BASWARE

Oppgi riktig faktura-adresse Fakturaadresse ligger på Paraplyen https://www.nhh.no/paraplyen/okonomi/faktura--og-bankinformasjon/ Fakturaadresse: NHH-Fakturamottak Postboks 387, Alnabru 0614 Oslo E-fakturaadresse: NO974789523 PDF faktura: einvoices.nhh@bscs.basware.com Organisasjonsnummer: 974789523

Alle fakturaer må merkes riktig Alle fakturaer skal være merket med bestillerens etternavn og avdeling/institutt, skilt med blank: F.eks: Netteland IT Slik at dette feltet blir riktig:

Spesifiser «Deres referanse» riktig Hvorfor Etternavn Avdeling/Institutt? Vi må vite hvem som har bestilt varene og som derfor skal ha fakturaen sendt til seg. Hvis «Deres ref.» er riktig utfylt vil feltet for mottaker automatisk bli utfylt med riktig navn. Det sparer tid og arbeid for den som skal videresende fakturaene fra forkontroll i Basware.

Ta ansvar for fakturaene Når du mottar en faktura og ser den er din, bør du «parkere» den, hvis du ikke har anledning til å behandle den med det samme. Ubehandlete fakturaer purres etter 3 dager + 2 dager + 1 dager med en epost. Parkerte fakturaer purres ikke, du må huske på den selv.

Når fakturaene forfaller Ett døgn før forfall sendes fakturaen tilbake til Avvikshåndtering og må returneres derfra. Dette gjøres igjen hvert 2. døgn. Hvis det var akkurat mens fakturaen ligger i avvikshåndtering at du hadde tenkt å anvise fakturaen, så er den plutselig «borte», og kommer ikke tilbake før noen manuelt har returnert den fra avvikshåndtering. Dette unngår du ved å parkere fakturaen

Fakturaer og Kreditnotaer Behold fakturaen hos deg selv (parker den) til du har mottatt kreditnotaen Det er bare du som vet hvorfor du skal få en kreditnota, og som kan kontrollere om den er korrekt når du mottar den. Både faktura og kreditnota skal anvises, selv om de er på samme beløp. Ved at vi «betaler» fakturaen med kreditnotaen og dette registreres i reskontroen i Agresso, har vi fullstendighet i regnskapet vårt. Husk samme kontering på faktura og kreditnota.

Bruk funksjonen «Relatert(e) sak(er)» Velg «Relatert(e) sak(er)» oppe i høyre hjørne: Søk opp fakturaen du vil koble mot og sett på hake: Etterpå kan du lett skifte mellom faktura og kreditnota

Hvordan finne riktig konto å føre på? Kontoplanen er inndelt i grupper etter type kostnad 5900-5999 Annen personalkostnad 6300-6399 Kostnader lokaler 6400-6499 Leie maskiner, inventar o.l. 6500-6599 Verktøy, inventar, IT-utstyr, telefoner, o.a. driftsmidler (som ikke skal aktiveres) 6600-6699 Reparasjon og vedlikehold 6700-6799 Kjøp av fremmede tjenester 6800-6899 Kontorrekvisita, bøker, møter og kurs 6901-6999 Telefontrafikk, datakommunikasjon, porto 7000-7099 Kostnad transportmidler 7100-7199 Kostnad og godtgjørelse for reise, diett, bil o.l. 7300-7399 Salg, reklame og representasjon 7400-7499 Kontingent og gave 7600-7699 Lisenser og patenter 7700-7799 Annen kostnad, bank- og kortgebyr 8100-8199 Finanskostnad (morarente) Finn først hvilken kontogruppe kostnaden hører til, søk deretter i gruppen etter en konto med passende tekst.

Periodisering Du trenger ikke periodisering når: Hele beløpet gjelder et kjøp som er gjort tidligere og fakturaen skal betales snarest mulig Du trenger periodisering når: 1. Hele beløpet hører til i én periode frem i tid 2. Når beløpet skal fordeles over flere perioder frem i tid I Basware:

Periodisering Hele beløpet hører til i én periode frem i tid Velg først startperiode F.eks. 2018/02 Velg periodiseringsnøkkel fra menyen Belastes 100% i angjeldende periode

Periodisering Når beløpet skal fordeles over flere perioder Velg først startperiode F.eks. 2018/01 Velg periodiseringsnøkkel fra menyen

Reverse Charge Beregning av MVA på inngående utenlandske fakturaer, hvor varen eller tjenesten ville vært MVA-belagt hvis den ble kjøpt i Norge. Da skal vi beregne og betale MVA, selv om beløpet ikke står på fakturaen. Koden for Reverse Charge er 3 – legges inn i MVA- feltet:

Husk å se på vedleggene! Du kan legge vedlegg til fakturaen med funksjonen «Legg til fil» Vedleggene finner du her: Når IT konterer inneholder vedlegget både konteringen, bestillingen og loggen for hva som er bestilt, utlevert og betalt.

Tilpasset kontoplan Det er laget en brukertilpasset kontoplan med kommentarer slik at en lettere finner riktig konto Ligger på intranett og er sendt ut til alle adm.ledere Det brukes en del feil kontoer så sjekk nøye Konto Kontonavn Kommentar 5994 Bevertning ved interne møter Bevertning for øvrig føres på konto 7352 6862 Møtekostnader Bevertning ved interne møter føres på 5994 7351 Representasjon Reel respresentasjon i henhold til personalhåndboken, jfr adminstrative bestemmelser pkt 10.11 7352 Bevertning for øvrig Øvrig bespisning. Bevertning av interne møter føres på 5994