemløser) http://www.youtube.com/watch?v=mFCCFS_lhA8 (Viktig å følge med på nye løsninger)

Fakturering Anita Bjørkvold

Hva blir nytt Enklere registreringsbilder Opprette kunder selv Mulighet for å legge inn faste oppdrag Mulighet for elektroniske fakturaer

eOrdre

Kunder Søk fram en eksisterende kunde, eller opprett en ny. Alle kunder må ha org.nr. eller personnr. Direkte oppslag mot Folkeregisteret.

Registrere ordrelinje

Vedlegg Nederst i skjermbildet finner du linken Vedlegg. Klikk på denne og du får opp et eget skjermbilde for knytning av vedlegg.

Oversikt I dette bildet får du presentert ordren i en lettlest form. Ønsker du å skrive ut ordren, kan du klikke på ikonet i øverste ramme.

Fullføre fakturaen Direkte fakturering uten saksgang I direkte faktura får du et ekstra skjermbilde før du avslutter, ”Fullfør faktura”. Her kan du sette en bilagstekst, endre forfallsdato i forhold til oppdragsgivers, endre regnskapsår og periode.

Nytt fra HR-enheten

NSB-app + andre apper Oppfølgingsforsikring Splitting av moms på overnatting Navn og adresse på overnattingssted Registrere all ferie