Dokumenter og arkivering

Hva er et data arkiv Når du har skrevet et dokument og ønsker å ta vare på dette, må dokumentet lagres En PC lagrer dokumenter i et data-format som gjør at du senere kan hente dokumentet tilbake Et slikt data-arkiv er elektroniske enheter som kan lagre informasjonen Slike enheter kalles for disker eller disketter CD-ROM er også et elektronisk lagrings medium Mengden informasjon måles i Mb (mega byte)

Harddisk, diskett og CD-ROM Vanligvis lagres data på en harddisk, diskett eller en CD-ROM Lagringskapasiteten er forskjellig, en diskett er på 1,44 Mb, en harddisk kan typisk være på min 60 Gb, mens en CD-ROM vanligvis er på 700 Mb På disse enhetene kan du lagre alle former for data, både data-programmer og den informasjonen du selv lager feks dokumenter Du kan se på dette som et arkivskap Lagrede data organiseres i filer Når du skal lese data, åpnes filen og PC´en leser informasjonen inn i hurtiglageret

Diskettstasjon - harddisk En PC er normalt utstyrt med en diskett-stasjon Denne tilordnes ofte bokstaven A: Når du skal lagre dokumentet, må du velge hvor det skal lagres Dersom du lagrer det på bokstaven A: betyr det at du velger å lagre på en diskett Vanligvis er det en harddisk med bokstaven C: Velger du stasjon C: bør du finne et område på den stasjonen (disken) hvor du har ditt arkiv

Filer og arkivering Dine dokumenter og de programmene du bruker lagres på disker (harddisk, diskett, CD, DVD) Når du lagrer informasjonen blir den plassert på et ledig sted på disken (det spiller ingen rolle hvor på disken, bare det er ledig plass) Hvert dokument kalles på dataspråket for en fil Disken kan du sammenligne med et arkivskap Arkivskapet består av mange ”skuffer”, og du må arkivere filen i en skuff for å finne den igjen En arkivskuff kalles en ”mappe” (eller ”folder”)

Filnavn For å kunne lagre en fil må du gi den et navn Du bestemmer selv filnavnet, men det er en fordel å bruke et beskrivende navn som sier deg noe om hva slags fil eller dokument du har lagret Eldre datasystemer kunne bare ha 8 tegn som filnavn, i tillegg benyttes 3 tegn som angir hva slage type fil som er lagret Fortsatt benyttes 3 tegn for å angi filtype, og et dokument skrevet i Word vil for eksempel ha navnet: ”Forelesningsnotater.doc”

Filtyper For at datamaskinen skal gjenkjenne hva slags type fil som er lagret, er det et system som standardiserer filens ”etternavn” med 3 tegn Normalt vil du se slike filtyper: Filnavn.doc - et word dokument Filnavn.xls - et regneark laget i Excel Filnavn.ppt - en powerpoint presentasjon Filnavn.txt - et standard tekstdokument Filnavn.gif - et bilde Filnavn.exe - en programfil (dataprogram) (Det finnes veldig mange forskjellige typer av filer)

Lage en arkivmappe Du lager en arkivmappe ved å velge fra menyen: Fil – Ny – Mappe Mappen får navnet: ”Ny mappe”, og du kan da endre navnet til noe som passer for ditt arkiv Velg Fil Ny Mappe Skriv inn ønsket navn for mappen Trykk Enter

Lagring av filer Når du har skrevet et dokument og ønsker å lagre dette, ber programmet deg om å oppgi et filnavn Her lagres filen med navnet ”Forelesningsnotater.doc” Filen lagres i en mappe som heter ”Forelesninger” Her velges ønsket mappe (”arkivskuff”) hvor du vil lagre dokumentet Det er valgt mappen ”Forelesninger” Her ser du hvilke dokumenter som allerede er arkivert i denne mappen Her skriver du inn ønsket filnavn, denne filen heter ”Forelesningsnotater” Programmet foreslår filens etternavn, og setter inn .doc fordi dette er et word-dokument som er skrevet

Organisering av disker Når du lagrer en fil er det viktig at du har et system i arkivskapet, slik at du lett finner igjen dokumentene Her vises dokumenter i mappen ”HiA” Denne inndelings måten kalles en ”tre-struktur”

Mapper i et datanettverk Dersom du er koblet opp i et nettverk, vil du ha mange harddisker tilgjengelig Disse befinner seg på ulike servere (tjenere) i nettverket, og de har fått ulike bokstaver Ved HiA vil du ha din ”private” lagringsplass på disken som heter M: Her kan du bygge opp ditt arkivsystem, hvor ”hovedarkivet” kan kalles ”Mine dokumenter”

