Økonomidirektørmøtet Høgskulen i Volda 07.05.2010 Bjørn-Are Lyngstad, UNINETT FAS

Agenda Kort – hva skjer i U-FAS Kort – Status kundekoordinerings-aktiviteter Mest – Nytt bestillings- og faktura-håndteringssystem

Hva skjer i UNINETT FAS?

Hva skjer i U-FAS (1) Omorganisert fra 1.1.10

Hva skjer i U-FAS (2) Tydeligere i forhold til de rollene vi har Kundekoordinator / intern driftslev Interne diskusjoner Dialog med USiT Revidering av avtaleverk

Status kundekoordineringsaktiviteter?

Artemis brukerforum 1. juni 2010 på Gardermoen Invitasjon med agenda og mulighet for påmelding blir sendt til økonomidirektørene så snart det er klart Hold av dagen allerede nå!

SUHS 2010 Møteplass for systemeiere og brukere av de felles administrative systemene Arrangeres i Trondheim 10. – 12. november, Rica Nidelven Utvidet med 1 dag fra i fjor Agresso brukerforum (nytt) Dag 1 er nyheter / problemstillinger Dag 2 er regnskapsorientert Man vil forespørre KD om det kan kombineres med KD's årlige økonomiseminar.

Sikkerhet med Feide Prosjektet "Sikkerhet med Feide" skal foreta en vurdering av sikkerheten ved Feide-innlogging til administrative systemer. Økonomisjefer er typisk systemeiere for økonomiapplikasjonene, og er da sentrale i dette prosjektet. Bakgrunn: http://www.uninett.no/fas/bakgrunn-sikkerhet-med-feide

SAP HR – innføring av aktivitetsdimensjon Bakgrunn Innføring av prosjektstyringsverktøy (Artemis) Behov for å kontere på en aktivitet i et prosjekt – spesielt reiser K-7 er eneste ledige, men her tildeles verdiene av systemet K-5 (formål) eller K-4(studie) må frigjøres og flyttes til K-7 UNINETT FAS, UiA og SSØ arbeider videre med et løsningsforslag

Administrasjon av kurs og konferanse Frist for påmelding til felles anskaffelse av system for administrasjon av kurs og konferanser er i dag, 7/5-10 Status er…

Ny FAS-portal Dagens FAS-portal er en ren påloggingsportal med noe driftsinfo. Ny FAS-portal skal være ”Et senter for samarbeid, brukerstøtte og erfaringsutveksling” Anskaffelsesprosjekt i startgropen.

Elektroniske fakturaer Vi har gjort et tilleggskjøp på avtalen med Basware Etablering av elektronisk meldingssentral Hensikt: Få leverandører til å levere elektroniske fakturaer Pilotene (HiO, HiST og HiL) i ferd med å motta første testfaktura (HiST har motatt) Når det fungerer tilfredsstillende for pilotene, blir løsningen rullet ut til øvrige institusjoner Viktig å få opp volum! Spare penger (13  2,03) Volum kan flyttes over til ny meldingssentral – prosess mot leverandør lik for alle meldingssentraler

Nytt bestillings- og fakturahåndteringssystem

Medvirkning - anskaffelse Prioriteringsråd/Styringsgruppe Jan Aasen (HiL), Morten v.Heimburg (HiNT), Kjetil Hellang (UiA) og Eli Pedersen (UiT) Arbeidsgruppe Tina Taucher (HiO), Heidi Brurok (HiST), Bent Morten Kristensen (HiT), Tone Vatne (HiVolda), Gunn H. Strand (UiA) og Kay Arne Hansen (Observatør-UiT)

Medvirkning - Pilot Piloter: Referanseorganisasjoner: Høgskolen i Oslo, Høgskulen i Volda og Universitet i Agder Referanseorganisasjoner: Universitetet i Tromsø og Høgskolen i Lillehammer

Forutsetninger for anskaffelsen (1) Avtale over 8 år for å kunne ta ut gevinster ved nytt system Lang anskaffelse / implementeringsfase (år 0 og 1) Vi må begynne ny prosess i år 6 Flytting av fokus fra kostnadstidspunkt (fakturaen) til forpliktelsestidspunkt (bestillingen) Helhetlig system Skal ikke koste mer enn dagens løsninger

