Effektiv prosjektplanlegging Tanum, 7.11.07

Tore H. Wiik - Nordic Project Management AS Siviling./SEAS Fabrikker/VingCard/Nordak Innovatikk/Sintef/Scanmar/Vensafe/Prosjektleder/Utviklingssjef/ Daglig leder/Seniorforsker/Prosjekterfaring fra alle nivåer i prosjektorg./Undervisnings-erfaring bl.a fra BI/Førstehøyskolelektor-kompetanse

Hva er en god plan? Prosjekt = plan?

En prosjektplan må være SMART Spesifikk, konkret, tydelig Målbar, etterprøvbar Akseptert av prosjektmedlemmene Realistisk Tidssatt

Planleggingsprosessen – en viktig del av prosjektet

Plans are nothing, planning is everything (President Eisenhower) En god plan forutsetter en god planleggingsprosess – fordi vi i prosjekter planlegger i felleskap for å kunne utføre oppgaver enkeltvis Dette gir maksimal effektivitet både i planlegging og i utførelse

En god prosjektplan tydeliggjør: Hva vi skal levere Hva som må gjøres Hvem som skal gjøre hva og når Viktige veivalg underveis Hvordan vi skal sørge for best mulig overgang fra prosjekt til varig drift Hva som skal oppnås på sikt

Hva vi skal levere Prosjekter skal ha en eller flere tydelige leveranser Prosjektgruppa har ansvaret for å levere som avtalt innefor tid og kostnad Leveransene skal skape varig forbedring ETTER at prosjektgruppa er ferdig med sin jobb Vanlig feil: Vi tror at vi skal levere forbedringen

Prosjektet er slutt– leveransen lever

Stafettløp? Prosjektarbeidets svakhet og styrke!

En god prosjektplan tydeliggjør: Hva vi skal levere Hva som må gjøres Hvem som skal gjøre hva og når Viktige veivalg underveis Hvordan vi skal sørge for best mulig overgang fra prosjekt til varig drift Hva som skal oppnås på sikt

Begin with the end in mind Planlegg tidlig prosjektavslutningen Hvem skal ha leveransene? Hvordan kan vi legge til rette for effektiv drift? Hva kjennetegner at prosjektet er ferdig (vanlig feil: prosjektet er ferdig når pengene er brukt opp eller når tida er ute)

En god prosjektplan tydeliggjør: Hva vi skal levere Hva som må gjøres Hvem som skal gjøre hva og når Viktige veivalg underveis Hvordan vi skal sørge for best mulig overgang fra prosjekt til varig drift Hva som skal oppnås på sikt

Hva vi skal gjøre For å skape leveransen må vi utføre AKTIVITETER Aktiviteter fordeles på prosjektmedlemmer (noen gang på smågrupper) Aktivitetene konkretiserer planen slik at hver enkelt har noe å forholde seg til Vanlige feil: Planen mangler konkrete aktiviteter, bare ønsker om hva vi vil oppnå, arbeidsmåter osv. som for eksempel arbeide utadrettet heve kompetansen motivere for…

En god prosjektplan tydeliggjør: Hva vi skal levere Hva som må gjøres Hvem som skal gjøre hva og når Viktige veivalg underveis Hvordan vi skal sørge for best mulig overgang fra prosjekt til varig drift Hva som skal oppnås på sikt

Hvem skal gjøre hva Prosjektarbeid er ofte lite effektivt dersom alle skal jobbe sammen om alle aktiviteter Fordel arbeidet og avklar hvem som har ansvaret for de enkelte aktiviteter Tenk HUKI Hovedansvar Utfører Konsulteres Informeres Vanlig feil: Ingen tydelig ansvarsavklaring, ”alle” tror at ”de andre” gjør det

Men hva med milepæler?

En god prosjektplan tydeliggjør: Hva vi skal levere Hva som må gjøres Hvem som skal gjøre hva og når Viktige veivalg underveis Hvordan vi skal sørge for best mulig overgang fra prosjekt til varig drift Hva som skal oppnås på sikt

Har vi viktige veivalg underveis? Finne milepælene først – så aktivitetene? Finne aktivitetene først – så milepælene? Avhengig av om vi har viktige veivalg underveis!

En overliggende milepælsplan Tidlig i prosjektet kan vi ha mange veivalg som avgjør leveranser og aktiviteter Da må vi synliggjøre dette gjennom en milepælsplan Så konkretiserer vi leveranser og aktiviteter etter hvert som milepælene nås

En god prosjektplan tydeliggjør: Hva vi skal levere Hva som må gjøres Hvem som skal gjøre hva og når Viktige veivalg underveis Hvordan vi skal sørge for best mulig overgang fra prosjekt til varig drift Hva som skal oppnås på sikt

Hva som skal oppnås på sikt Vi setter opp et eller flere ”effektmål” for prosjektet I Interreg spesifiserer vi ytterligere ved å sette opp en rekke RESULTATINDIKATORER. Noen er standard, men vi bør lage våre egne som er spesielle for prosjektet Dette er prosjektets suksesskriterier!!!

Og så må prosjektleder sy det sammen Prosjektleder må drive integrasjonsstyring Inndeling i aktiviteter skaper en del gråsoner som må holdes under kontroll Prosjektleder må kartlegge grensesnittene, avklare og overvåke Vanlig feil: Grensesnittene ”faller mellom stolene”

Eksempel Vi skal gjennomføre et prosjekt som skal sørge for bedre integrasjon av ikke-vestlige innvandrere.

Skape bedre integrasjon av innvandrere Vi er lite tjent med at vi jobber intensivt med å skape integrasjon i en kort periode Vi må levere noe – slik at det vi gjør kan få varig virkning

Fra blaff til varig virkning Prosjektperioden Vi jobber intenst for å skape bedre integrering i prosjektperioden. Når prosjektperioden er slutt går situasjonen tilbake til det normale. Effekt Tid Prosjektperioden Effekt Vi jobber intenst for å LEVERE noe som på sikt vil gi bedre integrering. Virkningen kommer når leveransen tas i bruk av andre. Vi får en varig virkning. Tid

Konkretisering Noen prosjekter er konkrete (bygg, anlegg osv.) Andre er diffuse (for eksempel ”forbedre innsattes evne til å ta vare på seg selv” Diffuse prosjekter krever konkretisering for å bli vellykket