Bruk av Windows Utforsker Programmet Windows Utforsker (Explorer) gir deg en god oversikt over alle mapper og filer på disken Her brukes harddisken med bokstav C: Den har mange mapper ordnet i en ”tre-struktur” Her vises hovedmappen: ”Mine dokumenter” og undermappene ”IKT Grunnkurs” , ”Forelesninger” + tegnet foran mappen ”Dataverktøy” viser at her finnes det flere undermapper Du ”klikker” på + tegnet for å åpne en undermappe (tegnet endres da til et – tegn), og her vises undermappen ”Forelesninger”

Du ser opplysninger og filene Til høyre i vinduet kan du se opplysninger om alle filene som er lagret i mappen Her vises alle dokumentene som er i mappen ”Forelesninger” Du ser filens navn Hvor stor filen er Hva slags type fil Dato for når den ble lagret

Finne sist brukte dokumenter Word viser deg de sist brukte dokumentene Velg fra menyen: Fil – Åpne… Nederst ser du dine siste arkiverte dokumenter Flytt musepekeren ned over dokumentet og klikk på museknappen for å åpne dokumentet

Åpne Logg-filen Word har en automatisk ”logg” som husker for deg Velg fra menyen: Åpne Merk ikonet: Logg Du ser nå en oversikt over dine siste dokumenter Klikk på det dokumentet som du leter etter

Søke etter filer Hvis du mister en fil, kan du benytte Windows utforsker til å søke etter den Skriv inn de første deler av filens navn, og klikk på knappen ”Søk nå” Her er det funnet en fil som samsvarer med søkekriteriet Du kan klikke på filen for å åpne den

Siste håp hvis du ikke finner filen En fil kan tilsynelatende være forsvunnet Fortvil ikke, den har sikkert bare gjemt seg Forsøk som siste utvei å søke i Windows utforsker: Søk etter alle dokumentfiler ved å skrive: *.doc (stjerne betyr alle tegn) Søk på hele disken, velg C:

Skriv ønsket navn, husk å beholde filens ”etternavn” .doc Endre navn på en fil Fra Windows utforsker markérer du filen Velg ”Fil” fra meny, og markér valget ”Gi nytt navn” Skriv ønsket navn, husk å beholde filens ”etternavn” .doc

Flytte en fil Det kan være behov for å flytte et dokument til en annen mappe for å ”rydde” i arkivet Bruk da Windows utforsker Markér filen ved å klikke på den, hold venstre museknapp nede, og ”dra” filen til ønsket mappe Du vil se at filen blir ”dradd” med til ønsket mappe som blir market med blå farge

Sletting av filer (legg i papirkurven) Hvis du skal slette en fil, kan du ikke gjøre dette fra Word Men det kan lett gjøres fra Windows utforsker (Explorer) Du får et spørsmål om å bekrefte at du virkelig vil slette fila, Klikk da på ”Ja” for å utføre sletting Merk filen du skal slette Velg Fil fra menyen Marker menyvalget ”Slett” med musa, og klikk for å utføre dette

Endre navn på en mappe Fra Windows utforsker markérer du mappen Fra menyen ”Fil” markérer du valget ”Gi nytt navn” Det kommer opp en ramme rundt navnet, og du kan skrive inn ønsket navn Trykk ”Enter” (Return)

Slette en mappe Dersom du ønsker å forandre ditt arkiv, må du kanskje slette en mappe. Marker den mappen du vil slette Velg Fil fra meny Markér valget ”Slett” Klikk for å aktivere sletting Du får spørsmål om å bekrefte sletting Bruk da Windows utforsker Sørg for at det ikke lenger er noen dokumenter eller andre filer i mappen

Gjenopprette slettede filer Dersom du ved et uhell har slettet en fil, så fortvil ikke – den ligger fortsatt i papirkurven Papirkurv Velg ikonet Papirkurv Du ser innholdet som er i papirkurven Velg den filen du ønsker å ta vare på Klikk på menyvalget ”Gjenopprett” Her ser du en oversikt over alle de filer, mapper og programmer som du har slettet Disse ligger fortsatt tilgjengelig

Tømme papirkurven Klikk på ikonet for papirkurven for å åpne den Papirkurven inneholder alle de dokumentene og mappene du har slettet – dette gjelder helt til du velger å tømme papirkurven Velg fra menyen Fil – Tøm papirkurven Du får spørsmål om å bekrefte sletting, svar ”Ja”