Helse Nord-Trøndelag - på lag med deg for din helse Organisering av kodekvalitetsarbeidet i Helse Nord-Trøndelag Bente Sofie Nessan Rådgiver Data og analyseavdelingen

Våre hovedinstitusjoner Sykehuset Levanger Sykehuset Namsos DPS Kolvereid DPS Stjørdal

Noen nøkkeltall 2500 medarbeidere Omsetning på 2,4 mrd kroner Dekker alle lokalsykehusoppgaver Enkelte regionale spissfunksjoner (spiseforstyrrelser, kikkhullskirurgi) Nedslagsfelt - 130 000 mennesker 27 kommuner i tre fylker 100 000 kvadratmeter egne bygg

Adm. dir Kommunikasjon og samhandling Fagavdeling Personal, økonomi, IKT, Data/analyse mm Rehab. HNT - Rehab.avd - Fysio/ergoterapi - Nevro og revma - Læring og mestring Psykiatri HNT - Sengeposter - Poliklinikker - DPS Stjørdal - DPS Kolvereid Medisin LE - Sengeposter - Poliklinikker - DMS Stjørdal Medisin NA - Sengeposter - Poliklinikker Med. sek HNT - Røntgen - Laboratorier - Sterilsentral - … BFK HNT - Fødeavdelinger - Barneavdeling - BUP - … Kirurgi LE - Ortopedi, kirurgi og akutt - Sengeposter - Poliklinikker Kirurgi NA - Ortopedi, kirurgi og akutt - Sengeposter - Poliklinikker Service HNT - Kjøkken - Eiendom - Kontortjeneste - Pasienttransport

Historikk Kontoransatte tilhører klinikken, egen kontoravdeling i hver klinikk. Kontoransatte med kurs i Medisinsk koding hadde ansvar for kodeoppfølging i egen klinikk. Kontoravdelingene trukket ut av klinikkene, lagt til en felles kontorenhet i Serviceklinikken. Problem??

Kodekvalitetsarbeidet etter omorganisering Fordel med ny organisering, letter å flytte personalet mellom avdelingene ved fravær  Personell med kodekompetanse ble vikarer ved andres fravær Kodekvalitetsarbeidet kan jo vente ?

Problem med organisering og ansvarslinjer Klinikkleder og Avdelingsoverlege ansvarlig for kodekvalitet og DRG-oppnåelse ved sin klinikk/avdeling Ingen linjer til utførende personell Kontorleder uten forståelse for arbeidsoppgavene Administrasjonen må forholde seg til klinikker, kontorledere og kodepersonell Kontoravdelingen blir en utgiftspost Kliniske avdelinger har inntekter

Omorganisering Ønske fra klinikkene om å få kodepersonalet tilbake i klinikk Nasjonal koderevisjon 2011. Rapport hvor det ble satt fokus på beskrivelse av ansvar, organisering og prosess for medisinsk koding.

Arbeidsgruppe oppnevnt januar 2012 MANDAT Fremme forslag til ny organisering av kodepersonalet. Fremme forslag til fordeling av koderessurs mellom klinikkene, se på muligheten for om klinikker kan samarbeide om felles ressurs. Fremme forslag til tidsplan og involvering av tillitsvalgte

Ble det noen endring? Ja! Men ikke uten kamp Kontortjenesten mener at alt kontorpersonale skal tilhøre dem. «Og nå når de forstår at de også har fagansvaret for koderne skal de løse oppgavene mye bedre» Gruppen klarer ikke å levere en felles anbefaling på grunn av stor uenighet. Leverer rapport hvor det er opp til direktøren å ta et valg ut fra rapporten.

1. September 2012 Kodepersonell tilbakeført til klinikk! Stor jubel!! De ansatte føler de kommer på rett sted i forhold til oppgaven de løser. Det blir nå tid til å konsentrere seg om det de virkelig skal arbeide med. Hver dag – hele året. Kodekvalitet Vi ser raskt resultater i DRG-statistikk.

I dag Kodepersonell som kun arbeider med kodekvalitet i nært samarbeid med klinikk og behandlere. Med kun fokus på denne oppgaven så blir de gode!! Flott fagmiljø på tvers av klinikkene. Levanger: Samlokalisert i kontorfellesskap. Namsos: Lokalisert ute i klinikk. Kodenettverk: Alle samles en dag annenhver måned. Klinikkledere svært fornøyd.

Stillingsressurser fordelt pr klinikk Aktivitet Har gått kodekurs Innlagt Poliklinikk Barne- og familieklinikken 100 % 4940 21600 JA Medisinsk klinikk – LE 200 % 6020 16989 Kirurgisk klinikk – LE 110 % 4740 25640 JA OG NEI Kirurgisk klinikk – NA 140 % 3060 30950 Medisinsk klinikk – NA 3240 7018 Rehabiliteringsklinikken 0 % 212 14525

Verktøy NimesVis Nøkkeltall Standardrapporter lik tilbakemeldinger fra NPR Generelle nøkkeltall som dekker alle fagområder Avdelingsvise nøkkeltall Seksjonsspesifikke nøkkeltall

Bruksanvisning NimesVis / nøkkeltall Hjelpemiddel for å forstå nøkkeltallet Alle angriper nøkkeltallet likt

Nøkkeltall NimesVis

Bruk av muligheter i Nimrod.NET

Oversikt over hva som er kontrollert

Eget nøkkeltall for kontrollerte

Tilbakemelding til lege / Endringsforslag Alt gjøres i EPJ Dokumentasjon via følgeskriv på epikrisen Følgeskriv legges til lege for godkjenning Kodeendring foretas etter at lege har godkjent endringsforslag

Resultater Større fokus på kodekvalitet i hele klinikken Læringssirkel som fungerer – legene får forklart kodeendring ut fra regelverk og kodeveiledning Leger tar kontakt med kodepersonell før de lager epikrisen slik at det blir riktig koding med en gang Klinikkleder følger opp kodepersonalet Stor aksept fra leder om å delta på kurs og fagoppdatering

Resultater Stabilt nivå på oppnådd DRG-poeng Mindre feil på tilbakemelding fra NPR Det oppdages systematisk feilkoding Fokus på datakvalitet: Riktig data registrert (Tid inn og ut, Dato, Prosedyrer, Overflyttinger, Fødselsvekt)

DRG-poeng ved tertialavslutning – andel av total DRG-oppnåelse

Resultater