IKT satsingen- «i gjennomføring» KAs høstkonferanse og lederforum 22. september 2014 Bjarne Neerland, utviklingsdirektør IKT

Tema Overblikk over hovedløp i IKT-arbeidet høsten 2014 og 2015 Kirkenettet-publiseringsløsning Kirkenettet-intranett (og trosopplæring) Pilotene på Toten og Gjøvik; Innføring av den nye fellesplattformen for Dnk levert av Kirkepartner IKT Rammeavtaler med leverandørene av lokale fagsystemer Anskaffelse av digitalt arkiv med møteløsning Den store utfordringen: Opplæring og kompetanse Medeierskap i Kirkepartner AS og brukermedvirkning Hva skal jeg gjøre som kirkeverge?

Dnk IKT-programmets prosjekter 2014-2015 - pr sept. 2014 Sept/okt Nov/des Jan/feb Mars/apr Mai/juni Juli/aug Sept/okt Nov/des Plattform (KP) Pilotering Toten/Gjøvik Innføring dagens kunder Plan og innføring hos noen større fellesråd Anskaffelse Pilotering Arkiv m/ møte (KR/F) Innføring Ny arkivnøkkel Internett (KR/F) Innføring Intranett (KR/F) Løsn.valg Utvikling Pilotering Innføring Anskaffelse håndbøker/skjema Løsn.valg Utvikling Pilotering Innføring Trosoppl. (KR) Lokale fagsyst (KR//KA) Anskaffelse Verifisering Avrop/Innføring Kirkepartners kunder Oppl.- strategi (UTV) Utforming Innføring Vektlegge «utrullingsstrategi» for plattform. Vi gjør nå en endring – vektlegger kvalitet, riktig pris og tid til budsjettprosesser i det enkelte fellesråd. Vektlegg De nye fellestiltakene Opplæring og sikkerhet-personvern Sikkerhet (UTV) Utforming Innføring SD/KB (KA) Løsn.valg Utvikling Pilotering Innføring

Kontorstøtteprogramvare Kirkens fagsystemer Pålogging Brukerstøtte Sikkerhetskopiering Identitetsstyring Nye tjenester Nye tjenester Nye tjenester Nye tjenester Medlems-registeret e-kirkebok Valg-modul Skatte-frie gaver Registrene Kirkebyggdatabasen Energi styring FDV Kirkebygg Intranett med trosopplæring Trosopplæring Publiseringsløsning Kirknettet Digitalt Arkiv med møteløsning Kirkelige handlinger Gudstjeneste-planlegging Gravplass-forvaltning Lokale fagsystemer Basis fra KP IKT Eksternt skrivebord Sikker pålogging, lagring, oppdateringer og beskyttelse mot ondsinnet programvare Kontorstøtteprogramvare e-post Kalender Adressebok Tekstbehandling Regneark Presentasjon Sanntidsmeldinger Skjermdeling

Internett - publiseringsløsningen

MÅLBILDE Forenkle og forbedre R R R Mål Gevinst Ved å: VISJON En Kirke. På like vilkår. LEDESTJERNE Forenkle og forbedre hverdagen til ansatte og frivillige i Den norske kirke MISJON Intranettet er min veiviser i hverdagen, hjelper meg å løse oppgaver og gir meg tilgang til verktøy for å enkelt kunne samarbeide med ansatte og frivillige Økt effektivitet i hverdags-oppgaver Økt grad av samarbeid Sterkere felles kultur Mål R R R Frigjør tid til menneskene Økt tilfredshet blant medarbeidere Kompetansedeling Frigjør tid til menneskene Styrket identitet internt i Dnk Forbedret internkommunikasjon Gevinst Kunne søke etter personer og redaksjonelt innhold Finne de gyldige malene, veiledninger, retningslinjene etc. Forenkle rutineoppgaver, for eksempel kunne finne og fylle ut riktig skjema Tilgang på fagstoff Synliggjøre egen kompetanse Vise de gode eksemplene Dokumentdeling Mer enhetlig presentasjon av Dnk Mer strukturert tilnærming til internkommunikasjon Ved å: Mål 1: en enklere hverdag tar vekk deler av den frustrasjon mange opplever i dag grunnet mangel på informasjon, vanskelig å finne frem etc Forenkle og forbedre

Startsiden Utlisting av alle hendelser fra mine enheter. Den første siden brukeren kommer til når de åpner intranettet. Denne siden er spesialtilpasset til den innloggede bruker. Funksjoner: Utlisting av alle hendelser fra mine enheter. Utlisting av alle aktueltsaker fra mine enheter. Utlisting av alle meldinger fra mine enheter Oversikt over alle samhandlingsrom jeg er med i Oversikt over mine ”OneDrive”-mapper Oversikt over mine ”Delte OneDrive”- mapper. (Hvis det velges SharePoint Standard kan en ikke dele mapper med andre enn brukere av intranettet. Dvs. Frivillige som ikke har AD-bruker kan det ikke deles mapper med) Utlisting av siste endringer fra Samhandlingsrommene (ikke i skissen) Tilgang til oppdaterte «håndbøker» og skjema innen personal, ledelse og HMS mm.

Forventet kvalifiserte leverandører – lokale fagsystemer Kirkelige handlinger og aktiviteter Gudstjenesteplanlegging og gjennomf. Gravplass- og krematorie-forvaltning Presters tilgjengelig-het Understøtte saks-behandling Kommunion AS X (ny) Ecclesia AS X Kirkedata AS Agrando AS

Pilotene på den nye fellesplattformen

Pilotene på den nye fellesplattformen Vester Toten – PÅ Gjøvik- PÅ denne uken Østre Toten – PÅ om to uker

Digitalt arkiv med møtefunksjon

Arkivutfordringer i Den norske kirke Danner ikke arkiv Manglende kontroll på dokumentasjon 5-10 år gammel Manglende sikkerhet ved oppbevaring/tilgangskontroll Manglende funksjonalitet for deling av dokumentasjon, særlig møtedokumentasjon Papirarkiver er lite tilgjengelige Ikke tilstrekkelig arkivfaglig kompetanse 17/09/2018 Steria Confidential

Status Vi har fått inn tilbud fra de store leverandørene som leverer til offentlig, organisasjoner og privat marked. Pris? Betydelige stordriftsfordeler Vi gjennomgår arkivnøkkelen

Mange tiltak må til: Organisatoriske tiltak Brukerne En systemeier med arkivfaglige ressurser til veiledning, rådgiving, kurs og opplæringsvirksomhet Ny funksjonsbasert arkivnøkkel som dekker alle funksjoner og prosesser Utarbeidelse av veiledende materiell for innføring av elektronisk arkiv Innføringsløp Økt kompetanse i arkiv, saksbehandling og møte og rådsarbeid Gis god opplæring i løsningene Tilgang til støtte lokalt Tilgang til brukerstøtte sentralt

Opplæring generelt innen IKT Et stort fellestiltak !

Utfordring Gå fra individ- til gruppe- og fellesbruk Krav til ledere: De må vise vei; peke på nytte, lede den lokale prosessen og gå foran som et godt eksempel

Vi må stille krav til all opplæring Lære opp ledere i «digitalt lederskap» Stille krav om opplæringsmål og planer for alle IKT-tiltak Bruke e-læring der dette er tjenlig. Utnytte felles intranett som læringsplattform. Levere opplæring og rådgivning som en del av vår felles IKT-tjeneste i Dnk

Medeierskap og brukermedvirkning

Fellesrådene får medeierskap og brukerpåvirkning En aksje: 1000 kroner Valg til kundeutvalg og generalfors. gjennom lederforum i hvert bispedømme

Hva forventer vi av kirkevergene? Kjøper en aksje når man tar intranettet og publiseringsløsningen i bruk. Det krever ikke stillingtagene til øvrige tjenester fra Kirkepartner IKT. Publiseringsløsningen og intranettet er en MULIGHET, som dere må fylle med innhold! Stiller opp med erfaring og behov. Deltar i utviklingen av felles løsninger. NB! Prisene på inter- og intranettet reflektere at vi har fått hele investeringen i løsningen dekket over statsbudsjettet. Er vi smarte nå får vi satt av penger til videreutvikling. Stortinget gir oss ikke mer penger til dette.

Hva kan kirkevergene forvente tilbake Vi vektlegger kvalitet, mulighet for å ta ut lokale gevinster, sikkerhet og konkurransedyktige priser når hele plattformen leveres. Vi vil nå fokusere på noen store fellesråd og pilotene, før vi er aktive overfor øvrige fellesråd. Vi må sammen bidra til riktig lokalt IKT- budsjett. Mange har svært gunstige avtaler med kommunen og mange har en IKT-forvaltning som ikke er fremtidsrettet eller dekker lovpålagte krav til forsvarlig IKT-forvaltning.