Kontraktsoppfølging mv. KSI fagsamling,15.april 2009 Spesialrådgiver Ole Rasmussen

Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Større vekt på definering av behov, strategi, implementering og oppfølging Kvalifisering forhandling og leverandørvalg Definer behov og innkjøpsstrategi Implementering og oppfølging Ressursinnsats Tid Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Og litt mer detaljert ….. Behov Spesifikasjon Markeds Forespørsel Tilbuds Forhandling Kontrakt Leveranse Betaling og Leverandør Garanti analyse evaluering oppfølging transaksjons styring Reklamasjon håndtering håndtering Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Påvirkningsmulighet og besparingspotensiale Kr 20-35% Definering Av behov og spesifikasjon Markedsundersøkelse Forespørsel Tilbudsevaluering Forhandling Kontrakt Lev. oppfølging garantistyring Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Behov Anskaffelsesteam med deltakere som kjenner brukernes behov Hva har vi kjøpt før? Tidligere kjøp – analyser av regnskapene Innkjøpsstatistikk fra leverandører Fokus i anskaffelsesteamet a) Definer hvilken oppgave som skal løses b) Vurder eventuelle krav til hovedløsning/ funksjonalitet c) Hvilke økonomiske rammer gjelder (budsjett, kostnadsmål) Punkt b) vil kunne ha betydning for valg av spesifikasjonsform Punkt c) kan medføre at man må revurdere krav til hovedløsning Eksisterende oppfatninger av oppgave definisjon/ funksjonalitet og løsningsalternativer bør utfordres dersom det er: • Virksomhetskritiske og strategiske kjøp • Investeringskjøp • Produktområder hvor det er stor innovasjonstakt • Organisasjonsendringer - andre endringer i oppgaver og/eller arbeidsprosesser Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Leverandørmarkedsanalyse Hvem (og hvor) er leverandørene? Vil det være tilstrekkelig konkurranse om leveranser til oss? Vil leverandørene ha den kapasitet vi har behov for? Vil leverandørene ha den kompetanse vi har behov for? Hva er ”rett” pris på det vi skal kjøpe? Dette forutsetter kunnskap om produktene, aktørene og konkurranseforholdene Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Oppbyggingsbasert innkjøpsmåling Oppbyggingsbasert innkjøpsmåling tar utgangspunkt i enkeltaktiviteter og summerer effekten av disse. En viktig forutsetning for å kunne måle innkjøpseffektiviteten er å kunne skille mellom • Prisendring • Volumendring • Kvalitetsendring Ofte kan det være nødvendig å gjøre en del forutsetninger/ antagelser ift. vurderinger av volum og kvalitet. Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Vi må skille mellom pris- og volumendringseffekter Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Ulike typer innkjøpsbesparelser - måleprinsipper Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Besparelsesprognose – et eksempel Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Oppfølging av gevinstrealisering Foreløpig prognose før konkurransen – volumvurderinger Prognose når leverandører er valgt og priser er kjent Faktisk besparelseseffekt = prognose?? Skyldes eventuelle avvik: Feil i volumforutsetningene Feilfakturering Manglende avtalelojalitet Andre forhold Hvilke tiltak må settes inn? Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Balanserte kontrakter eller ikke? Den fjernede forskriften (vedtatt i statsråd i april 2006 – forkastet i november samme år): ● «Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder skal disse brukes, med mindre konkrete forhold begrunner avvik fra standarden. Uansett skal ingen urimelig risiko overføres til leverandøren for forhold og hendelser som han ikke har noen kontroll over og der kostnads- og tidskonsekvensen ikke kan estimeres på forhånd.» ● I stedet vil den gamle gjelde: «Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder, skal disse som hovedregel brukes ved inngåelse av kontrakter. Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester En balansegang… Utgangspunkt er altså at fremforhandlete balanserte kontrakter bør brukes Men inneholder disse så mange kompromisser og uklarheter (uten opphold, innen rimelig tid etc.) at de ikke fungerer som et nyttig redskap til å håndtere avvik/uenighet/konflikter? Hvis vi overfører mye risiko til leverandøren vil dette medføre høyere kostnader og en mindre effektiv anskaffelse (og kravene til god forretningskikk i §5 i LOA tilsier vel også at dette bør unngås) Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Rutine for kontraktsoppfølging (1) Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Rutine for kontraktsoppfølging (2) Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Rutine for kontraktsoppfølging (3) Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester

Noen forutsetninger for å lykkes? Grundig arbeid med behovsanalyser og utarbeidelse av kravspesifikasjon Klart skille mellom Konkurransegrunnlag, kravspesifikasjon og kontrakt Utarbeidelse av prognose for forventet innsparing og oppfølging av avvik God oversikt over alle kommunens avtaler – i ett register! Med oversikt over ansvarlige for kontraktene Varslinger for kontraktsoppfølging (avklares på forhånd med leverandør) Varslinger for opsjonsvurdering – avtaleutløp (i god tid!) eHandel for å få oversikt over kjøp og avvik! Kompetanse og kapasitet. Etablering av nettverket skal være En permanent ordning Mulig inndeling i mindre grupper Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester