Hvordan vinne gode kontrakter og gjennomføre med fortjeneste? Mosseregionens Næringsutvikling 29.05.13 morten.aagaard@prosjektjuss.no +47 90853579

Morten Aagaard Advokat Arbeidsområder : Juridisk rådgivning Prosedyre Kvalitetssikring og revisjon Undervisning 25 års erfaring fra arbeid med rådgivning innen prosjektorientert virksomhet i privat og offentlig sektor. Kontrakt, endringer, tvisteløsning, forhandlinger innen eiendom, bygg og anlegg, olje og gas, IT, skipsbygging Har deltatt i en rekke kvalitetssikringsoppdrag og prosjektrevisjoner, herunder innen Finansdepartementets regime. Bred erfaring fra norske og internasjonale prosjekter. 2004 – dd: Prosjektjuss advokatfirma 2000 – 2003: Partner ,Simonsen Føyen 1992 – 1999: Advokat og Jur. Dir. Aker/Aker Maritime 1989 – 1992: Advokatfirmaet Føyen 1988: Dommerfullmektig, Haugesund. Faglig profil Yrkeserfaring

”Komplekse, dynamiske tilvirkningskontrakter krever avanserterte kontraktsteknikker for å være funksjonelle” Knut Kaasen

Kontrakt = 2 ting Etablere kontrakten Gjennomføring

Hva kjennetegner en god kontrakt? En riktig kombinasjon mellom kontraktsparter og reguleringen av oppgaver, risiko og rettigheter og plikter Ryddig og god beskrivelse av leveransen som kommuniserer begge parters forventning Et prisformat som passer med ansvar og roller - kommersiell balanse God og realistisk plan som lar seg styre etter God kunde God leverandør Kompetent, tydelig, forstår sin rolle, kommuniserer konstruktivt

”Agreed documents”

Kontrakten omgis av et regelverk Bakgrunnsretten - entrepriserett Parten(es) forutsetninger som ikke er tatt med i kontrakten Det som er avtalt/kommunisert i forhandlingsmøter uten at det er skrevet Det som er avtalt skriftlig - kontraktdokumentet

Litt om forutsetninger Relevant rettspraksis ”Vår rett anerkjenner som en relevant forutsetning for entreprenørens pris at situasjonen er normal i forhold til en nøktern vurdering av tilgjengelige data. En vesentlig svikt i disse forutsetningene, og dermed en vesentlig svikt i kalkylen gir entreprenøren rett til justering av kontraktsprisen.” Sitat Arne Bech, førstvoterende i «Salhusbrudommen» Høyesterett Rt. 1999 side 922

Ansvar for uklarhet i tilbudsgrunnlaget Relevant rettspraksis   «Som jeg tidligere har påpekt, er det anbudsinnbyders ansvar å sørge for et klart og entydig anbudsgrunnlag. Jeg finner det da ikke riktig å pålegge anbyderen risikoen for uklarheten med mindre det ut fra en objektiv betraktning fremstår som klart hva anbudsinnbyderen har ment.» Høyesterettsdom  i Rt. 2007  s. 1489 (Byggholtdommen)

Kontraktsadministrasjon i tilbudsarbeid KUNDE LEVERANDØR 1 Velge rett prosjekt-/kontraktsstrategi, etablere forespørselsdokumentene. 2 Skaffe oversikt over leveransen, ansvar og plikter – Risikoeksponering i prosjektet. 3 Etablere og koordinere avklaringer og spørsmål til kunde. 4 Sørge for at tilbyderne får svar på sine spørsmål. Sørge for at prosedyrer formaliteter følges. 5 Formulere eventuelle forbehold og forutsetninger som skal inngå i tilbudet. 6 Delta i evalueringen av innkomne tilbud. 7 Avklare forbehold og forutsetninger - Forhandlinger Avklare forbehold og forutsetninger – Forhandlinger. 8 Påse at avklaringer og resultat av forhandlinger blir inkludert i kontrakten.