Forutsetninger for anskaffelsen (I1) Flytting av transaksjonsvolum fra papirfaktura til elektronisk faktura Økt volum på antall bestillinger Arbeid med volum, innhold og intern organisering skal kunne gjenbrukes Superbrukere på bestilling og faktura-håndtering Enkel funksjonalitet for godkjennere og rekvirenter (få innkjøpsbehov inn i systemet)

Bestillings- og Fakturahåndtering Etterspurt løsning Papirfaktura/ Elektronisk faktura LEVERANDØRER LOKALE LEVERANDØRER Skanning og tolkningstjeneste Elektronisk meldingssentral Nett- butikk Nett- butikk Elektroniske varekataloger, bestillinger, ordrebekreftelse Elektroniske varekataloger Ehandel.no Punchout/ Roundtrip Inngående fakturaer og kreditnotaer til behandling Innkjøps- ordre Elektroniske varekataloger Ordre- bekreftelse Innkjøps- ordre Import av inngående fakturaer Bestillings- og Fakturahåndtering Rapporteringsverktøy Regneark arbeidslister, forpliktelser, (disp regnskap), driftsmeldinger, varekataloger Eksport av forpliktelser Komplett bestilling Oppdatering av status for faktura FEIDE pålogging Overføring av brukere Prosjektstyringsverktøy BIBSYS PORTAL BRUKERE

Forutsetninger for anskaffelsen (III) Valg av løsning/leverandør mai (kontrakt juni) Pilot: Juni – november Utrulling Piloter og ref.org live 1.1.2011 Utrullingspuljer – alle andre April, Juni og oktober (?) Avslutning av dagens løsninger 31.12.2011

Status for anskaffelsen (I) Omfattende systemløsning vi etterspør Tilstrekkelig antall gode løsninger i markedet Anskaffelse med forhandlinger 3 forhandlingsrunder Har hatt en pris og kvalitetsmessig forbedring i tilbudene gjennom hele prosessen

Status for anskaffelsen (II) Tildelingskriteriene er: Priser og livsløpskostn – 25 % Brukervennlighet – 30 % Tekn/funksj.krav – 25 % Lev. Forvaltningsmodell – 20 % Står igjen med 3 gode tilbud Ulikheter på karakter for tildelingskriterier – men JEVNT på totalscore Siste tilbudsfrist 10.mai

Status for anskaffelsen (III) Status pris – 290.000 fakt/bestillinger: Lev 1 – pris per trans / per faktura År 1: 19,45 / 7,04 År 8: 11,69 / 1,81 Lev 2 – pris per trans / per faktura År 1: 25,38 / 9,75 År 8: 17,81 / 2,18 Lev 3 – pris per trans / per faktura År 1: 15,05 / 7,47 År 8: 12,59 / 4,17

Hva skal vi velge? Styrings- og arbeidsgruppen har gjort en god jobb i fht å argumentere for og imot de ulike tilbudene. Men det er jevnt, og systemene har ulike styrker og svakheter. Vi har noen dilemmaer som vi må gjøre et valg mellom. Interessant å høre hva dere mener!

Dilemmaer I Tror dere at man klarer å flytte fokus fra fakturahåndtering til bestilings-tidspunktet? Hvis ja, hvor raskt? Spesialisering av bestillere vil tvinge seg frem (?) Om 8 år, tror dere systemstøtte for håndtering av bestillinger eller fakturaer blir viktigst?

Dilemmaer II Hvor viktig er brukervennlighet for de som kun skal innom systemet ad-hoc (Godkjenner / rekvirenter)? Kan man akseptere mer komplekse systemer for superbrukerne, hvis det blir enklere for sluttbrukerne?

Dilemma III Ressursmessig internt – hvordan ser man på det å bytte systemer? Hvordan ville man reagert hvis man måtte gjøre et merkbart skifte av skjermbilder og funksjonalitet etter 3 år i den nye avtalen?

Dilemmaer IV Hvor viktig er mulighetene for rapportering i systemet for dere? Opplever dere dagens integrasjoner mellom bestilling / fakturasystem og økonomi som belastende?

Veien videre Valg og kontrakt – mai/juni Pilot – juni/november Akseptansetest – november Utrulling – 2011 Høsten 2010 blir dere involvert Tenk fullmaktshierarki Tenk innhold i bestillingssystem Tenk Styringsgruppe internt Tenk tilstrekkelig med ressurser