Kan det lages et felles internkontrollsystem i kommunen. Åre 05. 02 Kan det lages et felles internkontrollsystem i kommunen? Åre 05.02.2008 Tor Ivar Stamnes, Kvalitetssjef

Resultat Kvalitet = Krav + forventninger Hva dreier det seg om? ”KVALITETSFORMEL” Resultat Kvalitet = Krav + forventninger Når kvalitet = 1, er det full overensstemmelse mellom produkt/tjeneste og kundens krav og forventninger.

Dagens situasjon Brukernes forventninger Mediefokus Foreldere og brukere stiller med advokat Pasienter, bruker av kommunale helsetjenester og elever har rettigheter. Hva med ILP/IOP helse/skole? Det er knyttet straffeansvar til deler av lovene: Eks Oppl.l. § 9a-7, 3 mnd fengsel , POL §43, 1 – 3 års fengsel

Dagens situasjon I barnehager og skoler gis det medikamenter som sykepleiere ikke kan gi uten opplæring og delegering på sykehus. Det håndteres sensitive personopplysninger også utenom helse- og sosialetaten. Ansatte har krav på et trygt arbeidsmiljø, også når de er inn i private hjem i arbeids medfør. Hvordan sikres lik evaluering av alle elever i ungdomsskolen, også skolene imellom? Mobbing i skolen

Internkontrollsystem System som skal sikre at lover og forskrifter, samt interne mål og standarder overholdes Sikre ”orden i eget hus”

Sentrale forhold Mål Ledelsens gjennomgang Kompetanse, bevissthet, øvelse, erfaring Ressursstyring: Anskaffelse av nødvendige ressurser, infrastruktur, arbeidsmiljø Måling, analyse og forbedring

”Kravelementer” Lover og forskrifter Ansvar og organisering Dokumentstyring Avvikshåndtering Revisjoner Risikovurdering

Lover og forskrifter Er relevante lover og forskrifter kjent? Er relevante lover og forskrifter tilgjengelig? Hvordan oppdateres disse? IK Mat - 5.1, IK HMS - 5.1, IK Sos-Helse - 4b, IK Infosh 3-1

Ansvar og organisering Organisasjonskart? Stillingsbeskrivelser? IK Mat - 5.2, IK HMS - 5.5, IK Sos-Helse – 4a

Dokumentstyring For bla. å: * godkjenne dokumentene før de utgis * gjennomgå, oppdatere og godkjenne dem på nytt * sørge for at endringer og gjeldende utgave fremgår * sikre at riktige utgaver er tilgjengelige der de brukes * sørge for at dokumenter er lesbare og identifiserbare * forhindre utilsiktet bruk av foreldede dokumenter og at disse kan gjenfinnes

Avvikshåndtering, formål - redusere risikoen for uønskede konsekvenser av avviket - dokumentere faktisk hendelsesforløp og få bekreftet lukking av avvik, samt sikre at dokumentasjon blir tatt vare på og at nødvendige meldinger blir gitt - avdekke årsaksforhold og evt. konsekvenser - sikre brukere og ansattes rettigheter - læringspotensialet for forbedring som kan bidra til forebygging av at hendelsen inntreffer på nytt. Overføring av denne læringen til andre enheter IK Mat - 5.4, 5,5 og 5a IK HMS - 5.6 og 5,7 IK Sos-Helse – 4f og g, IK Infosh 2-4 og 2-6

Revisjoner Formål med kvalitetsrevisjon er å etterprøve om aktiviteten i enheten er i overensstemmelse med eksterne krav (eks. myndighetskrav) og interne krav, samt at den er hensiktsmessig for å oppnå målene for virksomheten. Det skal sikres at eksterne og interne krav etterleves i praksis. IK Mat - 5.7, IK HMS - 5.8, IK Infosh 2-3 og 2-5

Risikovurdering Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt  utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Tre sentrale spørsmål er: 1 Hvilke uønskede hendelser kan virksomheten bli utsatt for og fortsatt kunne levere de tjenester som er forutsatt i akseptabelt omfang og av akseptabel kvalitet? 2 Hvor ofte kan det tenkes at slike uønskede hendelser inntreffer? 3 Hvilke konsekvenser vil slike uønskede hendelser ha? IK Mat - 5.3, IK HMS - 5.6, IK Sos-Helse – 4f, IK Infosh 2-4

En mulig tilnærming: Se på kravene i lovverket og samle det som er felles

Internkontrollsystemets form Papir Elektronisk

Nivåindeling Overordnet allmenngyldig Enhetsnivå, (”Lokale forhold”)

Hvordan er det gjort i HNT HF? Elektronisk system Systemkravene felles Kategorier for spesifikke områder 2 nivå

Kvalitetssystemet Nivå 0 Styrende dokumenter Nivå 1 Nivå 2 Melde- rutiner avvik Organisasjon og ledelse Diag Behand Pleie HMS System beskrivelse Beredskaps- plan Smitte- vern Legemiddel- håndtering Info- sikkerhet Utstyr Nivå 2 Enhetsdokumentasjon for den enkelte klinikk, avdeling, post, seksjon