IKT-konsulent Anne Mette Lorentzen 29. august 2011 Gevinstrealisering ”Lyngdalsmodellen” IKT-konsulent Anne Mette Lorentzen 29. august 2011

Lyngdal kommune 7905 innbyggere vi vokser stadig!!! ca. 450 årsverk/660 ansatte Budsjett ca 400 mill Ny organisasjonsstruktur 2008 16 tjenesteenheter 6 støtteenheter Strategisk satsning på skole og IKT 2 2

Virksomhetsstyring Flat struktur gir behov for tilpasset virksomhetsstyring Strukturert informasjon - balansert målstyring Bygge på eksisterende rapporteringssystemer IKT støtte gjennom enkel rapportgrunnlag fra økonomisystem Andre nøkkelindikatorer fra spørreundersøkelser Kvalitet på tjenester og medarbeiderundersøkelser – bedrekommune.no Metodisk endringsledelse Basert på strukturert informasjon fra enhetene Bruk av eGevinst metodikk for analyser ved investeringer 4

Gevinstrealisering Utprøving av metodikk fra KSeF – eGevinst i videreutviklingssammenheng og i prosjektsammenheng. Høykom prosjekt: Kommunale tjenester på nett Oppgradering av Agresso (lønn/personal og økonomisystem) Dette arbeidet lagt grunnlaget for ”Lyngdalsmodellen” – metodisk arbeid med eGevinst i både store og små prosjekter.

Gevinst og strategi Vår måte å se på gevinster og strategi En gevinst er et positivt resultat av en endring Et positivt resultat bidrar til måloppnåelse i forhold til virksomhetsstrategien 6

Endring og gevinst Organisasjonsutvikling gjennom endringer i Styringsform Arbeidsprosesser Kompetanse En strukturert organisasjonsutvikling kan resultere i Økt Kvalitet Styrket effektivisering 7

8

Endringsledelse Ledelsens håndtering av potensialet som ligger i økt kvalitet og styrket effektivisering fører til at gevinstene blir realisert i forhold til virksomhetsstrategiens måloppnåelse Endring → potensiell gevinst → håndtering → strategisk måloppnåelse 9

Gevinstrealisering Gevinstrealisering i Lyngdal kommune 1 Skape et potensial for gevinster gjennom strukturerte endringer 2 Håndtere potensialet fra gevinster ved å fordele resursene som gevinstene representerer i henhold til virksomhetsstrategiens målsetninger 10

LYNGDALSMODELLEN eGevinst 11

Eksempel Innføring av dialogbaserte skjema på web Barnehageopptak og SFO Samspill i helse og omsorgstjenestene EPJ, PDA og Norsk Helsenett Agresso 5.5 - forprosjekt Utgående faktura, inngående faktura, budsjett , egenmelding, lønn, web og rapportering Prosessanalyse i helse og omsorgstjenestene 12

Prosessmodell før SFO 13

Prosessmodell fremtid SFO 14

Feide – SAS system Nye buisnesscase som spinnes videres fra tidligere analyse 15

Interessentanalyse barnehage Interesse i dette prosjektet Innflytelse (H,M,L) Holdning til prosjektet (++,+,-,--) Viktighet Tiltak Før Under Etter Administrativ ledelse Korrekt og best mulig tjenestetilbud innenfor budsjett H ++ A C B Forankring gjennom politisk prosess og prosjektinformasjon Barnehagekonsulent Styrke kapasitet for samordnet opptak Involvere gjennom planlegging og fordeling av ansvar i og analyse av prosesser Enhetsledere barnehage Lettere oppfølging av opptak og vedtak. Raskere opptak M + Involvere i analyse av prosesser og valg som direkte påvirker hovedoppgaver Ledere private barnehager Oversiktlig og raskt opptak L Informasjon om påvirkning av tjenesten IKT ansvarlig Innføre aktuelle tekn. hj. midler innen budsjett Gi handlekraft innen budsjett, og informasjon/kontroll over prosjekt prosess 16

Målanalyse 17

Styrket Effektivisering Økt Kvalitet Mer objektiv rapportering Oppdatert fagsystem Endring Arbeidsprosess Rutine for mottak av søknader Endring Arbeidsprosess Rutine for mottak av søknader Endring Arbeidsprosess Rutine for mottak av søknader Endring Arbeidsprosess Rutine for mottak av søknader Endring Arbeidsprosess Skriftlig rapportering Endring Styringsform Plan og rapport IPLOS/Kostra Effektiv utnyttelse av ressurser Effektiv utnyttelse av ressurser Styrket Effektivisering Raskere rapportering/ informasjon Norsk Helsenett Endring Arbeidsprosess Kollegaveiledning Gode tjenester til innbyggerne Gode tjenester til innbyggerne Gode tjenester til innbyggerne Endring Kompetanse Generell IT Journalsystem PDA bruk Informasjonssikkerhet Økt Kvalitet Mer tid til tjenestemottakerne EPJ Endring Arbeidsprosess Gjennomsiktighet og ansvarlighet Lovmessighet Lovmessighet Lovmessighet Endring Styringsform Samhandling Dokumentasjon Sårrutiner og lignende PDA Økt Kvalitet Større kompetansefokus Endring Arbeidsprosess Pålagt dokumentasjon Overordnede gevinster IT Strategiske mål Støttetiltak Virksomhetstiltak

Rutine oppfølging Rutine for Oppfølging av gevinstmuligheter skal resultere i godkjent organisasjonsutviklingsplan (oppfølgingsplan) for endringer i arbeidsprosessen 19

God kommunal styring Forprosjekt Hovedprosjekt Good Governance 20

Tjenestebasert vurdering «Utvikling» Nasjonal vurdering «Kontroll» Tjenestebasert vurdering «Utvikling» Eksterne målinger Intern kvalitetssikring Kommunalt styringssystem

Visjon og strategiske målsetninger Perspektiver Strategi sett gjennom fire perspektiver Utviklings-perspektivet Tjenestemottaker-perspektivet Interne perspektivet Økonomiperspektivet Kritiske suksessfaktorer Hvordan når vi målsetningene? 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 Måleindikatorer Hvordan vet vi om vi har lykkes? 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 Porteføljestyring Hvordan henger tiltakene fra de forskjellige perspektivene sammen? Hva må prioriteres først? Porteføljestyring som gir prioriterte prosjekter /tiltak

Styrekort

Lyngdal kommune Våre verdier: Løsningsorientert og handlekraftig Utviklingsorientert og nyskapende Forutsigbare og kvalitetsbevisste Åpne og samspillsorienterte 24 24