Konkurransen - forespørsel, - tilbud, - valg av tilbyder A) God konkurranse B) Valg av kontraktspart Skape interesse Markedsføre Kunngjøring Forutsigbarhet Størrelse på kontraktspakker Balansert risiko Gjennomføring Prosedyren Nok tid Dokumentene i forespørselen Forbehold Spørsmål Evalueringskriterier

Hvordan lykkes i gjennomføringen? Prosjektkontrakten er statisk i det den signeres! - Under gjennomføringen er den i bevegelse! Hvordan lykkes i gjennomføringen?

”Kompetanse, holdninger og tid er de største utfordringene når det kommer til kontrakter og kontraktsledelse”

Hvor skal vi legge fokus? Kommersielt ? Leveransen

OPPSTART - KONTRAKTSGJENNOMGANGER Hva formidles i en kontraktsgjennomgang: Mål og forventninger Overføre erfaringer fra tilbud til prosjektet Hovedtrekkene i kontrakten Arbeidsomfang Betalingsmekanismene Tidsfrister og fremdriftsplaner Ansvarsmatrisen Risikoeksponering Rapporteringsrutiner Forutsetninger for kalkyle og tid Endringsstrategi Styringssystemene og prosedyrene Kommunikasjon med kunden Forventninger til andre i prosjektet Når gjennomføres kontraktsgjennomganger: Ved oppstart av prosjektet Forut for hver fase av prosjektet Når det kommer nye prosjektmedarbeidere Hvem bør delta på kontraktsgjennomganger: Alle prosjektmedarbeidere Ledelsen (Prosjekteier) Felles Oppstart - Kunde / Leverandør

Hvor oppstår de fleste diskusjonene? Kontraktsdokumentene og tolkning Fastleggelse av ytelsene - Prosjektering og ansvar for løsninger Endringer – varsel Svikt ved Kundens bidrag Konsekvenser – dokumentasjon Endringer

Partenes plikter NF 07 pkt 4.3 Leverandøren har, innenfor de rammer som settes av Vedleggene A og C, plikt til å samarbeide med Selskapet og andre leverandører og innrette seg i forhold til disse, slik at alle aktiviteter på en Byggeplass kan skje rasjonelt og uten forsinkelse. NF 07 pkt 4.4/NTK 07 pkt 4.5 Selskapet skal levere de ytelser og fatte de beslutninger som påhviler det innenfor de frister som er angitt i Kontrakten og ellers innen rimelig tid dersom slike frister ikke er gitt. Vi kan godt løse det sånn, men det koster ..., og vi risikerer å bli forsinket ...

Grunnleggende prinsipp Alternative løsninger – friheten til til å velge løsning innefor sitt funksjonsområde Grunnleggende prinsipp Leverandøren har frihet til å velge løsning innefor kontraktens krav Eksempel: NS 8407 pkt 14 Valg av løsning ”Innenfor de rammer som kontrakten setter, har totalentreprenøren rett til å velge hva slags materiale, utførelse og teknisk løsning han vil oppfylle kontrakten med.

Endringer NF 07 pkt 12.1 Endringer Selskapet har rett til å gi pålegg om slike Endringer av Arbeidet som etter Selskapets oppfatning er ønskelige. Selskapet har likevel ikke rett til å foreskrive Endringer av Arbeidet som samlet sett går ut over hva partene med rimelighet kunne regne med da Kontrakten ble inngått. Vi kan godt løse det sånn, men det koster ..., og vi risikerer å bli forsinket ...

Irregulær endringsordre - Pålegg; krav eller synsing? NF 07 pkt 16 Irregulær endringsordre Selskapets Representant kan, ved skriftlig instruks eller ved møtereferat undertegnet eller skriftlig bekreftet av ham, fremsette krav om utførelse av et nærmere bestemt arbeid. Dersom arbeidet etter Leverandørens oppfatning ikke er en del av hans plikter etter Kontrakten, skal Leverandøren fremsette Endringsordrekrav til Selskapet og så snart som mulig deretter utarbeide overslag i henhold til art. 12.2. Ved "tegnings- revisjoner" (jfr. art. 14.1) gjelder dette likevel bare dersom Leverandøren vil kreve endring i Kontraktsprisen eller Fremdriftsplanen som følge av revisjonen. Dersom Leverandøren ikke har fremsatt Endringsordrekrav uten ugrunnet opphold etter at Selskapet har krevd et slikt arbeid utført på den måten som er nevnt i første avsnitt, taper han retten til å gjøre gjeldende at arbeidet er et Endring av Arbeidet.

Svikt ved kundens leveranser eller ytelser NF 07 pkt 27.1 Kundens mislighold Dersom Selskapet er forsinket med levering av ytelser, med å fatte beslutninger eller å utføre andre plikter som Selskapet har i henhold til Kontrakten, har Leverandøren krav på justering av Fremdriftsplanen og/eller Kontraktsprisen i henhold til reglene i art. 12 til 16. Slik justering skal reflektere konsekvensene for Leverandøren av Selskapets forsinkelse. Leverandøren har tilsvarende rett til endring av Fremdriftsplanen og tillegg til Kontraktsprisen ved forsinkelser og økte kostnader som skyldes mangelfull oppfyllelse av ytelser som påhviler Selskapet etter Kontrakten. Slik justering skal likevel ikke foretas i den utstrekning forsinkelsen skyldes at Leverandøren ikke har oppfylt sine forpliktelser i henhold til art. 6. Vi kan godt løse det sånn, men det koster ..., og vi risikerer å bli forsinket ...

Varsel Hvis leverandøren ikke varsler sitt krav innen fristen, taper han retten til å kreve ...når han blir oppmerksom ... ...uten ugrunnet opphold, regnet fra mottakelsen ... ...uten ugrunnet opphold... ...når han blir eller burde ha blitt klar over forholdene. ...innen 7 dager...regnet fra... NB! om skriftlighet til partenes representant email???

Konsekvensutredning av endring Kostnader Prosjektforlengelse Materialkostnad Flere timer Client Endring Client Contract Legal agreements Informal agreements Project WP 0 WP 2 WP 3 WP n Purchase Order (PO) Intra Company Purchase Order (PO) Sub Contractor Tid Endring av fremdriftsplanen Flytting av dagmulktsbelagte Milepæler Redusert slakk – komprimerte aktiviteter Akselerasjon

DOKUMENTASJONSKRAV Det er leverandøren som bærer risikoen for at hans krav om tillegg anses som dokumentert. Dersom kunden bestrider konsekvensene, er det leverandøren som må gå til sak. Domstolen krever sannsynlighetsovervekt. Det blir alltid forhandlinger om konsekvensene. Sørg for å ha en best mulig forhandlingsposisjon gjennom god dokumentasjon.

Fremdriftsplaner og samordning

Prinsippskisse bemanning og timeverk med fremdriftsplan og forsering 70 - 80 Fremdriftsplan med sviktende produksjons- premisser 50 + Forsering Fremdriftsplan med forsering 90 000 timer 25-30 Planlagt 60 000 timer Tid Kontrakts oppstart Fristforlengelse

Kontraktsadministrasjon krever ressurser og tid Lese, tolke og lære Vurdere og utrede konsekvenser av løsningsvalg Avklare Behandle Diskutere internt og eksternt Skrive Dokumentere

Godt samspill mellom aktørene i prosjektet er viktig for å sikre gode resultater

Hva kjennetegner en fornøyd kunde? Han får det han skal ha Omfang Tid Kvalitet Samarbeidet har vært godt Kommunikasjon Profesjonalitet Fleksibilitet Forutberegnelighet - han slipper overraskelser Han får høre om problemer før det er for sent å gjøre noe Han er komfortabel med å betale fakturaen Den er i samsvar med avtalen Den er dokumentert med underlag Han anbefaler deg til andre

Hva kjennetegner en fornøyd leverandør?

En leverandør er fornøyd når … Han oppnår sitt resultatmål Produksjonen går uforstyrret Kunden leverer det han skal i tide Samarbeidet med kunden har vært godt Medarbeiderne er tilfredse Kunden er fornøyd

Suksessfaktorer Balansert kontrakt Prosjektstyringsforståelse Alle som trenger det har innsikt i kontrakten God fremdriftsplanlegging Våken endringsstyring Dokumentasjon tas på alvor Åpen og konstruktiv kommunikasjon Kompetanse, kompetanse, kompetanse

Det hjelper ikke med en god kontrakt dersom den håndteres dårlig! Det er utrolig hva man kan gjøre med en dårlig kontrakt gjennom god kontraktstyring!