Porteføljestyring – hva er det? Kan brukes til drøfting av potensialet i å innføre portefølejstyring Tilpass etter målgruppe

Innhold Hvorfor er det smart å innføre en prosjektmodell og porteføljestyring? Hvordan innfører vi porteføljestyring i praksis?

Hvorfor er det smart å innføre en prosjektmodell og porteføljestyring?

krever Utfordringen Stigende mengde utviklingsoppgaver Stigende krav til gevinstrealisering Stigende kompleksitet og krav Prioritering og økt profesjonalisering i å drive prosjektarbeid

De sentrale begrepene Et prosjekt  er en mulig måte å organisere og styre et utviklingsarbeid. Dersom en gruppe av prosjekter har et felles overordnet mål kan virksomheten velge å styre og samordne disse gjennom et program. Den totale samlingen av prosjekter og programmer utgjør virksomhetens prosjektportefølje.

Det du trenger for å styre Porteføljestyring er å styre, lede og organisere virksomhetens prosjektaktiviteter, slik at ledelsen kan: Gjøre en tverrgående prioritering og samordning Beslutte hvilke prosjekter og programmer som i størst mulig grad bidrar til å realisere virksomhetens strategiske mål og realisere gevinster Bruke virksomhetens ressurser mest hensiktsmessig Prosjektveiviseren er Difis anbefalte modell for overordnet prosjektstyring i offentlig sektor. Den er også anvendbar for andre prosjekttyper enn digitaliseringsprosjekter. KMD anbefaler å bruke en prosjektmodell basert på god praksis også ved prosjekter under 10 millioner kroner.

Hvordan innfører vi porteføljestyring i praksis?

For å komme i gang med porteføljestyring trenger vi… 1. Ledelsesforankring på strategisk nivå 2. Implementering av en prosjektmodell

Implementere løpende porteføljestyring For å komme i gang med porteføljestyring trenger vi… Om fase 1 Sett fokus på de innledende beslutningsprosessene Om fase 3 Fokuser på innhold og struktur på porteføljemøtene Om fase 2 Fokuser på datainnhenting og første porteføljeoverblikk Avklar formål Avklar roller og ansvar Beskriv organiseringen av porteføljestyringen Synkroniser porteføljestyringen med virksomhetens årshjul Skap kobling til strategiprosessen Skap kobling til budsjettprosessen Få besluttet en implementeringsplan Innfør en prosjektmodell om dere ikke har Beskriv hvilke prosjekter og programmer som er omfattet av porteføljestyringen Beskriv prioriteringsmodellen Beskriv beslutningsprosesser Velg verktøy La det som skjer i porteføljestyret være åpent og tilgjengelig Arranger kick-off med organisasjonen Etabler den løpende porteføljestyringen Hold organisasjonen godt orientert slik at formålet med porteføljestyring er forstått Hent inn data om virksomhetens prosjekter Skap overblikk Gruppér i prosjekttyper og forløp Velg ut prosjekter og programmer Foreta prioritering Sørg for vedlikehold av porteføljeprosessene Steg 2 Etablere porteføljen 3 - 6 mnd. Steg 3 Implementere løpende porteføljestyring 6 – 9 mnd. Steg 1 Ta beslutningen 3 – 6 mnd. Steg 4 Følge opp og evaluere Etter 1 år Om fase 4 Vurder neste skritt for å få en mer effektiv prosjektorganisasjon Evaluer porteføljestyringsaktiviteten i samarbeid med porteføljeledelsen Bruk en modenhetsmodell – finn inspirasjon på nettsidene til Difi